كل شيء حول مهام سير عمل تجميع الملاحظات

img
إن مهام سير العمل المضمّنة في منتجات SharePoint هي ميزات تستطيع استخدامها لتنفيذ دورات الأعمال تلقائياً، مما يجعلها أكثر تناسقاً وكفاءة. يمكنك استخدام سير عمل تجميع الملاحظات في SharePoint لتوجيه المستندات والعناصر الأخرى المُخزنة في منتجات SharePoint إلى واحد أو أكثر من الأشخاص للحصول على ملاحظاتهم. وباستخدام سير عمل في SharePoint لمعالجة العمليات نيابة عنك، سيصبح لديك مزيد من الوقت للتعامل مع كل المهام الأخرى التي تريد إنجازها.لمزيد من المعلومات، راجع حول مهام سير العمل المضمّنة في SharePoint.

هام    لا يتم بشكلٍ افتراضي تنشيط سير عمل “تجميع الملاحظات” ولا يتم سرده في مربع القائمة حدد قالب سير العمل لنموذج الاقتران. لجعله متوفراً للاستخدام، يجب أن يقوم مسؤول الموقع بتنشيطه على مستوى مجموعة المواقع المشتركة.

في حالة الحاجة إلى إكمال مهمة سير عمل “تجميع الملاحظات” فقط    قم فقط بالتمرير لأسفل وصولاً إلى المقطع “إكمال” ثم قم بتوسيعه. قد لا تحتاج إلى أي مقاطع أخرى الآن.

46e47a2b-4c4f-4c32-862b-2dd5509f8518

تتميز مهام سير العمل في SharePoint بما يلي:

  • الكفاءة والتناسق    يقوم سير عمل “تجميع الملاحظات” تلقائياً بتوجيه المستند أو العنصر وتعيين مهام مراجعة وتعقب مستوى تقدمها وإرسال تذكيرات وإعلامات عند الحاجة. ويمكن مراقبة النشاط في سير عمل وتعديله من صفحة حالة مركزية، ويتم الاحتفاظ بسجل الأحداث في سير العمل لمدة 60 يوماً بعد الاكتمال.
  • تقليل العمل المطلوب منك    يوفر سير عمل “تجميع الملاحظات” الوقت والجهد لك ولزملائك، ويعمل في الوقت نفسه على انسيابية عملية تجميع الملاحظات وتوحيدها.

فيما يلي رسم تخطيطي لسير عمل بسيط لتجميع الملاحظات.

11d1e31b-154e-4b54-beec-66530e9b2e38

تلميحات لاستخدام هذه المقالة

تأتي المعلومات الواردة في هذه المقالة في عشرة مقاطع قابلة للتوسيع.

انقر هنا للحصول على بعض التلميحات عن تحقيق أقصى استفادة من هذه المقالة

في حالة الحاجة إلى إكمال مهمة سير عمل “تجميع الملاحظات” فقط    قم فقط بالتمرير لأسفل وصولاً إلى المقطع “إكمال” ثم قم بتوسيعه. قد لا تحتاج إلى أي مقاطع أخرى الآن.

في حالة الحاجة إلى إضافة مهام سير عمل والبدء فيها ومراقبتها والاحتفاظ بها   إذا لم تكن هذه المهام مألوفة لديك، فقد تجد أنه من المفيد الرجوع إلى هذه المقالة بجميع مقاطعها في المرة الأولى التي تقوم فيها بتصميم سير عمل وإضافته. وبعد الاطّلاع على المعلومات وعلى تخطيط المقالة، ستتمكن من الانتقال مباشرةً إلى المقطع الذي تريده في أي مرة تعاود فيها الزيارة.

ملاحظة حول الرسومات    تستند بوجهٍ عام صور الشاشة والرسومات التخطيطية التصورية الموجودة في هذه السلسلة من مقالات سير العمل إلى نوع سير عمل “الموافقة”. ومع ذلك، فقد تم تخصيص الصور والرسومات التخطيطية في هذه المقالة لمهام سير عمل “تجميع الملاحظات” عندما كانت هناك حاجة إلى وضوح في التصور والإرشادات.

ملاحظة حول طباعة هذه المقالة    إن هذه المقالة طويلة. إذا أردت طباعة مقاطع محددة فقط، فتأكد من توسعة هذه المقاطع فقط عند الطباعة. (إذا أردت أيضاً تضمين الرسومات المكتملة في النسخة المطبوعة، فاطبع بالاتجاه الأفقي وليس الاتجاه الرأسي.)

ملاحظة حول البحث    قبل البحث عن أي نص أو مصطلح في هذه المقالة، تأكد من توسيع جميع المقاطع التي تريد البحث فيها.

ماذا تريد أن تفعل؟

معرفة المزيد حول مهام سير عمل تجميع الملاحظات

معرفة المزيد حول مهام سير عمل تجميع الملاحظات

يُعد سير عمل تجميع الملاحظات ميزة في SharePoint تعمل على توجيه المستند أو أي عنصر آخر مخزن في قائمة SharePoint أو مكتبته إلى شخص واحد أو أكثر للحصول على ملاحظاتهم. يقوم سير العمل بأتمتة العملية بأكملها وتبسيطها وتوحيدها.

67636705-fb65-49e0-adfa-6d963ab7486d

يعمل سير عمل “تجميع الملاحظات” الأساسي المضمّن في منتجات SharePoint كقالب. وباستخدام هذا القالب، يمكنك إضافة عدة مهام لسير عمل تجميع الملاحظات إلى مواقعك. ويُعد كل سير عمل تضيفه بمثابة إصدار فريد من سير عمل تجميع الملاحظات الأساسي، كلٌّ حسب طريقته المتخصصة الخاصة في العمل، حسب الإعدادات التي تحددها عند إضافته.

الأقسام الموجودة في هذا المقطع

  1. ما الذي قد يقدّمه لي سير عمل تجميع الملاحظات؟
  2. ما الذي لا يمكن أن يقدمه لي سير عمل تجميع الملاحظات؟
  3. من يمكنه استخدام هذا النوع من سير العمل؟
  4. كيف تقوم بتخطيط هذا النوع من أنواع سير العمل وإضافته وتشغيله والمحافظة عليه؟

1. ما الذي قد يقدّمه لي سير عمل تجميع الملاحظات؟

  • عندما تقوم لأول مرة بإضافة مهمة سير عمل تجميع الملاحظات إلى قائمتك أو مكتبتك أو مجموعة مواقعك المشتركة، يمكنك تحديد عدد المشاركين المراد تضمينهم، وتحديد ما إذا كانت المهام ستُعيّن لهم واحدة بعد أخرى (بالتسلسل) أم جميعها مرةً واحدة (بالتوازي). ويمكنك أيضاً تحديد تقسيم مهام المشاركين إلى مرحلتين منفصلتين أو أكثر، وكذلك تحديد تاريخ الاستحقاق النهائي و/أو الوقت المتاح لكل مهمة مطلوب إتمامها. ويمكنك تعديل أي من هذه الإعدادات في كل مرة تبدأ فيها سير العمل يدوياً في عنصر.
  • يُعيِّن سير العمل مهمة لكل مشارك محدد. يختار كل مشارك من بين عدة استجابات ممكنة: إرسال ملاحظات حول العنصر، أو طلب إجراء تغيير في العنصر، أو إعادة تعيين المهمة، أو حذف المهمة.
  • عندما يكون سير العمل قيد التشغيل، يمكنك مراقبة التقدم وإجراء التعديلات (إذا لزم الأمر) من إحدى صفحات حالة سير العمل الفردية المركزية.
  • لمدة 60 يوماً بعد إكمال سير العمل، تظل القائمة التي تضم جميع أحداث سير العمل التي حدثت أثناء تشغيل (أو مثيل) سير العمل هذا متوفرة على الصفحة “حالة سير العمل” كمرجع غير رسمي.

أعلى المقطع

2. ما الذي لا يمكن أن يقدمه لي سير عمل تجميع الملاحظات؟

إن سير عمل تجميع الملاحظات غير مصمم لتجميع الموافقات والاعتراضات على العناصر، ولا للتحكم في نشر صفحات ويب لموقع ويب ما. إذا كنت تريد إضافة سير عمل يستطيع المشاركون من خلاله الموافقة على العنصر الذي يراجعونه أو رفضه، فراجع المقالة كل شيء حول مهام سير عمل الموافقة، في المقطع انظر أيضاً.

كما أن مهام سير عمل تجميع الملاحظات غير مصممة لتجميع التواقيع أيضاً. وإذا كنت تريد استخدام سير عمل لتجميع التواقيع في مستند Microsoft Word أو مصنف Microsoft Excel أو نموذج Microsoft InfoPath، فراجع المقالة كل شيء حول مهام سير عمل تجميع التواقيع في المقطع انظر أيضاً.

للتعرّف على كيفية استخدام Microsoft SharePoint Designer 2013 لإجراء المزيد من التخصيص على أي من مهام سير العمل المضمّنة في منتجات SharePoint، راجع نظام “تعليمات” Microsoft Software Developer Network‏ (MSDN)‏‎.

أعلى المقطع

3. من يمكنه استخدام هذا النوع من سير العمل؟

من أجل إضافة سير عمل    بشكلٍ افتراضي، يجب أن يكون لديك الإذن “إدارة القوائم” من أجل إضافة سير عمل. (تمتلك مجموعة المالكين إذن قوائم الإدارة بشكل افتراضي، في حين لا تمتلكه مجموعة الأعضاء ولا مجموعة الزائرين).

لبدء سير عمل    يجب أن يكون لديك أيضاً بشكلٍ افتراضي الإذن “تحرير عناصر” من أجل بدء سير عمل تمت إضافته مسبقاً. (تمتلك كل من المجموعة “الأعضاء” والمجموعة “المالكين” الإذن “تحرير عناصر” بشكل افتراضي؛ أما المجموعة “الزائرون” فلا تمتلكه).

كبديل، يستطيع “المالكين” اختيار تكوين مهام سير عمل خاصة ليكون من حق أعضاء المجموعة “المالكين” فقط بدئها. (لإجراء ذلك، حدد خانة الاختيار مطلوب أذونات إدارة القوائم لبدء سير العمل في الصفحة الأولى لنموذج الاقتران.)

أعلى المقطع

4. كيف تقوم بتخطيط هذا النوع من أنواع سير العمل وإضافته وتشغيله والمحافظة عليه؟

فيما يلي المراحل الأساسية:

  • قبل تشغيل سير العمل (تخطيط، إضافة، بدء)
       قبل أن تقوم بإضافة سير عمل، يجب أن تخطط للمكان الذي تريد إضافته إليه (لقائمة أو مكتبة واحدة أو لمجموعة المواقع المشتركة بأكملها) إلى جانب تحديد التفاصيل المتعلقة بطريقة عمله. وبعد إضافة سير العمل وتكوينه، يمكن بدؤه في عنصر معين بواسطة أي شخص لديه الأذونات اللازمة لذلك. ويمكن أيضاً إعداد سير العمل لتشغيله تلقائياً. ويمكن تنشيط التشغيل التلقائي حسب أحد حدثي التشغيل التاليين أو كليهما: عند إضافة أي عنصر إلى قائمة أو مكتبة أو إنشائه فيها أو عند تغيير أي عنصر في قائمة أو مكتبة.
  • عندما يكون سير العمل قيد التشغيل (اكتمال، مراقبة، تعديل)
        عندما يكون سير العمل قيد التشغيل، يمكن لكل مشارك على حدة إكمال مهامه المعينة. ويتم إرسال رسائل تذكير تلقائية إلى المشاركين الذين أخفقوا في الالتزام بالمواعيد النهائية للمهام. في الوقت نفسه، يمكن مراقبة تقديم سير العمل من صفحة حالة سير العمل المركزية لمثيل سير العمل هذا. ويمكن إجراء التعديلات على سير العمل عندما يكون قيد التشغيل من هذه الصفحة نفسها، ويمكن عند الضرورة إلغاء سير العمل أو إنهاؤه من هذه الصفحة.
  • بعد تشغيل سير العمل (مراجعة، تقرير، تغيير)
       عند اكتمال سير العمل، يمكن مراجعة سجل التشغيل (أو المثيل) بأكمله خلال مدة تصل إلى 60 يوماً في الصفحة “حالة سير العمل”. ومن الصفحة نفسها يمكن إنشاء تقارير إحصائية بشأن أداء إصدار سير العمل هذا. وأخيراً، إذا كان هناك أي شيء تريد تغييره حول طريقة عمل سير العمل، يمكنك فتح النموذج المقترن الذي قمت بإكماله عندما قمت بإضافة سير العمل وتحريره.

يوضح المخطط الانسيابي التالي هذه المراحل من منظور الشخص الذي يضيف سير عمل جديد.

8d5c7ba2-4967-4c8f-ab2a-5ccd9e868b80

ما هي الخطوة التالية؟

قبل التخطيط لأي مهمة جديدة لسير عمل تجميع الملاحظات، ينبغي أولاً مراجعة مقطع السماح في هذه المقالة، ثم المتابعة إلى مقطع التخطيط.

أعلى المقطع | أعلى المقالة

“السماح” بالملاحظات في نموذج المهمة فقط أم في العنصر أيضاً

“السماح” بالملاحظات في نموذج المهمة فقط أم في العنصر أيضاً

يمكنك الاستناد إلى السؤالين التاليين للوصول إلى قرار أساسي واحد بشأن سير العمل الخاص بك:

  • هل مسموح للمشاركين بإرسال ملاحظاتهم في حقل التعليقاتفقط في نموذج المهمة، أم بإمكانهم أيضاً إدراج التغييرات المتعقَّبة والتعليقات في العنصر نفسه؟
  • إذا كان بإمكان المشاركين إدراج التغييرات المتعقبة والتعليقات في العنصر نفسه، فهل يفعلون ذلك في بيئة تعاونية يمكن للعديد من المشاركين فيها تحرير المستند في وقت واحد، أم أن كل مشترك يسحب المستند ويتمتع بحقوق تحرير له وحده طوال مدة مراجعته الشخصية؟

فيما يلي رسم تخطيطي قد يساعد على توضيح هذه البدائل.

6966aab9-d465-4667-9237-32940804a7bb

مع متابعة القراءة، ضع في حسبانك دائماً النقاط التالية:

  • لا يمكن لأي مهمة سير عمل أن تبدأ على عنصر قيد السحب في الوقت الحالي.
  • يشتمل سير عمل تجميع الملاحظات على خيار لإلغاء سير العمل فوراً إذا تم إجراء أي تغيير على العنصر الذي يخضع للمراجعة.
  • يمكنك إدراج التغييرات المتعقبة والتعليقات في العنصر فقط إذا كان مفتوحاً في الإصدار المثبَّت من البرنامج الذي تم إنشاؤه فيه، ولا يمكن ذلك عند فتحه في إصدار تطبيق ويب لهذا البرنامج.

الأقسام الموجودة في هذا المقطع

  1. السماح بالملاحظات في نموذج المهمة فقط
  2. السماح بالملاحظات في كلٍّ من نموذج المهمة والعنصر (الإصدار التعاوني)
  3. السماح بالملاحظات في كلٍّ من نموذج المهمة والعنصر (إصدار الوصول الفردي)

1. السماح بالملاحظات في نموذج المهمة فقط

يتميز هذا الترتيب بأنه الأبسط من الناحية الميكانيكية. فثمة طريقتان فقط أمام المشاركين لاقتراح التغييرات، كلتاهما تتضمن نموذج المهمة:

  • إرسال التعليقات.
  • طلب إجراء التغيير على العنصر أثناء استمرار تشغيل سير العمل.

والنقطة السلبية الرئيسية في ذلك – بالطبع – هي أن المشاركين لا يستطيعون الإشارة إلى تغييرات محددة في العنصر مباشرةً. وكلما زاد عدد التغييرات المقترحة، زاد احتمال أن يحتاج المشاركون إلى التمكن من العمل في العنصر مباشرةً.

ملاحظة حول حماية العناصر من التغييرات    إن أبسط طريقة للتأكد من عدم إجراء المشاركين لأية تغييرات في العنصر نفسه هي سحب العنصر طوال مدة التشغيل. ولكن – كما أشرنا منذ قليل – لا يمكن بدء مهام سير العمل على أي عناصر قيد السحب في الوقت الحالي.

هناك طريقتان لتفادي هذه المشكلة:

  • يمكنك الانتظار إلى أن يبدأ سير العمل، ثم سحب العنصر خلال مدة التشغيل. (إذا كان سير العمل يبدأ تلقائياً، فتأكد من أنك مدرج في حقل نسخة في الصفحة الثانية من نموذج الاقتران. بعد ذلك، عندما تستلم إعلاماً ببدء سير العمل على عنصر ما، اسحب هذا العنصر). هناك قيد في هذه الطريقة، وهو أنه لن يكون بالإمكان بدء أي مهمة سير عمل أخرى على العنصر نفسه طوال فترة سحبه.
  • بدلاً من ذلك، يمكنك ترك العنصر مودَعاً، لكن تأكد من أن المشاركين على علم بضرورة عدم قيامهم بسحب العنصر ولا بإجراء أي تغييرات فيه. وستكون فكرة جيدة – بالطبع – إن وضعتَ هذا الإرشاد بين الملاحظات التي تضعها في إعلامات المهمة. إذا كان المشاركون حديثي عهد بمهام سير عمل تجميع الملاحظات، فربما يكون من الجيد إبراز هذه النقطة بصورة أوضح،  وذلك ربما عن طريق إرسال رسالة منفصلة عبر البريد الإلكتروني قبل بدء سير العمل، أو التحدث إلى المشاركين بصفة شخصية.

أعلى المقطع

2. السماح بالملاحظات في كلٍّ من نموذج المهمة والعنصر (الإصدار التعاوني)

يساعد هذا الترتيب على بقاء العنصر متوفراً لجميع المشاركين في جميع الأوقات. لا يتعين على أحد الانتظار لحين انتهاء شخص آخر من المراجعة قبل أن يبدأ هو في مراجعته. تتوفر هذه المرونة بفضل ميزات التعاون في منتجات SharePoint.

تأكد فقط من أن المشاركين على علم بضرورة القيام بما يلي:

  • ترك العنصر مودَعاً أثناء إجراء تغييراتهم.
  • فتح العنصر في الإصدار المثبت من البرنامج الذي تم إنشاؤه فيه، وليس في إصدار تطبيق ويب لهذا البرنامج.
  • تشغيل وظيفة تعقب التغييرات قبل إجراء أي تغييرات أو إدراج أي تعليقات.
  • حفظ تغييراتهم على الخادم.

تذكر أن سير عمل تجميع الملاحظات يشتمل على خيار لإلغاء سير العمل فوراً إذا تم إجراء أي تغيير على العنصر الذي يخضع للمراجعة. وفي حالة تحديد هذا الخيار، سيتم إلغاء سير العمل فوراً في أول مرة يقوم فيها أي مشترك بحفظ التغييرات التي أجريت على العنصر ، حتى إذا كانت تغييرات متعقبة و/أو تعليقات .

كذلك، إذا كنت تنوي السماح بالتغييرات في العنصر نفسه، فتأكد من تعيين لا لخيار المطالبة بسحب المستندات قبل تحريرها في إعدادات “تعيين الإصدار” الخاصة بالقائمة أو المكتبة.

أعلى المقطع

3. السماح بالملاحظات في كلٍّ من نموذج المهمة والعنصر (إصدار الوصول الفردي)

في هذا الترتيب، لا يُسمح لأكثر من مشارك واحد بسحب العنصر وإجراء تغييرات فيه في أي وقت واحد:

  • ربما لا يمثل ذلك مشكلةً إذا كانت المهام في سير العمل يتم تعيينها بمعدل مهمة واحدة في كل مرة (بالتسلسل).
  • أما إذا كانت المهام يتم تعيينها جميعاً مرةً واحدة (بالتوازي)، فربما يضطر المشاركون أحياناً لانتظار دورهم في الوصول إلى العنصر عندما يكون هناك مشارك آخر بصدد إنهاء عمله عليه.

ونظراً لتعذّر بدء سير العمل على أي عنصر عندما يكون ذلك العنصر قيد السحب؛ يجب التأكد من إيداع العناصر قبل تشغيل سير العمل هذا عليها.

أعلِم المشاركين بأنه ينبغي لهم القيام بما يلي:

  • سحب العنصر قبل فتحه.
  • فتح العنصر في الإصدار المثبت من البرنامج الذي تم إنشاؤه فيه، وليس في إصدار تطبيق ويب لهذا البرنامج.
  • تشغيل وظيفة تعقب التغييرات قبل إجراء أي تغييرات أو إدراج أي تعليقات.
  • احفظ التغييرات على الخادم وتحقق من إيداع العنصر من جديد عند انتهائهم من العمل عليه.

تذكر مرةً أخرى أن سير عمل تجميع الملاحظات يشتمل على خيار لإلغاء سير العمل فوراً إذا تم إجراء أي تغيير على العنصر الذي يخضع للمراجعة. وفي حالة تحديد هذا الخيار، سيتم إلغاء سير العمل فوراً في أول مرة يقوم فيها أي مشترك بحفظ التغييرات التي أجريت على العنصر ، حتى إذا كانت تغييرات متعقبة و/أو تعليقات .

ما الخطوة التالية؟

إذا كنت مستعداً لتخطيط مهمة جديدة لسير عمل تجميع الملاحظات، فتابع للانتقال إلى مقطع التخطيط في هذه المقالة.

أعلى المقطع | أعلى المقالة

تخطيط مهمة جديدة لسير عمل تجميع الملاحظات

تخطيط مهمة جديدة لسير عمل تجميع الملاحظات

نتعرّف في هذا المقطع إلى القرارات التي تحتاج إلى اتخاذها والمعلومات التي تحتاج إلى تجميعها قبل إضافة أي إصدار من سير عمل تجميع الملاحظات.

إذا كنت ملماً فعلاً بكيفية إضافة هذا النوع من سير العمل ولا تحتاج إلا لتذكير بخطوات معينة، يمكنك الانتقال مباشرةً إلى المقطع إضافة المناسب (قائمة/مكتبة أو مجموعة مواقع) في هذه المقالة.

الأقسام الموجودة في هذا المقطع

  1. القوالب والإصدارات
  2. تقديم نموذج الاقتران
  3. اثنا عشر سؤالاً مطلوب الإجابة عنها

1. القوالب والإصدارات

تعمل مهام سير العمل المضمّنة في منتجات SharePoint‏ كقوالب رئيسية تستند إليها مهام سير العمل المعينة الفردية التي تضيفها إلى القوائم والمكتبات ومجموعة المواقع المشتركة.

في كل مرة تضيف فيها مهمة من نوع سير عمل تجميع الملاحظات – على سبيل المثال – فأنت في الواقع تضيف إصداراً من قالب سير عمل تجميع الملاحظات العام. وتعطي لكل إصدار اسمه الخاص وإعداداته الخاصة التي تحددها في نموذج الاقتران عند إضافة هذا الإصدار تحديداً. بهذه الطريقة، يمكنك إضافة عدة مهام سير عمل، وتكون كل الإصدارات مستندة إلى القالب الرئيسي لسير عمل تجميع الملاحظات، لكن لكل إصدار اسمه وإعداداته المخصصة حسب الطريقة التي تريد استخدامه بها بالتحديد.

في هذا الرسم التوضيحي، تمت إضافة ثلاث مهام سير عمل استناداً إلى قالب سير عمل الموافقة: واحدة لكل أنواع المحتوى في مكتبة واحدة، وأخرى لنوع محتوى واحد في مكتبة واحدة، وثالثة لنوع محتوى واحد في مجموعة مواقع بأكملها.

b10c4899-1c05-4299-9d66-fbe0ff988ba9

أعلى المقطع

2. تقديم نموذج الاقتران

عند إضافة إصدار سير عمل جديد استناداً إلى أحد قوالب سير العمل المضمنة، يتم ملء نموذج اقتران لتحديد طريقة عمل الإصدار الجديد.

توجد في المقطع التالي قائمة أسئلة من شأنها إعدادك لتكملة نموذج الاقتران. لكن يجب أولاً قضاء بعض الوقت للتعرف إلى النموذج وحقوله.

الصفحة الأولى من نموذج الاقتران

08adb6c9-5d24-40a7-a105-6dbae63d7325

الصفحة الثانية من نموذج الاقتران

00bdb1fc-09f8-4198-bd6d-ec35f50c7529

ملاحظة   تظهر أيضاً الحقول الموجودة في المربع الأحمر بهذه الصفحة الثانية في نموذج البدء، الذي يتم تقديمه في كل مرة يتم فيها بدء سير العمل يدوياً، ويمكن تحريرها هناك للتشغيل المفرد هذا.

أعلى المقطع

3. اثنا عشر سؤالاً مطلوب الإجابة عنها

بعد أن تتوفر لديك الإجابة على كل الأسئلة في هذا القسم، تكون جاهزاً لإضافة سير العمل.

  1. هل هذا هو نوع سير العمل الصحيح؟
  2. قائمة أم مكتبة واحدة أم مجموعة مواقع بأكملها؟ ونوع محتوى واحد أو كل أنواع المحتوى؟
  3. ما الاسم المناسب؟
  4. قوائم المهام وقوائم المحفوظات: هل هي موجودة مسبقاً أم جديدة؟
  5. كيف يمكن بدء سير العمل هذا (ومَن يمكنه بدؤه)؟
  6. هل تؤدي أنواع المحتوى الموروثة من مجموعة المواقع المشتركة هذه إلى الحصول على سير العمل هذا؟
  7. المشاركون: مَن هم وما ترتيبهم؟
  8. ما المعلومات الإضافية التي يحتاجها المشاركون؟
  9. الملاحظات في نموذج المهمة فقط، أم في العنصر أيضاً؟
  10. متى تكون المهام مستحقة الأداء؟
  11. متى ينتهي سير العمل هذا؟
  12. مَن الذي يجب إعلامه؟

01. هل هذا هو نوع سير العمل الصحيح؟

تتناول هذه المقالة قالب سير العمل الذي يظهر في القائمة كقالب سير عمل تجميع الملاحظات – SharePoint 2013. إذا لم تكن متأكداً من أن هذا النوع من سير العمل هو الخيار الأفضل لك، فارجع إلى المقطع معرفة من هذه المقالة. لمزيد من المعلومات حول قوالب سير العمل الأخرى المتوفرة، انظر المقالة حول مهام سير العمل المضمنة في SharePoint‏، في المقطع انظر أيضاً.

أعلى المقطع

02. قائمة أم مكتبة واحدة أم مجموعة مواقع بأكملها؟ (و) نوع محتوى واحد أم جميع أنواع المحتوى؟

يمكنك التأكد من توفير إصدارك الجديد من سير عمل تجميع الملاحظات في قائمة أو مكتبة واحدة فقط، ويمكنك أيضاً توفيره في جميع أنحاء مجموعة المواقع المشتركة بالكامل.

  • إذا أضفت سير العمل لقائمة أو مكتبة واحدة، يمكنك إعداده للتشغيل في كل أنواع المحتوى أو في نوع محتوى واحد فقط.
  • إذا أضفت سير العمل لمجموعة المواقع بأكملها، يجب إعداده للتشغيل في نوع محتوى موقع واحد فقط.

74977092-f5f4-44d5-bbc2-96bca71a6fc1

ما نوع المحتوى؟

ينتمي كل مستند أو عنصر آخر مخزن في قائمة أو مكتبة في SharePoint إلى نوع محتوى واحد أو آخر. وقد يكون نوع المحتوى أساسياً أو عاماً مثل مستند أو جدول Excel، أو متخصصاً جداً مثل عقد قانوني أو مواصفات تصميم منتج. تتوفر بعض أنواع المحتوى في منتجات SharePoint بشكلٍ افتراضي، ولكن يمكنك تخصيصها وإضافة أنواع أخرى تنشئها بنفسك.

أعلى المقطع

03. ما الاسم المناسب؟

أعطِ اسماً لإصدار سير العمل:

  • يشير بوضوح إلى المجال الذي يُستخدم فيه.
  • يميزه بوضوح عن مهام سير العمل الأخرى.

مثال

لنفترض أنك عضو في مجموعة من المحررين. وتريد مجموعتك استخدام إصدارين مختلفين لسير عمل تجميع الملاحظات:

  • ستقوم بتشغيل سير العمل الأول على كل مستند يتم إرساله بواسطة أحد أعضاء مجموعتك. يقوم هذا الإصدار من سير العمل بتجميع الملاحظات منمدير المجموعة فقط.
  • ستقوم بتشغيل سير العمل الثاني على كل مستند يتم إرساله بواسطة أشخاص من خارج مجموعتك. يقوم سير العمل هذا بتجميع ملاحظات منكل عضو من أعضاء المجموعة.

يمكنك تسمية سير العمل الأول ملاحظات الإرسال الداخلي وسير العمل الثاني ملاحظات الإرسال الخارجي.

تلميح   يُفضل كالعادة إنشاء اصطلاحات تسمية متناسقة، والتأكد من إلمام كل شخص مشترك في مهام سير العمل بهذه الاصطلاحات.

أعلى المقطع

04. قوائم المهام وقوائم المحفوظات: هل هي موجودة مسبقاً أم جديدة؟

يمكنك إعداد سير العمل بحيث يستخدم قائمة المهام وقائمة المحفوظات الافتراضيتين في الموقع أو استخدام قوائم موجودة أخرى أو يمكنك طلب قوائم جديدة له.

  • إذا كان الموقع سيشتمل على العديد من مهام سير العمل أو إذا كان بعضها سيتضمن العديد من المهام، يُوصى بطلب قوائم جديدة لكل سير عمل. (إن إدارة قوائم مفرطة في الطول تُعد من الأشياء التي يمكن أن تتسب في إبطاء الأداء. ومن الأسرع والأسهل على النظام إدارة العديد من القوائم القصيرة بدلاً من قائمة واحدة أطول مما ينبغي).
  • إذا كانت المهام والمحفوظات الخاصة بهذا الإصدار من سير العمل ستحتوي على بيانات حساسة أو سرية تريد أن تحتفظ بها بشكل منفصل عن القوائم العامة، ينبغي لك حينئذٍ أن تشير بوضوح إلى أنك تريد قوائم جديدة ومنفصلة لهذا الإصدار من سير العمل. (بعد إضافة سير العمل، تأكد من تعيين الأذونات المناسبة للقوائم الجديدة).

أعلى المقطع

05. كيف يمكن بدء سير العمل هذا (ومَن يمكنه بدؤه)؟

يمكن إعداد سير العمل للبدء يدوياً فقط أو تلقائياً فقط أو أيٍّ منهما:

  • عندما تبدأ إصداراً لسير عمل تجميع الملاحظات يدوياً على مستند أو عنصر محدد، يتم تقديم نموذج آخر، وهو نموذج البدء. يحتوي هذا النموذج على معظم الإعدادات من الصفحة الثانية لنموذج الاقتران. ومن ثم، إذا أراد الشخص الذي يبدأ سير العمل تغيير أي من هذه الإعدادات (للمثيل الحالي فقط)، يمكنه إجراء ذلك قبل النقر فوق ابدأ.
  • لا يوجد في البدء التلقائي بالطبع أي فرصة لعرض نموذج بدء، لذا يتم استخدام الإعدادات الافتراضية المحددة في نموذج الاقتران دون أي تغييرات.

يعرض الرسم التوضيحي التالي الفرق بين عمليات البدء اليدوي والتلقائي.

4bf70290-1d7a-4713-9eab-ffbf5977d70b

لا يتم تطبيق أي تغييرات يتم إجراؤها في نموذج البدء إلا أثناء المثيل الحالي لسير العمل. لتغيير إعدادات سير العمل الافتراضية الدائمة، قم بتحرير نموذج الاقتران الأصلي كما هو موضح في المقطع تغيير في هذه المقالة.

عمليات البدء اليدوي

إذا سمحت بإجراء البدء اليدوي، يمكن لأي شخص لديه الأذونات اللازمة بدء سير العمل في أي عنصر مؤهل في أي وقت.

تتمثل مزايا البدء اليدوي في إمكانية أن تقوم أنت وزملاؤك بتشغيل سير العمل فقط عندما تختار تشغيله، وفي كل مرة تقوم بتشغيله ستسنح لك الفرصة لتغيير بعض الإعدادات باستخدام نموذج البدء.

مثال سريع    إذا أردت عدم تشغيل سير العمل إلا على العناصر التي قام أحد الكتّاب من خارج فريقك بتأليفها، فسيؤدي البدء فيه يدوياً فقط إلى منعه من التشغيل تلقائياً على العناصر التي قمت أنت وأعضاء فريقك بتأليفها. (وهناك حل بديل وهو الاحتفاظ بقائمة أو مكتبة واحدة لعناصر من مؤلفين في فريقك، وقائمة أو مكتبة منفصلة لعناصر من كل المؤلفين الآخرين. وبهذه الطريقة يمكنك تشغيل سير العمل تلقائياً لكن في قائمة المؤلفين الخارجيين فقط.)

العيب الأساسي لعمليات البدء اليدوي هو ضرورة تذكر شخص ما تشغيل سير العمل وقتما يكن ذلك مناسباً.

عمليات البدء التلقائية

يمكنك إعداد سير العمل بحيث يتم بدؤه تلقائياً عند وقوع أيٍّ من الحدثين التاليين أو كليهما:

  • إنشاء عنصر جديد في القائمة أو المكتبة أو تحميله فيها.
  • تغيير العنصر المخزن فعلاً في القائمة أو المكتبة.

تتمثل ميزة البدء التلقائي في أنه لا أحد عليه تذكر بدء سير العمل. فهو يعمل كلما وقع حدث تشغيل.

مثال سريع    تخيل أن المحاسب في مؤسستك يحتاج إلى مراجعة كل موازنة يتم تحميلها إلى مكتبة “الموازنات” لديك أو إنشاؤها فيها. يمكنك إضافة سير عمل لتجميع الملاحظات إلى هذه المكتبة، وتحديد المحاسب ليكون المشارك الوحيد. ويمكنك إعداد سير العمل بحيث يبدأ تلقائياً في كل مرة تتم فيها إضافة عنصر جديد إلى القائمة (“أو إنشاؤه فيها”). وبهذه الطريقة، سيكون المحاسب لديك على اطلاع دائم على أحدث المستجدات.

وثمة نقطتان سلبيتان في البدء التلقائي:

  • عدم إمكانية إيقاف تشغيل سير العمل عندما يقع حدث تشغيل.
  • لا يمكنك تغيير أي إعدادات في بداية أي مثيل فردي.

أعلى المقطع

06. هل تؤدي أنواع المحتوى الموروثة من مجموعة المواقع المشتركة هذه إلى الحصول على سير العمل هذا؟

عندما تضيف سير عمل ما إلى نوع محتوى ما في مجموعة المواقع المشتركة بالكامل، يتاح لك الخيار لإضافة سير العمل أيضاً إلى جميع أنواع المحتوى الأخرى في مجموعة المواقع المشتركة التي ترث من نوع المحتوى الذي تضيف إليه سير العمل. (إذا كنت بصدد إضافة سير عمل في قائمة أو مكتبة واحدة، فلن يظهر هذا الخيار في نموذج الاقتران).

ملاحظات

  • قد تستغرق عملية إتمام الإضافة الأخرى وقتاً طويلاً حتى تكتمل.
  • إذا تم قطع التوريث لأية مواقع أو مواقع فرعية حيث تريد إضافة سير العمل هذا إلى أنواع محتوى موروثة، فتأكد من أنك عضو في مجموعة المالكين في كلٍّ من هذه المواقع أو المواقع الفرعية قبل تشغيل هذه العملية.

أعلى المقطع

07. المشاركون: مَن هم وما ترتيبهم؟

سيكون عليك إدخال الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني لكل شخص سيتم تعيين مهام المراجعة إليه.

مرحلة واحدة أم مراحل متعددة؟    يمكنك اختيار استخدام مرحلة واحدة فقط من مهام المراجعة أو العديد من المراحل. وإذا كانت لديك أكثر من مرحلة واحدة، فسيتم إجراء المراحل واحدة تلو الأخرى.

مراجعات متوازية أم تسلسلية؟    بالنسبة للمشاركين في أي مرحلة واحدة، تستطيع اختيار تعيين جميع مهام المراجعة الخاصة بهم في الوقت نفسه (بالتوازي) أو تعيينها الواحدة تلو الأخرى (بالتسلسل) بالترتيب الذي تحدده. وقد يكون الخيار التسلسلي مفيداً إذا قمت على سبيل المثال بإعداد سير العمل بحيث ينتهي بعد الرفض الأول ، أو إذا أردت أن يتمكن المشاركون لاحقاً من الاطلاع على ملاحظات من مشاركين سابقين كجزء من سياق مراجعاتهم.

مثال

يوضح هذا السيناريو البسيط بعض ميزات المراحل المتعددة والمراجعات التسلسلية:

تخيل أن وليد يضيف إصداراً جديداً من سير عمل تجميع الملاحظات. ويريد من شريكيه في العمل امتياز وأسامة مراجعة كل عنصر أولاً قبل أن يراجعه هو. بهذه الطريقة، يمكنه مشاهدة تعليقاتهما قبل البدء في مراجعته الخاصة. يستطيع وليد الإعداد بأي من الطريقتين:

  • باستخدام مراجعة تسلسلية    يقوم وليد بإعداد مراجعة تسلسلية أحادية المرحلة يكون فيها امتياز وأسامة أول مشاركين ويكون هو الثالث.
    في هذا الترتيب، يجب أن يرسل امتياز ملاحظاته قبل تعيين مهمة أسامة؛ ثم يجب على أسامة أن يرسل ملاحظاته قبل تعيين مهمة وليد.
    وإليك كيفية إعداد وليد للمراجعة التسلسلية أحادية المرحلة الخاصة به.
    10329e92-b14a-4e3f-b77d-62fb6e4b74a2
  • باستخدام مرحلتين    إذا أراد وليد أن يتم تعيين مهمتي المراجعة لامتياز وأسامة في الوقت نفسه، بحيث لا يكون على أسامة انتظار امتياز كي ينتهي أولاً قبل أن يتمكن هو من البدء، فبإمكانه إعداد مرحلتين في سير العمل: حيث تكون المرحلة الأولى متوازية لمهمتي مراجعة امتياز وأسامة والثانية مرحلة منفصلة لمراجعته هو فقط. وإذا لم تكتمل المرحلة الأولى، فلن تبدأ أبداً المرحلة الثانية.
    فيما يلي كيفية قيام وليد بإعداد المراجعة المتوازية ثنائية المراحل.
    0e2aef12-139c-44d4-8aac-59da550dbf33

فيما يلي رسمين تخطيطيين لكلا الحلين.

a428601a-ede8-40a8-8ab8-fc7336823575

المشاركون الخارجيون    هناك عملية خاصة لتضمين مشاركين ليسوا أعضاء في مؤسستك التي تستخدم SharePoint. في هذه العملية يؤدي أحد أعضاء الموقع دور الوكيل للمشارك الخارجي.

فيما يلي رسم تخطيطي لتلك العملية:

adee6c65-559b-4b7f-abc5-029a5bd343cb

أتريد تعيين مهمة واحدة لكل مجموعة بأكملها أم واحدة لكل عضو في المجموعة؟    في حالة تضمين عنوان مجموعة أو قائمة توزيع بين المشاركين في سير العمل، يمكنك إعداد سير العمل بحيث يتم تعيين مهمة واحدةلكل عضو في المجموعة، أو تعيين مهمة واحدة فقطللمجموعة بأكملها، (لكن سيستمر إرسال إعلام بهذه المهمة الواحدة إلى كل عضو). عند تعيين مهمة واحدة فقط إلى المجموعة بأكملها، يمكن لأي عضو بالمجموعة المطالبة بهذه المهمة الواحدة وتكملتها. (توجد إرشادات للمطالبة بمهمة مجموعة في المقطع إكمال في هذه المقالة).

أعلى المقطع

08. ما المعلومات الإضافية التي يحتاجها المشاركون؟

يوجد في نموذج الاقتران حقل نصي يمكنك فيه تقديم الإرشادات، والتفاصيل الخاصة بالمتطلبات، والموارد، وما إلى ذلك.

أسئلة يمكنك أن تضعها في حسبانك عندما تستخدم هذا الحقل النصي:

  • إذا كان المشاركون يواجهون صعوبات أو لديهم استفسارات، فبمن يتصلون؟
  • هل يستطيع المراجعون إرسال الملاحظات في نموذج المهمة فقط، أم بإمكانهم أيضاً إدراج التغييرات المتعقبة والتعليقات في العنصر نفسه؟
  • إذا كان بإمكان المراجعين إدراج التغييرات المتعقبة والتعليقات في العنصر نفسه، فهل عليهم سحب العنصر قبل إجراء التغييرات فيه، أم ينبغي أن يتركوه مودَعاً حتى يتمكن العديد من المراجعين من العمل فيه معاً في وقت واحد؟
  • إذا كان سير العمل الخاص بك سيقوم بتعيين مهمة واحدة فقط لكل مجموعة أو قائمة توزيع، فاذكر هنا أن كل عضو مفرد من كل مجموعة من هذه المجموعات ينبغي أن يطالب بالمهمة قبل إكمالها. وبذلك لا يهدر أعضاء المجموعة الآخرون الوقت بالبدء في نفس المهمة. (توجد إرشادات للمطالبة بمهمة مجموعة في المقطع إكمال في هذه المقالة).

أعلى المقطع

09. الملاحظات في نموذج المهمة فقط، أم في العنصر أيضاً؟

هناك عدة اعتبارات ترتبط بهذا السؤال المهم. قم بفتح وقراءة مقطع السماح في هذه المقالة – إن لم تكن قد فعلتَ من قبل – للحصول على مزيد من المعلومات.

أعلى المقطع

10. متى تكون المهام مستحقة الأداء؟

يمكنك الإشارة إلى موعد استحقاق مهام سير العمل بإحدى الطريقتين التاليتين أو كلتيهما:

حسب تاريخ التقويم    يمكنك تحديد تاريخ تقويم واحد تكون جميع المهام مستحقة الأداء بحلوله.

  • في حالة إعداد سير العمل ليبدأ تلقائياً، ينبغي عدم استخدام هذا الخيار. وذلك لأن قيمة التاريخ التي حددتها لن تقوم بتعديل نفسها تلقائياً وفقاً للتاريخ الحالي في كل مرة يبدأ فيها سير العمل تلقائياً.

حسب مدة المهمة    يمكنك تحديد عدد مسموح به من الأيام أو الأسابيع أو الأشهر لإكمال كل مهمة، بدايةً من موعد تعيين هذه المهمة.

  • تكون الأولوية لتاريخ الاستحقاق في التقويم على المدة المحددة للمهمة. أي أنه إذا كان تاريخ اليوم هو 10 يونيو، وقد تم تعيين مهمة لي مدتها ثلاثة أيام، لكنها محددة بتاريخ استحقاق في التقويم وهو 11 يونيو، فسيكون تاريخ استحقاق المهمة في هذه الحالة هو 11 يونيو (تاريخ الاستحقاق في التقويم) وليس 13 يونيو (آخر يوم في مدة الأيام الثلاثة).

أعلى المقطع

11. متى ينتهي سير العمل هذا؟

لتجنب إضاعة الوقت في مراجعات غير ضرورية، يمكنك أن تختار إلغاء سير العمل فوراً بمجرد إجراء أي تغيير على العنصر.

في حالة تحديد هذا الخيار، يستطيع المشاركون تقديم ملاحظاتهم في نماذج المهام الخاصة بهم فقط. أي أنهم لا يستطيعون إدراج التغييرات المتعقبة والتعليقات في العنصر نفسه؛ لأن هذا سيؤدي إلى تغيير العنصر؛ مما سيؤدي بدوره إلى إلغاء سير العمل. في حالة تحديد هذا الخيار، تأكد من وضع ملاحظة في حقل الطلب، تطلب فيها من المشاركين عدم إجراء أي تغييرات في العنصر المطلوب مراجعته مباشرةً.

ملاحظة    لا يمكن بدء سير عمل على عنصر مسحوب حالياً. وبعد بدء سير العمل، يمكن سحب العنصر المطلوب مراجعته؛ لحمايته من أي تغييرات. (لكن لا يمكن بدء أي سير عمل آخر على العنصر أثناء فترة سحبه).

أعلى المقطع

12. مَن الذي يجب إعلامه؟

في حقل نسخة، في الصفحة الثانية من نموذج الاقتران، يمكنك إدخال الأسماء أو العناوين الخاصة بأي شخص ينبغي إعلامه في كل مرة يبدأ فيها هذا الإصدار من سير العمل أو ينتهي.

  • لا يؤدي إدخال اسم هنا إلى تعيين مهمة سير عمل إلى هذا الشخص.
  • عند بدء سير العمل يدوياً، يتلقى الشخص الذي قام ببدئه إعلامات البدء والإنهاء دون الحاجة إلى تحديده في هذا الحقل.
  • عند بدء سير العمل تلقائياً، يتلقى الشخص الذي أضافه أصلاً إعلامات البدء والإنهاء دون الحاجة إلى تحديده في هذا الحقل.

ما الخطوة التالية؟

إذا كنت مستعداً لإضافة إصدارك الجديد من سير عمل تجميع الملاحظات إلى قائمتك أو مكتبتك أو مجموعة مواقعك المشتركة، فانتقل إلى مقطع “الإضافة” المناسب (القائمة/المكتبة أو مجموعة المواقع المشتركة) في هذه المقالة.

أعلى المقطع | أعلى المقالة

إضافة مهمة سير عمل لتجميع الملاحظات (لقائمة أو مكتبة واحدة فقط)

إضافة مهمة سير عمل لتجميع الملاحظات
(لقائمة أو مكتبة واحدة فقط)

إذا لم تكن ملمّاً بعدُ بعملية إضافة مهام سير العمل، فقد تجد استفادة في مراجعة مقاطع المعرفة، والسماح، والتخطيط آنفة الذكر في هذه المقالة قبل المتابعة وقراءة الخطوات في هذا المقطع.

الأقسام الموجودة في هذا المقطع

  1. قبل البدء
  2. إضافة سير عمل

1. قبل البدء

هناك أمران يجب ترتيبهما قبل أن تتمكن من إضافة سير عمل:

البريد الإلكتروني    لكي يرسل سير العمل إعلامات وتذكيرات بالبريد الإلكتروني، يجب تمكين البريد الإلكتروني لموقع SharePoint. وإذا لم تكن متأكداً من إجراء ذلك فعلاً، فاستشر مسؤول SharePoint.

الأذونات    تتطلب الإعدادات الافتراضية أن يكون لديك الإذن “إدارة القوائم” لإضافة مهام سير عمل للقوائم أو المكتبات أو مجموعات المواقع المشتركة. (تمتلك مجموعة المالكين إذن إدارة القوائم افتراضياً، ولكن لا تمتلكه مجموعة الأعضاء ومجموعة الزائرين). لمزيد من المعلومات عن الأذونات، انظر المقطع معرفة في هذه المقالة).

أعلى المقطع

2. إضافة سير عمل

اتبع الخطوات التالية:

  1. افتح القائمة أو المكتبة التي ترغب في إضافة سير عمل إليها.
  2. من الشريط، انقر فوق علامة التبويب قائمة أو مكتبة. ملاحظة   يمكن أن يختلف اسم علامة التبويب حسب نوع القائمة أو المكتبة. على سبيل المثال، ستجد في قائمة التقويم أن علامة التبويب هذه اسمها التقويم.
  3. في المجموعة إعدادات، انقر فوق إعدادات سير العمل.
  4. في صفحة إعدادات سير العمل، حدد نوع محتوى واحداً لسير العمل لتشغيله فيهأو الكل (لكل أنواع المحتوى)، ثم انقر فوق إضافة مهمة سير عمل.
    61ae9666-29af-459e-b89d-4655d4886074
  5. أكمل الصفحة الأولى من نموذج الاقتران.
    (الإرشادات تلي الرسم التوضيحي)

5f7d6602-4b1c-4aa9-b69c-aa38d2549ade

نوع المحتوىاحتفظ بالتحديد الافتراضي كـ الكل، أو حدد نوع محتوى معيناً.
سير العملحدد القالب تجميع الملاحظات – SharePoint 2013.

ملاحظة    إذا لم يظهر القالب تجميع الملاحظات – SharePoint 2013 في القائمة، فاتصل بمسؤول SharePoint لمعرفة كيفية تنشيطه لمجموعة المواقع المشتركة أو مساحة العمل.

الاسماكتب اسماً لسير العمل هذا. سيحدد الاسم سير العمل هذا لمستخدمي القائمة أو المكتبة.

للحصول على اقتراحات بشأن تسمية سير العمل، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

قائمة المهامحدد قائمة مهام لاستخدامها مع سير العمل هذا. يمكنك تحديد قائمة مهام حالية أو النقر فوق قائمة مهام (جديدة) لإنشاء قائمة جديدة.

للحصول على معلومات عن أسباب إنشاء قائمة مهام جديدة (بدلاً من اختيار واحدة حالية)، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

History Listحدد قائمة محفوظات لاستخدامها مع سير العمل هذا. يمكنك تحديد قائمة محفوظات حالية أو النقر فوق قائمة محفوظات جديدة لإنشاء قائمة جديدة.

للحصول على معلومات عن أسباب إنشاء قائمة محفوظات جديدة (بدلاً من اختيار واحدة حالية)، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

خيارات البدءحدد الطريقة أو الطرق التي يمكن بدء سير العمل هذا بها.

للحصول على مزيد من المعلومات حول الخيارات المتنوعة، انظر مقطع التخطيط في هذه المقالة.

  1. عندما تكون كل الإعدادات في هذا النموذج على النحو الذي تريد، انقر فوق التالي.
  2. أكمل الصفحة الثانية من نموذج الاقتران.
    (الإرشادات تلي الرسم التوضيحي) ملاحظة   تقدم لك منتجات SharePoint الخيارات الأولى المتعددة في هذه الصفحة الثانية من نموذج الاقتران — الأرقام من واحد إلى سبعة في الرسم التوضيحي التالي، من التعيين إلى إلى نسخة — في كل مرة تبدأ فيها سير العمل يدوياً، حتى تتمكّن من إجراء تغييرات على هذه الخيارات فيما يتعلق بهذا المثيل الواحد فقط.

592275a6-6c44-46ab-94ea-a5eea3ca7407

التعيين إلىأدخل أسماء أو عناوين الأشخاص الذين تريد من سير العمل تعيين مهام لهم.

  • في حالة تعيين المهام الواحدة تلو الأخرى (بالتسلسل)
        أدخل الأسماء أو العناوين بالترتيب الذي تريد أن يتم تعيين المهام به.
  • في حالة تعيين جميع المهام في الوقت نفسه (بالتوازي)
    يمكنك إدخال الأسماء أو العناوين بأي ترتيب تريده.
  • في حالة تعيين مهمة إلى شخص ما خارج مؤسستك التي تستخدم SharePoint‎
        لمزيد من المعلومات حول تضمين مشاركين خارجيين، راجع المقطع إكمال في هذه المقالة.
Orderحدد إذا ما كان ينبغي تعيين المهام واحدة تلو الأخرى (بالتسلسل) أو الكل مرة واحدة (بالتوازي).

للحصول على مزيد من المعلومات حول استخدام المراحل التسلسلية والمتوازية، انظر مقطع التخطيط في هذه المقالة.

إضافة مرحلة جديدةأضف أية مراحل تريدها بخلاف المرحلة الأولى التي قمت بتكوينها تواً.

  • لحذف مرحلة بأكملها، انقر فوق الحقل التعيين إلى لهذه المرحلة، ثم اضغط على CTRL+DELETE.

للحصول على مزيد من المعلومات حول استخدام العديد من المراحل، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

توسيع المجموعات

  • لتعيين مهمة واحدة لكل عضو في كل مجموعة تم إدخالها في الحقل التعيين إلى، حدد خانة الاختيار هذه. (سيتلقى كل عضو في المجموعة إعلاماً بالمهمة، ويجب على كل عضو إكمال مهمته).
  • لتعيين مهمة واحدة لكلمجموعة بالكامل تم إدخالها في الحقل التعيين إلى، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار هذه. (سيتلقى كل عضو في المجموعة إعلاماً بالمهمة، لكن لا يمكن لأي عضو المطالبة بالمهمة الواحدة وإكمالها نيابة عن المجموعة بأكملها. توجد إرشادات للمطالبة بمهمة مجموعة في المقطع إكمال في هذه المقالة).
الطلبأي نص تضيفه هنا سيتم تضمينه في كل إعلام مهمة يرسله سير العمل. لا تنسَ تضمين أي إرشادات أو موارد إضافية قد يحتاج إليها المشاركون، بما في ذلك:

  • جهة الاتصال في حالة وجود استفسارات ومشاكل
  • ما إذا كان بالإمكان إرسال الملاحظات في نموذج المهمة فقط، أم في العنصر نفسه أيضاً. (وإذا كانت في العنصر، ما إذا كان بإمكان المراجعين سحب المستند، أم أنه يتعين عليهم تركه مودعاً).
    للحصول على مزيد من المعلومات، انظر مقطع السماح في هذه المقالة.
  • ملاحظة – إن أمكن – بشأن المطالبة بالمهام الفردية المعيّنة لمجموعات أو قوائم توزيع كاملة.
    يمكنك العثور على إرشادات بشأن المطالبة بمهمة مجموعة في مقطع الإكمال في هذه المقالة.
تواريخ الاستحقاق ومُدد المهامحدد تاريخ استحقاق نهائياً لسير العمل بأكمله، و/أو حدد عدد الأيام أو الأسابيع أو الأشهر المسموح بها لإكمال كل مهمة من وقت تعيينها.

  • إذا كان من المقرر لهذا الإصدار من سير العمل أن يبدأ تلقائياً، فمن الجيد عادةً ترك حقل تاريخ الاستحقاق لكل المهام فارغاً واستخدام حقلَي المدة للتحكم في تاريخ الاستحقاق. يمكنك دائماً تقديم تاريخ استحقاق دقيق في نموذج البدء في حالة بدء سير العمل يدوياً.

لمزيد من المعلومات عن حالات استخدام تواريخ الاستحقاق واستخدام مُدد المهام، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

Ccأدخل أسماء أو عناوين البريد الإلكتروني للشخص الذي ينبغي إعلامه في كل مرة يتم بدء سير العمل أو إنهاؤه.

  • لا يؤدي إدخال اسم هنا إلى تعيين مهمة سير عمل.
  • عند بدء سير العمل يدوياً، يتلقى الشخص الذي قام ببدئه إعلامات البدء والإنهاء دون الحاجة إلى تحديده في هذا الحقل.
  • عند بدء سير العمل تلقائياً، يتلقى الشخص الذي أضافه أصلاً إعلامات البدء والإنهاء دون الحاجة إلى تحديده في هذا الحقل.
إنهاء سير العمللإيقاف سير العمل أو إلغائه بمجرد إجراء أي تغيير على العنصر الذي يخضع للمراجعة، قم بتحديد هذا الخيار.

وتذكّر أنه في حالة تحديد هذا الخيار، لن يكون بإمكان المراجعين إضافة التغييرات المتعقبة والتعليقات في العنصر دون إنهاء سير العمل.

  1. عندما تكون كل الإعدادات في هذه الصفحة على النحو الذي تريد، انقر فوق حفظ لإنشاء سير العمل.

تقوم منتجات SharePoint بإنشاء إصدار سير العمل الجديد.

ما الخطوة التالية؟

إذا كنت جاهزاً، فانتقل إلى المقطع بدء في هذه المقالة وابدأ المثيل الأول لاختبار سير العمل الجديد.

أعلى المقطع | أعلى المقالة

إضافة مهمة سير عمل لتجميع الملاحظات (لمجموعة مواقع مشتركة بالكامل)

إضافة مهمة سير عمل لتجميع الملاحظات
(لمجموعة مواقع مشتركة بالكامل)

إذا لم تكن ملمّاً بعدُ بعملية إضافة مهام سير العمل، فقد تجد استفادة في مراجعة مقاطع المعرفة، والسماح، والتخطيط آنفة الذكر في هذه المقالة قبل المتابعة وقراءة الخطوات في هذا المقطع.

الأقسام الموجودة في هذا المقطع

  1. قبل البدء
  2. إضافة سير عمل

1. قبل البدء

هناك أمران يجب ترتيبهما قبل أن تتمكن من إضافة سير عمل:

البريد الإلكتروني لكي يرسل سير العمل إعلامات وتذكيرات بالبريد الإلكتروني، يجب تمكين البريد الإلكتروني لموقعك. وإذا لم تكن متأكداً من إجراء ذلك فعلاً، فاستشر مسؤول SharePoint.

الأذونات    تتطلب إعدادات SharePoint الافتراضية أن يكون لديك الإذن “إدارة القوائم” لإضافة مهام سير عمل للقوائم أو المكتبات أو مجموعات المواقع المشتركة. (تمتلك مجموعة المالكين إذن إدارة القوائم افتراضياً، ولكن لا تمتلكه مجموعة الأعضاء ومجموعة الزائرين). لمزيد من المعلومات عن الأذونات، انظر المقطع معرفة في هذه المقالة).

أعلى المقطع

2. إضافة سير عمل

اتبع الخطوات التالية:

  1. انتقل إلى الصفحة الرئيسية لمجموعة المواقع المشتركة، (وليست الصفحة الرئيسية لموقع أو موقع فرعي داخل المجموعة).
  2. انقر فوق رمز إعدادات ، وانقر فوق إعدادات الموقع.
  3. في الصفحة “إعدادات الموقع”، ضمن معارض مصمم ويب، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.
  4. في الصفحة أنواع محتويات الموقع، انقر فوق اسم نوع محتوى الموقع الذي تريد إضافة مهمة سير عمل له. ملاحظة    بالنسبة لسير العمل الذي تمت إضافته إلى مجموعة المواقع المشتركة بأكملها، يجب إضافته أيضاً لعناصر نوع محتوى واحد فقط.

    0c58378e-a85d-4007-8852-da9bfe478792

    1. في الصفحة الخاصة بنوع المحتوى المحدد، ضمن إعدادات، انقر فوق إعدادات سير العمل.
      e4fde1e1-f238-4269-8405-7a803afdef9d
    2. في الصفحة إعدادات سير العمل، انقر فوق الارتباط إضافة مهمة سير عمل.
      8731d510-d9af-4fbe-acf0-8efb48fd37e3
    3. أكمل الصفحة الأولى من نموذج الاقتران.
      (الإرشادات تلي الرسم التوضيحي)

05522a82-7c3e-4c33-9dbb-4d669c615d4f

سير العملحدد القالب الموافقة – SharePoint 2013.

ملاحظة    إذا لم يظهر القالب الموافقة – SharePoint 2013 في القائمة، فاتصل بمسؤول SharePoint لمعرفة كيفية تنشيطه لمجموعة المواقع المشتركة أو مساحة العمل.

الاسماكتب اسماً لسير العمل هذا. سيحدد الاسم سير العمل هذا لمستخدمي مجموعة المواقع المشتركة.

للحصول على اقتراحات بشأن تسمية سير العمل، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

قائمة المهامحدد قائمة مهام لاستخدامها مع سير العمل هذا. يمكنك تحديد قائمة مهام حالية أو النقر فوق قائمة مهام (جديدة) لإنشاء قائمة جديدة.

للحصول على معلومات عن أسباب إنشاء قائمة مهام جديدة (بدلاً من اختيار واحدة حالية)، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

History Listحدد قائمة محفوظات لاستخدامها مع سير العمل هذا. يمكنك تحديد قائمة محفوظات حالية أو النقر فوق قائمة محفوظات جديدة لإنشاء قائمة جديدة.

للحصول على معلومات عن أسباب إنشاء قائمة محفوظات جديدة (بدلاً من اختيار واحدة حالية)، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

خيارات البدءحدد الطريقة أو الطرق التي يمكن بدء سير العمل هذا بها.

للحصول على مزيد من المعلومات حول الخيارات المتنوعة، انظر مقطع التخطيط في هذه المقالة.

هل تريد تحديث أنواع محتويات المواقع والقوائم؟حدد إذا ما كان ينبغي إضافة (إقران) سير العمل هذا إلى كل أنواع محتويات المواقع أو القوائم الأخرى الموروثة من نوع المحتوى هذا.

  • قد تستغرق عملية إتمام الإضافة الأخرى وقتاً طويلاً حتى تكتمل.
  • إذا تم قطع التوريث لأية مواقع أو مواقع فرعية حيث تريد إضافة سير العمل هذا إلى أنواع محتوى موروثة، فتأكد من أنك عضو في مجموعة المالكين في كلٍّ من هذه المواقع أو المواقع الفرعية قبل تشغيل هذه العملية.
  1. عندما تكون كل الإعدادات في هذه الصفحة على النحو الذي تريد، انقر فوق التالي.
  2. أكمل الصفحة الثانية من نموذج الاقتران.
    (الإرشادات تلي الرسم التوضيحي) ملاحظة   تقدم لك منتجات SharePoint الخيارات الأولى المتعددة في هذه الصفحة الثانية من نموذج الاقتران، الأرقام من واحد إلى سبعة في الرسم التوضيحي التالي، من المراجعون إلى نسخة،  كلّما بدأت تشغيل سير العمل يدوياً بحيث تتمكّن من إجراء تغييرات على هذه الخيارات في ما يتعلق بهذا المثيل بالتحديد فقط.

592275a6-6c44-46ab-94ea-a5eea3ca74071

التعيين إلىأدخل أسماء أو عناوين الأشخاص الذين تريد من سير العمل تعيين مهام لهم.

  • في حالة تعيين المهام الواحدة تلو الأخرى (بالتسلسل)
        أدخل الأسماء أو العناوين بالترتيب الذي تريد أن يتم تعيين المهام به.
  • في حالة تعيين جميع المهام في الوقت نفسه (بالتوازي)
    يمكنك إدخال الأسماء أو العناوين بأي ترتيب تريده.
  • في حالة تعيين مهمة إلى شخص ما خارج مؤسستك التي تستخدم SharePoint‎
        لمزيد من المعلومات حول تضمين مشاركين خارجيين، راجع المقطع إكمال في هذه المقالة.
Orderقم بتحديد ما إذا كنت تريد تعيين المهام في هذه المرحلة بمعدل مهمة واحدة في كل مرة (بالتسلسل) أم جميعها في وقت واحد (بالتوازي).

للحصول على مزيد من المعلومات حول استخدام المراحل التسلسلية والمتوازية، انظر مقطع التخطيط في هذه المقالة.

إضافة مرحلة جديدةأضف أية مراحل تريدها بخلاف المرحلة الأولى التي قمت بتكوينها تواً.

  • لحذف مرحلة بأكملها، انقر فوق الحقل التعيين إلى لهذه المرحلة، ثم اضغط على CTRL+DELETE.

للحصول على مزيد من المعلومات حول استخدام العديد من المراحل، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

توسيع المجموعات

  • لتعيين مهمة واحدة لكل عضو في كل مجموعة تم إدخالها في الحقل التعيين إلى، حدد خانة الاختيار هذه. (سيتلقى كل عضو في المجموعة إعلاماً بالمهمة، ويجب على كل عضو إكمال مهمته).
  • لتعيين مهمة واحدة لكلمجموعة بالكامل تم إدخالها في الحقل التعيين إلى، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار هذه. (سيتلقى كل عضو في المجموعة إعلاماً بالمهمة، لكن لا يمكن لأي عضو المطالبة بالمهمة الواحدة وإكمالها نيابة عن المجموعة بأكملها. توجد إرشادات للمطالبة بمهمة مجموعة في المقطع إكمال في هذه المقالة).
الطلبأي نص تضيفه هنا سيتم تضمينه في كل إعلام مهمة يرسله سير العمل. لا تنسَ تضمين أي إرشادات أو موارد إضافية قد يحتاج إليها المشاركون، بما في ذلك:

  • جهة الاتصال في حالة وجود استفسارات ومشاكل
  • ما إذا كان بالإمكان إرسال الملاحظات في نموذج المهمة فقط، أم في العنصر نفسه أيضاً. (وإذا كانت في العنصر، ما إذا كان بإمكان المراجعين سحب المستند، أم أنه يتعين عليهم تركه مودعاً).
    للحصول على مزيد من المعلومات، انظر مقطع السماح في هذه المقالة.
  • ملاحظة – إن أمكن – بشأن المطالبة بالمهام الفردية المعيّنة لمجموعات أو قوائم توزيع كاملة.
    يمكنك العثور على إرشادات بشأن المطالبة بمهمة مجموعة في مقطع الإكمال في هذه المقالة.
تواريخ الاستحقاق ومُدد المهامحدد تاريخ استحقاق نهائياً لسير العمل بأكمله، و/أو حدد عدد الأيام أو الأسابيع أو الأشهر المسموح بها لإكمال كل مهمة من وقت تعيينها.

  • إذا كان من المقرر لهذا الإصدار من سير العمل أن يبدأ تلقائياً، فمن الجيد عادةً ترك حقل تاريخ الاستحقاق لكل المهام فارغاً واستخدام حقلَي المدة للتحكم في تاريخ الاستحقاق. يمكنك دائماً تقديم تاريخ استحقاق دقيق في نموذج البدء في حالة بدء سير العمل يدوياً.

لمزيد من المعلومات عن حالات استخدام تواريخ الاستحقاق واستخدام مُدد المهام، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

Ccأدخل أسماء أو عناوين البريد الإلكتروني للشخص الذي ينبغي إعلامه في كل مرة يتم بدء سير العمل أو إنهاؤه.

  • لا يؤدي إدخال اسم هنا إلى تعيين مهمة سير عمل.
  • عند بدء سير العمل يدوياً، يتلقى الشخص الذي قام ببدئه إعلامات البدء والإنهاء دون الحاجة إلى تحديده في هذا الحقل.
  • عند بدء سير العمل تلقائياً، يتلقى الشخص الذي أضافه أصلاً إعلامات البدء والإنهاء دون الحاجة إلى تحديده في هذا الحقل.
إنهاء سير العمللإيقاف سير العمل أو إلغائه بمجرد إجراء أي تغيير على العنصر الذي يخضع للمراجعة، قم بتحديد هذا الخيار.

وتذكّر أنه في حالة تحديد هذا الخيار، لن يكون بإمكان المراجعين إضافة التغييرات المتعقبة والتعليقات في العنصر دون إنهاء سير العمل.

  1. عندما تكون كل الإعدادات في هذه الصفحة على النحو الذي تريد، انقر فوق حفظ لإنشاء سير العمل.

تقوم منتجات SharePoint بإنشاء إصدار سير العمل الجديد.

ما الخطوة التالية؟

إذا كنت جاهزاً، فانتقل إلى المقطع بدء في هذه المقالة وابدأ المثيل الأول لاختبار سير العمل الجديد.

أعلى المقطع | أعلى المقالة

بدء سير عمل تجميع الملاحظات

بدء سير عمل تجميع الملاحظات

يمكن إعداد سير العمل للبدء يدوياً فقط أو تلقائياً فقط أو أيٍّ منهما:

  • يدوياً في أي وقت بواسطة أي شخص لديه الأذونات اللازمة.
  • تلقائياً عندما يقع أي حدث تشغيل محدد — أي عندما تتم إضافة عنصر إلى القائمة أو المكتبة و/أو عند تغيير عنصر موجود بالفعل في القائمة بأي شكل كان.
    (يتم تحديد حدث أو أحداث التشغيل في الصفحة الأولى من نموذج الاقتران، أثناء الإضافة الأصلية لسير العمل وتكوينه. لمزيد من المعلومات، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة).

ملاحظة   لا يمكن بدء سير عمل على أي عنصر مسحوب حالياً. (يمكن سحب العنصر بعد بدء سير العمل عليه؛ لكن بمجرد سحبه، لا يمكن بدء أي مهام سير عمل أخرى عليه حتى يتم إيداعه من جديد).

الأقسام الموجودة في هذا المقطع

  1. بدء سير العمل تلقائياً
  2. بدء سير العمل يدوياً
  3. البدء اليدوي من القائمة أو المكتبة
  4. البدء اليدوي من أحد برامج Microsoft Office

1. بدء سير العمل تلقائياً

إذا تم تكوين سير العمل للبدء تلقائياً، ففي كل مرة يقع حدث تشغيل يتم تشغيل سير العمل في العنصر الذي أدى إلى تشغيله.

وعندما يبدأ سير العمل، يقوم بتعيين المهمة أو المهام الأولى ويرسل إعلام مهام إلى كل شخص معيَّن له مهمة. وفي الوقت ذاته، يرسل أيضاً إعلامات بالبدء (تختلف عن إعلامات المهام) إلى الشخص الذي أضاف سير العمل في الأصل وإلى أي شخص مدرج في الحقل نسخة في الصفحة الثانية من نموذج الاقتران.

ملاحظة    عند إضافة سير عمل جديد سيتم البدء فيه تلقائياً لأول مرة، ينبغي عادةً ترك الحقل تاريخ الاستحقاق لكافة المهام فارغاً (في الصفحة الثانية من نموذج الاقتران)، وذلك لأن أية قيمة تاريخ صريحة محددة فيه لن تعدِّل نفسها تلقائياً حسب تاريخ بدء سير العمل في كل مرة. لمزيد من المعلومات، راجع المقطع تخطيط في هذه المقالة.

أعلى المقطع

2. بدء سير العمل يدوياً

ملاحظة حول الأذونات    يجب أن يكون لديك عادةً الإذن “تحرير عناصر” لبدء سير عمل. (تمتلك مجموعة الأعضاء ومجموعة المالكين هذا الإذن افتراضياً، ولكن لا تمتلكه مجموعة الزائرين). إلا أنه يمكن لأي مالك أيضاً أن يختار طلب إذن إدارة القوائم للأشخاص الذين يبدؤون سير العمل، وذلك على أساس كل سير عمل على حدة. وبتحديد هذا الخيار تتوفر للمالكين أساساً إمكانية تحديد أن يكون لهم أو لمالكين آخرين فقط الأذن لبدء سير عمل معين. لمزيد من التفاصيل، انظر المقطع معرفة في هذه المقالة).

هناك مكانان للبدء منهما

يمكنك بدء سير عمل يدوياً من أحد المكانين التاليين:

  • من القائمة أو المكتبة المُخزن فيها العنصر
  • من داخل العنصر نفسه، المفتوح في برنامج Microsoft Office الذي تم إنشاؤه فيه. (لاحظ أن هذا البرنامج يجب أن يكون البرنامج المثبّت الكامل، وليس مجرد إصدار تطبيق ويب).

يقدِّم القسمان الباقيان في هذا المقطع إرشادات بشأن كلا الطريقتين.

أعلى المقطع

3. البدء اليدوي من القائمة أو المكتبة

  1. انتقل إلى القائمة أو المكتبة المُخزن فيها العنصر الذي تريد تشغيل سير العمل فيه.
  2. انقر فوق الأيقونة أمام اسم العنصر لتحديد العنصر، ثم فوق علامة التبويب ملفات في الشريط، وفي مجموعة مهام سير العمل، انقر فوق مهام سير العمل.
  3. في مهام سير العمل وبالتحديد في الصفحة اسم العنصر ضمن بدء مهمة سير عمل جديدة، انقر فوق سير العمل الذي تريد تشغيله.
    1ce12691-a286-4f77-8fa5-0d90ca55764e
  4. في نموذج البدء، قم بإجراء التغييرات التي تريد تطبيقها على هذا المثيل المحدد لسير العمل. ملاحظة    لا يتم استخدام أية تغييرات يتم إجراؤها هنا في نموذج البدء إلا أثناء المثيل الحالي لسير العمل. وإذا أردت إجراء أية تغييرات سيتم تطبيقها في كل مرة يتم فيها تشغيل سير العمل، أو إذا أردت تغيير إعدادات سير العمل التي لا تظهر في هذا النموذج، فراجع المقطع “تغيير” في هذه المقالة.

77b6ec13-6385-493f-a213-ef50dd66edd2

التعيين إلىقم بإجراء أي تغيير على قائمة الأشخاص الذين تريد من سير العمل تعيين مهام لهم.

  • في حالة تعيين المهام الواحدة تلو الأخرى
        أدخل الأسماء أو العناوين بالترتيب الذي ينبغي أن يتم تعيين المهام به.
  • في حالة تعيين جميع المهام في الوقت نفسه
    يمكنك إدخال الأسماء أو العناوين بأي ترتيب تريده.
  • في حالة تعيين مهمة إلى شخص ما خارج مؤسستك التي تستخدم SharePoint‎
        لمزيد من المعلومات حول تضمين مشاركين خارجيين، راجع المقطع إكمال في هذه المقالة.
Orderتأكد من أن المواصفات المتعلقة بتعيين المهام في كل مقطع بمعدل مهمة واحدة في كل مرة (بالتسلسل) أو كل المهام في وقت واحد (بالتوازي)، قد تم تحديدها على النحو الذي تريده.

للحصول على مزيد من المعلومات حول استخدام المراحل التسلسلية والمتوازية، انظر مقطع التخطيط في هذه المقالة.

إضافة مرحلة جديدةقم بإضافة أي مراحل تريدها بعد المرحلة أو المراحل قيد التكوين حالياً.

  • لحذف مرحلة بأكملها، انقر فوق الحقل التعيين إلى لهذه المرحلة، ثم اضغط على CTRL+DELETE.

للحصول على مزيد من المعلومات حول استخدام العديد من المراحل، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

توسيع المجموعات

  • لتعيين مهمة واحدة لكل عضو في كل مجموعة تم إدخالها في الحقل التعيين إلى، حدد خانة الاختيار هذه. (سيتلقى كل عضو في المجموعة إعلاماً بالمهمة، ويجب على كل عضو إكمال مهمته).
  • لتعيين مهمة واحدة لكلمجموعة بالكامل تم إدخالها في الحقل التعيين إلى، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار هذه. (سيتلقى كل عضو في المجموعة إعلاماً بالمهمة، لكن لا يمكن لأي عضو المطالبة بالمهمة الواحدة وإكمالها نيابة عن المجموعة بأكملها. توجد إرشادات للمطالبة بمهمة مجموعة في المقطع إكمال في هذه المقالة).
الطلبأي نص تضيفه هنا سيتم تضمينه في كل إعلام مهمة يرسله سير العمل. لا تنسَ تضمين أي إرشادات أو موارد إضافية قد يحتاج إليها المشاركون، بما في ذلك:

  • جهة الاتصال في حالة وجود استفسارات ومشاكل
  • ما إذا كان بالإمكان إرسال الملاحظات في نموذج المهمة فقط، أم في العنصر نفسه أيضاً. (وإذا كانت في العنصر، ما إذا كان بإمكان المراجعين سحب المستند، أم أنه يتعين عليهم تركه مودعاً).
    للحصول على مزيد من المعلومات، انظر مقطع السماح في هذه المقالة.
  • ملاحظة – إن أمكن – بشأن المطالبة بالمهام الفردية المعيّنة لمجموعات أو قوائم توزيع كاملة.
    يمكنك العثور على إرشادات بشأن المطالبة بمهمة مجموعة في مقطع الإكمال في هذه المقالة.
تواريخ الاستحقاق ومُدد المهامحدد تاريخ استحقاق نهائياً لسير العمل بأكمله، و/أو حدد عدد الأيام أو الأسابيع أو الأشهر المسموح بها لإكمال كل مهمة من وقت تعيينها.

لمزيد من المعلومات عن حالات استخدام تواريخ الاستحقاق واستخدام مُدد المهام، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

Ccقم بإجراء أي عمليات إضافة أو إزالة تريدها. تذكر أن:

  • لا يؤدي إدخال اسم هنا إلى تعيين مهمة سير عمل.
  • عند بدء سير العمل يدوياً، يتلقى الشخص الذي قام ببدئه إعلامات البدء والإنهاء دون الحاجة إلى تحديده في هذا الحقل.
  • عند بدء سير العمل تلقائياً، يتلقى الشخص الذي أضافه أصلاً إعلامات البدء والإنهاء دون الحاجة إلى تحديده في هذا الحقل.
  1. عندما تكون كل الإعدادات في نموذج البدء على النحو الذي تريد، انقر فوق ابدأ لبدء سير العمل.

يقوم سير العمل بتعيين المهمة أو المهام الأولى، ويرسل في الوقت ذاته إعلامات البدء إليك وإلى أي شخص مدرج في الحقل نسخة بنموذج البدء.

أعلى المقطع

4. البدء اليدوي من أحد برامج Microsoft Office

  1. افتح العنصر في برنامج Office المُثبت على جهاز الكمبيوتر.
  2. في العنصر المفتوح، انقر فوق علامة التبويب ملف ثم فوق حفظ وإرسال، وبعد ذلك انقر فوق سير العمل الذي تريد تشغيله على العنصر.
  3. إذا تم عرض الرسالة التالية، التي تقوم بإعلامك بأن سير العمل يتطلب إيداع الملف، فانقر فوق الزر إيداع.
  4. انقر فوق الزر كبير الحجم بدء سير العمل.
  5. في الصفحة تغيير مهمة سير عمل، وبالتحديد في نموذج البدء، قم بإجراء أي تغييرات تريد تطبيقها على مثيل سير العمل هذا تحديداً. ملاحظة    لا يتم استخدام أية تغييرات يتم إجراؤها هنا في نموذج البدء إلا أثناء المثيل الحالي لسير العمل. وإذا أردت إجراء أية تغييرات سيتم تطبيقها في كل مرة يتم فيها تشغيل سير العمل، أو إذا أردت تغيير إعدادات سير العمل التي لا تظهر في هذا النموذج، فراجع المقطع “تغيير” في هذه المقالة.

    77b6ec13-6385-493f-a213-ef50dd66edd21

التعيين إلىقم بإجراء أي تغيير على قائمة الأشخاص الذين تريد من سير العمل تعيين مهام لهم.

  • في حالة تعيين المهام الواحدة تلو الأخرى
        أدخل الأسماء أو العناوين بالترتيب الذي ينبغي أن يتم تعيين المهام به.
  • في حالة تعيين جميع المهام في الوقت نفسه
    يمكنك إدخال الأسماء أو العناوين بأي ترتيب تريده.
  • في حالة تعيين مهمة إلى شخص ما خارج مؤسستك التي تستخدم SharePoint‎
        لمزيد من المعلومات حول تضمين مشاركين خارجيين، راجع المقطع إكمال في هذه المقالة.
Orderتأكد من أن المواصفات المتعلقة بتعيين المهام في كل مقطع بمعدل مهمة واحدة في كل مرة (بالتسلسل) أو كل المهام في وقت واحد (بالتوازي)، قد تم تحديدها على النحو الذي تريده.

للحصول على مزيد من المعلومات حول استخدام المراحل التسلسلية والمتوازية، انظر مقطع التخطيط في هذه المقالة.

إضافة مرحلة جديدةقم بإضافة أي مراحل تريدها بعد المرحلة أو المراحل قيد التكوين حالياً.

  • لحذف مرحلة بأكملها، انقر فوق الحقل التعيين إلى لهذه المرحلة، ثم اضغط على CTRL+DELETE.

للحصول على مزيد من المعلومات حول استخدام العديد من المراحل، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

توسيع المجموعات

  • لتعيين مهمة واحدة لكل عضو في كل مجموعة تم إدخالها في الحقل التعيين إلى، حدد خانة الاختيار هذه. (سيتلقى كل عضو في المجموعة إعلاماً بالمهمة، ويجب على كل عضو إكمال مهمته).
  • لتعيين مهمة واحدة لكلمجموعة بالكامل تم إدخالها في الحقل التعيين إلى، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار هذه. (سيتلقى كل عضو في المجموعة إعلاماً بالمهمة، لكن لا يمكن لأي عضو المطالبة بالمهمة الواحدة وإكمالها نيابة عن المجموعة بأكملها. توجد إرشادات للمطالبة بمهمة مجموعة في المقطع إكمال في هذه المقالة).
الطلبأي نص تضيفه هنا سيتم تضمينه في كل إعلام مهمة يرسله سير العمل. لا تنسَ تضمين أي إرشادات أو موارد إضافية قد يحتاج إليها المشاركون، بما في ذلك:

  • جهة الاتصال في حالة وجود استفسارات ومشاكل
  • ما إذا كان بالإمكان إرسال الملاحظات في نموذج المهمة فقط، أم في العنصر نفسه أيضاً. (وإذا كانت في العنصر، ما إذا كان بإمكان المراجعين سحب المستند، أم أنه يتعين عليهم تركه مودعاً).
    للحصول على مزيد من المعلومات، انظر مقطع السماح في هذه المقالة.

ملاحظة – إن أمكن – بشأن المطالبة بالمهام الفردية المعيّنة لمجموعات أو قوائم توزيع كاملة.
يمكنك العثور على إرشادات بشأن المطالبة بمهمة مجموعة في مقطع الإكمال في هذه المقالة.

تواريخ الاستحقاق ومُدد المهامحدد تاريخ استحقاق نهائياً لسير العمل بأكمله، و/أو حدد عدد الأيام أو الأسابيع أو الأشهر المسموح بها لإكمال كل مهمة من وقت تعيينها.

لمزيد من المعلومات عن حالات استخدام تواريخ الاستحقاق واستخدام مُدد المهام، انظر المقطع تخطيط في هذه المقالة.

Ccقم بإجراء أي عمليات إضافة أو إزالة تريدها. تذكر أن:

  • لا يؤدي إدخال اسم هنا إلى تعيين مهمة سير عمل.
  • عند بدء سير العمل يدوياً، يتلقى الشخص الذي قام ببدئه إعلامات البدء والإنهاء دون الحاجة إلى تحديده في هذا الحقل.
  • عند بدء سير العمل تلقائياً، يتلقى الشخص الذي أضافه أصلاً إعلامات البدء والإنهاء دون الحاجة إلى تحديده في هذا الحقل.
  1. عندما تكون الإعدادات في نموذج البدء على النحو الذي تريد، انقر فوق ابدأ لبدء سير العمل.

يقوم سير العمل بتعيين المهمة أو المهام الأولى، ويرسل في الوقت ذاته إعلامات البدء إليك وإلى أي شخص مدرج في الحقل نسخة بنموذج البدء.

ما الخطوة التالية؟

  • إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي يتم فيها تشغيل سير العمل، فهل يحتاج المشاركون الآخرون إلى معلومات ومساعدة كي يتمكنوا من إكمال المهام المعيّنة لهم؟ (قد يجدون المقطع إكمال هذا مفيداً).
  • سيكون من الجيد أيضاً التحقق من استلام المشاركين للإعلامات المرسلة إليهم عبر البريد الإلكتروني، والتأكد – على وجه التحديد – من عدم التعامل مع الإعلامات – عن طريق الخطأ – بواسطة عوامل تصفية البريد الإلكتروني غير الهام.
  • وبالطبع قد يكون لديك مهمة سير عمل واحدة أو أكثر لإكمالها بنفسك. انتقل إلى مقطع الإكمال في هذه المقالة للحصول على التفاصيل.
  • في الوقت ذاته، لمعرفة كيفية تعقب مدى تقدم المثيل الحالي لسير العمل، انتقل إلى مقطع المراقبة في هذه المقالة.

أعلى المقطع | أعلى المقالة

إكمال مهمة سير عمل تجميع الملاحظات

إكمال مهمة سير عمل تجميع الملاحظات

إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي يتم فيها تعيين مهمة لك في سير عمل تجميع الملاحظات، فقد تجد استفادةً في مراجعة هذا المقطع من المقالة بالكامل قبل إكمالك لمهمتك. وبهذه الطريقة ستكون على علم بكل الخيارات التي قد تفتح أمامك.

ملاحظة   إذا كنت تعرف أنه قد تم تعيين مهمة سير عمل لك، لكن لم تظهر رسالة الإعلام في “علبة الوارد” في بريدك الإلكتروني، فتأكد من عدم توجيه الإعلام بطريق الخطأ بواسطة عامل تصفية البريد الإلكتروني غير الهام. وإذا فعل ذلك، فقم بتعديل إعدادات عامل التصفية وفقاً لذلك.

تأكد أولاً من حصولك على المقالة المناسبة

تتطلب أنواع سير العمل المختلفة إجراءات مهام مختلفة.

لذا، ينبغي أن تتأكد – قبل أن تبدأ – من أن المهمة المعيّنة لك تنتمي حقاً لمهام سير عمل “تجميع الملاحظات”، وليس مهمة لنوع آخر من أنواع سير العمل.

ابحث عن النص “الرجاء مراجعة” في أيٍّ من المواقع التالية:

  • في سطر الموضوع من الإعلام بالمهمة
    ece7b4b9-d8c5-4b7f-8e34-b219fa5dbd33
  • في شريط الرسائل في العنصر المطلوب مراجعته
    33f63de6-b7e2-4f73-b6b6-08ad9068c6c6
  • في عنوان المهمة في الصفحة “حالة سير العمل”
    bff76dcd-6173-4d1e-a57e-2694aeba807b

إذا كان النص الرجاء مراجعة لا يظهر لك في هذه المواقع، فراجع الأمر مع الشخص الذي بدأ سير العمل أو أضافه في الأصل لمعرفة قالب سير العمل الذي يستند إليه — أو ما إذا كان سير عمل مخصصاً. ستجد ارتباطات إلى مقالات حول كيفية استخدام الأنواع الأخرى لمهام سير العمل المضمّنة في منتجات SharePoint في المقطع انظر أيضاً في هذه المقالة.

أما إذا كانت مهمتك ضمن مهام سير عمل تجميع الملاحظات، فاستمر في قراءتك!

الأقسام الموجودة في هذا المقطع

  1. نظرة عامة حول العملية
  2. الوصول إلى العنصر ونموذج المهمة من رسالة الإعلام بالمهمة
  3. الوصول إلى العنصر ونموذج المهمة من القائمة أو المكتبة
  4. مراجعة العنصر
  5. إكمال نموذج المهمة وإرساله
  6. الإعلامات المتأخرة
  7. المطالبة بمهمة المجموعة قبل إكمالها (اختياري)
  8. طلب تغيير في العنصر (اختياري)
  9. إعادة تعيين مهمتك إلى شخص آخر (اختياري)
  10. إكمال مهمة نيابة عن مشارك خارجي (اختياري)

1. نظرة عامة حول العملية

عندما تقوم بتعيين مهمة في سير عمل، يمكنك عادةً التعرف إلى المهمة بإحدى الطرق الثلاث التالية:

  • تلقي إعلام بالمهمة عبر البريد الإلكتروني.
  • فتح مستند Microsoft Office ومشاهدة شريط رسائل يخبرك بأنه قد تم تعيين مهمة ذات صلة لك.
  • التحقق من موقع SharePoint واكتشاف أنه توجد مهمة واحدة أو أكثر قد تم تعيينها لك حالياً.

وعندما تكتشف أنه قد تم تعيين مهمة لك في سير عمل تجميع الملاحظات، عادةً ما تقوم بالإجراءين التاليين:

  • مراجعة العنصر    عليك فتح العنصر ومراجعته.
  • إكمال المهمة    عليك استخدام نموذج المهمة لإرسال نتائج مراجعتك.

لذلك يتضمن إكمال المهمة العناصر الثلاثة التالية غالباً:

  • رسالة الإعلام (التي تتلقاها كبريد إلكتروني)
  • العنصر المرسَل إليك كي تراجعه (الذي تفتحه وتراجعه)
  • نموذج المهمة (الذي تقوم بفتحه وإكماله وإرساله)

وإليك أشكال هذه العناصر الثلاثة.

323ecf8c-91e5-4b1d-94a8-bfe274a44810

ملاحظة   يظهر الزر فتح هذه المهمة على “الشريط” في رسالة الإعلام بالمهمة فقط عند فتح الرسالة في إصدار Outlook الكامل المُثبت، وليس عند فتحها في تطبيق ويب Outlook Web Access.

أعلى المقطع

2. الوصول إلى العنصر ونموذج المهمة من رسالة الإعلام بالمهمة

اتبع الخطوات التالية:

  1. في رسالة الإعلام بالمهمة، وبالتحديد في الإرشادات لإكمال هذه المهمة، انقر فوق الارتباط المؤدي إلى العنصر.
  2. في العنصر المفتوح، انقر فوق الزر فتح هذه المهمة في شريط الرسائل.

9daf925f-7612-4f29-8109-3c389867b8aa

ملاحظة   يظهر الزر فتح هذه المهمة على “الشريط” في رسالة الإعلام بالمهمة فقط عند فتح الرسالة في إصدار Outlook الكامل المُثبت، وليس عند فتحها في تطبيق ويب Outlook Web Access.

أعلى المقطع

3. الوصول إلى العنصر ونموذج المهمة من القائمة أو المكتبة

اتبع الخطوات التالية:

  1. في القائمة أو المكتبة المُخزن فيها العنصر المطلوب مراجعته، انقر فوق الارتباط قيد التقدم المرتبط بالعنصر وسير العمل.
  2. في الصفحة “حالة سير العمل”، انقر فوق عنوان المهمة.
  3. في نموذج المهمة، وبالتحديد في شريط الرسالة يتم تطبيق مهمة سير العمل هذه على، انقر فوق الارتباط المؤدي إلى العنصر.

6dab0a39-baa5-4dc3-b0d0-122e2f1df8b2

أعلى المقطع

4. مراجعة العنصر

العنصر الوارد في هذا المثال هو مستند Microsoft Word.

تلميح    إذا كانت هذه هي مهمة مجموعة — أو بمعنى آخر مهمة واحدة تم تعيينها إلى مجموعة أو قائمة توزيع بأكملها بحيث يمكن لعضو واحد بالمجموعة إكمال المهمة بالنيابة عن المجموعة بأكملها،  فمن المفضل المطالبة بالمهمة قبل مراجعة العنصر. وهذه الطريقة من شأنها تقليل فرصة قيام عضو آخر في المجموعة بمراجعة المقالة أيضاً. للحصول على الإرشادات، انظر القسم 7 في هذا المقطع “لمطالبة بمهمة المجموعة قبل إكمالها‏”.

46765882-3d2b-44e6-8e52-8df72882d1b5

لاحظ شريطي الرسائل الأصفرين أعلى المستند:

خادم للقراءةفقط    يعد هذا المستند مفتوحاً في وضع للقراءة فقط  — بمعنى أنه يمكنك قراءة المستند، لكن لا يمكنك إجراء أية تغييرات فيه.

يملك الشخص الذي يشغّل سير العمل الخيار للسماح بالملاحظات فقط في نموذج المهمة، أو السماح أيضاً بالتغييرات المتعقبة والتعليقات في العنصر نفسه. إذا لم تكن متأكداً إن كان من المفترض لك العمل في العنصر نفسه أم لا، فراجع الأمر مع الشخص الذي بدأ سير العمل، أو الذي أضافه في الأصل. إذا كان من المفترض لك إدراج التغييرات المتعقبة والتعليقات، فانقر فوق الزر تحرير المستند.

بضعة أشياء ينبغي التأكد منها:

  • تأكد من معرفة إن كان يُفترَض لك سحب المستند قبل إدراج تغييراتك المتعقبة وتعليقاتك، أم يُفترَض لك تركه مودَعاً حتى يتمكن العديد من المراجعين من العمل عليه معاً في وقت واحد.
  • تأكد من تشغيل وظيفة تعقب التغييرات قبل إدراج أي تغييرات أو تعليقات. للحصول على مزيد من المعلومات، انظر مقطع السماح في هذه المقالة.
  • تأكد من حفظ تغييراتك على الخادم عند انتهائك من العمل في العنصر. وإن كنت قد قمت بسحب العنصر، فقم بإيداعه من جديد.

مهمة سير العمل    عندما تكون جاهزاً للمتابعة وإرسال نموذج المهمة، انقر فوق الزر فتح هذه المهمة.

أعلى المقطع

5. إكمال نموذج المهمة وإرساله

يبدو نموذج المهمة الخاصة بهمة سير عمل تجميع الملاحظات بهذا الشكل تقريباً.

21dff08a-986a-447d-ba88-617bdc6ef72e

لاحظ أن عنصرَي التحكم الأولين (حذف العنصر وينطبق سير العمل هذا على عنوان العنصر)‏ لا يظهران في نموذج المهمة عندما يُفتح من داخل العنصر المراد مراجعته.

حذف عنصرلحذف هذه المهمة من مثيل سير العمل الحالي، انقر فوق الارتباط هنا.

  • لا يؤدي حذف المهمة إلى حذف العنصر المطلوب مراجعته.
  • تتوقف المهمة التي تم حذفها عن الظهور في مساحة المهام بالصفحة “حالة سير العمل”. (لكن تظل عملية الحذف مسجّلة في منطقة المحفوظات بالصفحة).

ملاحظة    إذا لم تبدأ هذا المثيل من سير العمل، فقد تحتاج إلى الرجوع إلى الشخص الذي بدأه قبل حذف المهمة.

يتم تطبيق مهمة سير العمل هذه على عنوان العنصرلفتح العنصر المطلوب مراجعته، انقر فوق الارتباط هنا.
الحالة، مطلوب من قِبل، تعليقات منضمة، تاريخ الاستحقاقلا يمكنك تحرير الإدخالات أو تغييرها في هذه الحقول الأربعة، لكن يمكنك الاستفادة من المعلومات المعروضة فيها.

لاحظ أن المربع تعليقات منضمة لا يحتوي فقط على أي إرشادات إضافية بشأن كيفية إكمال مهمتك، وإنما يحتوي أيضاً على كل التعليقات المرسَلة في النموذج من قِبل المشاركين الذين أكملوا بالفعل مهامهم في هذا المثيل نفسه من سير العمل.

بالطريقة نفسها، بعد إرسال النموذج الخاص بك، فإن أي نص تُدخله في المربع تعليقات ‏(4) سيظهر أيضاً في المربع تعليقات منضمة لعرضه على المشاركين الذين يعملون بعدك.

تعليقاتاكتب ملاحظاتك أو الصقها هنا.

أي نص يتم إدخاله هنا سيتم تسجيله في محفوظات سير العمل وسيظهر أيضاً في الحقل تعليقات منضمة (3) للمشاركين اللاحقين.

إرسال الملاحظاتبعد الانتهاء من كتابة أي ملاحظات تريد المساهمة بها في الحقل تعليقات ‏(4) و/أو إدراج أي تغييرات متعقبة وتعليقات في العنصر نفسه، انقر فوق هذا الزر لإرسال ملاحظاتك وإكمال مهمتك.

ملاحظة    قبل إجراء أية تغييرات في العنصر نفسه، تأكد من أنه يُفترض لك القيام بذلك. للحصول على مزيد من المعلومات، انظر القسم 4 في هذا المقطع مراجعة العنصر.

إلغاء الأمرلإغلاق نموذج المهمة دون حفظ أي تغييرات أو استجابات، انقر فوق هذا الزر. ستظل المهمة غير مكتملة ومُعيَّنة لك.
طلب تغييرلطلب إجراء تغيير في العنصر الذي تراجعه، انقر فوق هذا الزر.

للحصول على رسم توضيحي للنموذج الذي ستقوم بإدخال تفاصيل طلبك فيه والحصول كذلك على مزيد من الإرشادات، انتقل إلى المقطع  8 طلب تغيير في العنصر في هذا المقطع.

ملاحظة   قد يتم إيقاف تشغيل هذا الخيار لبعض مهام سير العمل.

إعادة تعيين مهمةلإعادة تعيين هذه المهمة إلى شخص آخر، انقر فوق هذا الزر.

للاطلاع على رسم توضيحي للصفحة التي ستُدخل فيها تفاصيل إعادة التعيين، والحصول على مزيد من الإرشادات، انتقل إلى القسم 9 في هذه المقالة “إعادة تعيين مهمتك إلى شخص آخر”.

ملاحظة   قد يتم إيقاف تشغيل هذا الخيار لبعض مهام سير العمل.

أعلى المقطع

6. الإعلامات المتأخرة

إذا تأخر اكتمال مهمة أو مثيل سير عمل بأكمله، يتم إرسال إعلامات تلقائياً إلى:

  • الشخص المعيَّن له المهمة.
  • الشخص الذي بدأ سير العمل (أو الشخص الذي أضاف سير العمل في الأصل، إذا كان البدء تلقائياً).

أعلى المقطع

7. المطالبة بمهمة المجموعة قبل إكمالها (اختياري)

إذا تم تعيين مهمة واحدة فقط إلى مجموعة كاملة تنتمي إليها، فعندئذٍ يمكن لأي عضو بالمجموعة المطالبة بهذه المهمة الواحدة وإكمالها نيابة عن المجموعة بأكملها.

طالب بالمهمة قبل أن تراجع العنصر. ويتم تعين المهمة لك بمجرد أن تطالب بها، ولا يمكن إكمالها من قِبل أي عضو آخر بالمجموعة. (وبذلك يؤدي شخص واحد العمل اللازم).

  1. في صفحة “حالة سير العمل”، أشِر إلى اسم المهمة المعيّنة لمجموعتك إلى أن يظهر سهم.
  2. انقر فوق السهم، وفوق تحرير عنصر ثم في نموذج المهمة انقر فوق الزر مطالبة بالمهمة.
    ee5a3d19-e5eb-4043-aa4e-62535fc1d0ad

عند تحديث صفحة “حالة سير العمل”، يمكنك أن تلاحظ أن المهمة لم تَعُد معيّنة للمجموعة، وإنما لك أنت بالتحديد الآن.

إذا أردت لاحقاً التخلي عن المهمة للمجموعة مرة أخرى دون إكمالها، فاستخدم الخطوات نفسها للعودة إلى نموذج المهمة، لكن انقر الآن فوق الزر تحرير المهمة.

e2e4bb98-c1b6-48ca-97b7-71ae4f0a823d

الرجوع إلى “مراجعة العنصر”

8. طلب تغيير في العنصر (اختياري)

قبل بدء هذه العملية، لاحظ أن سير العمل ربما يكون قد تم إعداده بحيث ينتهي مباشرة إذا تم إجراء أي تغيير في العنصر. ربما يكون من الجيد مراجعة الأمر مع الشخص الذي بدأ سير العمل أو الذي أضافه في الأصل للتأكد من أنه لا بأس من إجراء أي تغيير وانتهاء سير العمل عند هذه النقطة.

وفيما يلي شرح لخيار طلب التغيير بوضعه في سيناريو:

لنفترض أولا أن اسمك وليد.

بعد ذلك، تخيل أن زميل اسمه امتياز قد بدأت سير عمل لتجميع الملاحظات على مستند قام بإنشائه.

عند قيامك بمراجعة مستند امتياز الجديد، تشعر بأن المقدمة أطول مما ينبغي.

يمكنك النقر فوق الزر طلب تغيير في الجزء السفلي من نموذج سير العمل، ثم إكمال هذا النموذج.

079dc467-e4bc-4713-80ae-f7eb3961cf61

طلب التغيير منأدخل الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي تطلب منه التغيير.

(لإرسال طلبك إلى الشخص الذي بدأ هذه المرة من تشغيل سير العمل — أو إلى الشخص الذي أضاف سير عمل تجميع الملاحظات هذا في الأصل، في حالة البدء التلقائي لسير العمل — يمكنك ترك هذا الحقل فارغاً أيضاً).

طلب جديدصِف التغيير الذي تريد إجراءه وأدخل أي معلومات يحتاجها الشخص القائم بالتغيير.

(ستتم إضافة أي نص تُدخله هنا إلى المساحة تعليقات منضمة).

المدة الجديدةقم بإجراء أحد هذه الأمور الثلاثة:

  • للاحتفاظ بتاريخ الاستحقاق الموجود    اترك هذا الحقل فارغاً.
  • لإزالة تاريخ الاستحقاق بالكامل    اكتب الرقم 0.
  • لتحديد تاريخ استحقاق جديد    اكتب رقماً هنا ثم حدد وحدات المدة في الحقل التالي. يحدد الإدخالان معاً الفترة قبل أن تصبح مهمة التغيير مستحقة الأداء.
وحدات المدة الجديدةإذا كنت تحدد مدة مهمة جديدة، فاستخدم هذا الحقل إلى جانب الحقل المدة الجديدة لتحديد الفترة السابقة لاستحقاق أداء المهمة. (على سبيل المثال: 3 أيام أو 1 شهر أو أسبوعان).

عندما تكون كل إدخالات النموذج على النحو الذي تريد، انقر فوق إرسال، وسيتم تمييز مهمتك الحالية بوصفهامكتملة. (ولكن لم ينته الأمر بعد. فسيتم تعيين مهمة مراجعة لك مرة أخرى بعد أن يُكمل امتياز مهمة التغيير).

وحتى ذلك الحين، يتلقى امتياز الإعلام التالي بالبريد الإلكتروني:

3b838a36-7cc5-4f4c-bc15-ffb680950653

يستطيع امتياز أن يعرف – بمجرد أن يقع نظره على سطر الموضوع (رقم 1 في الرسم التوضيحي) – أن هذا ليس مجرد إعلام تجميع ملاحظات عادي، وإنما هو بالأحرى طلب بتغيير شيء ما بشأن العنصر. وستعثر على المعلومات الخاصة بالتغيير الذي تم طلبه تحديداً في النص طلب تغيير من (رقم 2).

يقوم امتياز بسحب العنصر وإجراء التغييرات المطلوبة (أو عدم إجرائها)، ثم يحفظ تغييراتها (إن وُجدت) وإيداع العنصر من جديد. (تذكّر أنه في حالة إعداد سير العمل بحيث ينتهي بمجرد إجراء أي تغيير في العنصر، سيؤدي هذا الإجراء إلى إنهاء سير العمل).

ينتقل امتياز بعد ذلك إلى صفحة “حالة سير العمل” ويفتح مهمة طلب التغيير المعيّنة له من منطقة المهام هناك.
5314e32c-fda0-40fc-b3ca-8254f01cba53

يضيف امتياز أي معلومات يريدها في الحقل تعليقات ثم ينقر فوق إرسال استجابة. ويقوم سير العمل بتنفيذ الإجراءين التاليين:

  • تمييز مهمة طلب التغيير الخاصة بامتياز كـ مكتملة.
  • يقوم بتعيين مهمة مراجعة جديدة لك (بعد إضافة تعليقات امتياز في المنطقة تعليقات منضمة)، ويرسل إليك إعلاماً بهذه المهمة.

يمكنك الآن المتابعة وإكمال مراجعة العنصر بعد إجراء تغيير فيه.

في غضون ذلك، يتم تعقب كل هذه الإجراءات وعرضها في المقطع محفوظات سير العمل في الصفحة “حالة سير العمل”، كما هو مبين في الرسم التوضيحي التالي.

e3527f07-9ab8-43a7-b290-7f1081b00044

فيما يلي رسم تخطيطي للعملية بأكملها.

635669bf-9aca-4c30-bbc6-a798952e3b38

أعلى المقطع

9. إعادة تعيين مهمتك إلى شخص آخر (اختياري)

إذا أردت أن يقوم شخص آخر بإكمال مهمة سير العمل التي تم تعيينها لك، فانقر فوق الزر إعادة تعيين المهمة في نموذج مهمة سير العمل.

يتم عرض هذا النموذج فيما يلي.

9e9521ac-720c-483a-b96e-e75d7823b764

إعادة تعيين المهمة إلىأدخل اسم وعنوان الشخص الذي تريد تعيين هذه المهمة له.

اترك هذا الحقل فارغاً لتعيين هذه المهمة إلى الشخص الذي بدأ سير العمل ، أو إلى الشخص الذي أضاف سير العمل هذا في الأصل إذا كان سير العمل قد بدأ تلقائياً .

طلب جديدأدخل أي معلومات يحتاج إليها الشخص الذي تقوم بتعيين المهمة له لإكمال المهمة. (ستتم إضافة أي نص تُدخله هنا إلى المساحة تعليقات منضمة).
المدة الجديدةقم بإجراء أحد هذه الأمور الثلاثة:

  • للاحتفاظ بتاريخ الاستحقاق الموجود    اترك هذا الحقل فارغاً.
  • لإزالة تاريخ الاستحقاق بالكامل    اكتب الرقم 0.
  • لتحديد تاريخ استحقاق جديد    اكتب رقماً هنا ثم حدد وحدات المدة في الحقل التالي. يحدد الإدخالان معاً الفترة قبل أن تصبح مهمة التغيير مستحقة الأداء.
وحدات المدة الجديدةإذا كنت تحدد مدة مهمة جديدة، فاستخدم هذا الحقل إلى جانب الحقل المدة الجديدة لتحديد الفترة السابقة لاستحقاق أداء المهمة. (على سبيل المثال: 3 أيام أو 1 شهر أو أسبوعان).

عند اكتمال النموذج، انقر فوق إرسال. تم تمييز المهمة بوصفها مكتملة، ويتم تعيين مهمة جديدة للشخص المسؤول الآن عن المهمة، ويتم إرسال إعلام بالمهمة.

يتم تضمين أي معلومات جديدة تقدمها في النص تم التفويض من قِبل في الإعلام بالمهمة الجديدة (رقم 1 في الرسم التوضيحي التالي).

f83e075c-c9d5-4678-a511-a806c2e4f35a

في غضون ذلك، يتم تعقب كل هذه التغييرات وعرضها في القسمين المهام ومحفوظات في الصفحة “حالة سير العمل”، كما هو موضح هنا.

5413c97b-3ec5-464e-94e9-6031bb7b353c

أعلى المقطع

10. إكمال مهمة نيابة عن مشارك خارجي (اختياري)

هناك عملية خاصة لتضمين المشاركين الذين لا ينتمون إلى مؤسستك التي تستخدم SharePoint. في هذه العملية يؤدي أحد أعضاء الموقع دور الوكيل للمشارك الخارجي:

  1. قم بتضمين عنوان البريد الإلكتروني للمشارك الخارجي في الصفحة التعيين إلى المناسبة بالصفحة الثانية من نموذج الاقتران.
  2. يقوم سير العمل بتعيين مهمة المشارك الخارجي فعلياً لعضو الموقع الذي بدأ سير العمل ، أو للعضو الذي أضاف سير العمل في الأصل إذا كان سير العمل قد بدأ تلقائياً. ويؤدي هذا الشخص الذي تم تعيين المهمة له فعلياً دور الوكيل للمشارك الخارجي.
  3. يتلقى عضو الموقع هذا إعلاماً بالمهمة تشتمل على إرشادات لإرسال نسخة من العنصر المطلوب مراجعته إلى المشارك الخارجي. (وفي غضون ذلك، يتلقى المشارك الخارجي نسخة من الإعلام بالمهمة الذي يمكن الاعتماد عليه كتنبيه أو تحذير مفيد).
  4. يرسل عضو الموقع الذي تم تعيين المهمة له فعلياً نسخة من العنصر إلى المشارك الخارجي.
  5. يراجع المشارك الخارجي العنصر ويرسل استجابته إلى عضو الموقع.
  6. عندما تصل استجابة المشارك الخارجي، فإن عضو الموقع يكمل المهمة في منتجات SharePoint بالنيابة عن المشارك الخارجي هذا.

فيما يلي رسم تخطيطي للعملية.

adee6c65-559b-4b7f-abc5-029a5bd343cb1

أعلى المقطع | أعلى المقالة

مراقبة إصدار مشغَّل من سير عمل تجميع الملاحظات، أو ضبطه، أو إيقافه

مراقبة إصدار مشغَّل من سير عمل تجميع الملاحظات، أو ضبطه، أو إيقافه

الموقع المركزي الذي يمكنك من خلاله مراقبة سير عمل قيد التشغيل وتعديله وإيقافه هو الصفحة “حالة سير العمل” لمثيل سير العمل هذا.

سنعرض لك أولاً كيفية الوصول إلى هذه الصفحة ثم بعد ذلك كيفية استخدام الخيارات والمعلومات الموجودة فيها. وسنعرض أخيراً صفحتين أخريين يمكنك الحصول منهما على معلومات إضافية عن المراقبة.

الأقسام الموجودة في هذا المقطع

  1. الوصول إلى الصفحة “حالة سير العمل”
  2. استخدام الصفحة “حالة سير العمل” لمراقبة تقدم سير العمل
  3. تغيير المهام النشطة (مهام تم تعيينها فعلاً)
  4. تغيير المهام المستقبلية (مهام لم يتم تعيينها حتى الآن)
  5. إلغاء تشغيل سير العمل هذا أو إنهاؤه
  6. تحديد مهام سير العمل قيد التشغيل في عنصر
  7. مراقبة مهام سير العمل لمجموعة المواقع بأكملها

1. الوصول إلى الصفحة “حالة سير العمل”

في القائمة أو المكتبة الذي يوجد فيها العنصر، انقر فوق الارتباط قيد التقدم للعنصر وسير العمل المطلوبين.

العنصر الوارد في هذا المثال هو مستند باسم “مسودة الفكرة الأساسية” واسم سير العمل هو “الموافقة 3”.

5bc9dfd3-77a1-421b-afa9-214321ee354b

تفتح عندئذٍ الصفحة “حالة سير العمل”.

ملاحظات

  • إذا كانت القائمة أو المكتبة تحتوي على عدد كبير من العناصر، يمكنك استخدام الفرز و/أو التصفية للعثور بشكل أسرع على العنصر الذي تبحث عنه. وإذا اكتشفت أنك تكرر الفرز و/أو التصفية بالطريقة نفسها، فقد يكون من المفيد إنشاء طريقة عرض مخصصة تقوم بأتمتة هذا الترتيب تحديداً.
  • للوصول إلى الصفحة “حالة سير العمل”، يمكنك أيضاً النقر فوق الارتباط عرض حالة سير العمل هذا في إعلام بريد إلكتروني بعنوان “تم البدء” أو فوق الارتباط عرض محفوظات سير العمل في إعلام بريد إلكتروني بعنوان “تم الاكتمال” فيما يتعلق بمثيل سير العمل الخاص محل الاهتمام.

أعلى المقطع

2. استخدام الصفحة “حالة سير العمل” لمراقبة تقدم سير العمل

يوجد أسفل الرسم التوضيحي في كل قسم بالصفحة “حالة سير العمل” أسئلة المراقبة التي يجيب عنها المقطع.

المقطع معلومات سير العمل

4707fe80-9d1f-4b6d-aeaf-3d924a13610c

الأسئلة المجاب عنها:

  • من بدأ مثيل سير العمل هذا؟
  • متى بدأ هذا المثيل؟
  • متى حدث آخر إجراء في هذا المثيل؟
  • ما العنصر الذي يتم تشغيل هذا المثيل فيه الآن؟
  • ما الحالة الحالية لهذا المثيل؟

قسم المهام

52cce2d1-bc2d-4c57-893d-a1b7880365af

الأسئلة المجاب عنها:

  • ما المهام التي تم إنشاؤها وتعيينها فعلاً، وما حالتها الحالية؟
  • ما المهام التي تم إكمالها فعلاً، وماذا كانت نتيجة كلٍّ منها؟
  • ما تاريخ استحقاق أداء كل مهمة تم إنشاؤها وتعيينها فعلاً؟

لا تظهر في هذا المقطع المهام التي تم حذفها والمهام التي لم يتم تعيينها حتى الآن.

المقطع “محفوظات سير العمل”

a7f20e7c-7805-4616-b629-563099a09997

الأسئلة المجاب عنها:

  • ما الأحداث التي وقعت فعلاً في مثيل سير العمل هذا؟
  • لاحظ أن المهام المتأخرة وإعلامات المهام المتأخرة لا تظهر في هذه المساحة.

أعلى المقطع

3. تغيير المهام النشطة (مهام تم تعيينها فعلاً)

هناك طريقتان لتغيير المهام التي تم تعيينها فعلاً لكن لم يتم إكمالها حتى الآن:

  • تغيير مهمة نشطة واحدة
  • تغيير كل المهام النشطة

تغيير مهمة نشطة واحدة

الأذونات لإجراء أي تغيير على مهمة واحدة تم تعيينها إلى شخص آخر غيرك، يجب أن يكون لديك الإذن “إدارة القوائم”. (تمتلك مجموعة المالكين إذن إدارة القوائم افتراضياً، ولكن لا تمتلكه مجموعة الأعضاء ومجموعة الزائرين). لذلك من الممكن على سبيل المثال الحصول على الأذونات التي تتيح لك بدء سير عمل وليس إجراء تغييرات على مهمة مشارك آخر.

إذا كانت لديك الأذونات اللازمة، فقم بما يلي:

  1. في صفحة “حالة سير العمل”، انقر فوق عنوان المهمة في قائمة المهام.
    7f0197cf-5cb2-46d5-aae5-5538cf0ada75
  2. استخدم نموذج المهمة لإكمال المهمة أو حذفها أو إعادة تعيينها، أو لطلب إجراء تغيير في العنصر.

لمزيد من الإرشادات التفصيلية بشأن كيفية استخدام نموذج المهمة، انظر المقطع إكمال في هذه المقالة.

تغيير كل المهام النشطة

الأذونات تظهر جميع ارتباطات الأوامر الأربعة الموجودة في الرسم التوضيحي التالي على الصفحة “حالة سير العمل” لأي شخص لديه الإذن “إدارة القوائم”. وتظهر الارتباطات الثلاثة الأولى في صفحة الشخص الذي بدأ مثيل سير العمل، ولكن الارتباطإنهاء سير العمل هذالن يظهر إلا إذا كان هذا الشخص لديه أيضاً الإذن “إدارة القوائم”. (مجدداً، تمتلك مجموعة المالكين إذن إدارة القوائم افتراضياً، لكن لا يمتلكه مجموعة الأعضاء ومجموعة الزائرين).

  1. على الصفحة “حالة سير العمل”، في المنطقة الموجودة أسفل المقطع “مرئيات سير العمل” مباشرةً، انقر فوق الارتباط تحديث المهام النشطة لتجميع الملاحظات.
  2. قم بإجراء التغييرات في النموذج الذي يفتح ثم انقر فوق موافق.
    • يتم إرسال الرسائل التي تعكس التغييرات إلى الأشخاص الذين تم تعيين مهام لهم حالياً في هذا التشغيل.
    • المهام المكتملة أو المحذوفة فعلياً والمهام التي لم يتم تعيينها حتى الآن لا تتأثر بالتغييرات التي تجريها في هذا النموذج.
    • إذا كنت تريد إجراء تغييرات في المهام التي لم يتم تعيينها بعدُ، فانظر القسم التالي في هذا المقطع “تغيير المهام المستقبلية”.fed8a78a-7173-413a-821b-343dbf3c443b
مدة كل مهمة، وحدات المدة للاحتفاظ بتاريخ الاستحقاق الموجود    اترك الحقل مدة كل مهمة فارغاً ولا تقم بإجراء أي تغيير على وحدات المدة.

لإزالة تاريخ الاستحقاق بحيث لا يوجد أي تاريخ    اكتب الرقم 0 في مدة كل مهمة.

لتجاوز تاريخ الاستحقاق من خلال إطالة مدة المهمة    استخدم حقلي المدة لتحديد عدد ونوع الوحدات التي تريد إطالة المدة بها.

الطلبلتغيير نص الطلب    قم بإجراء أية تغييرات تريدها في مربع النص.
  1. عندما تكون كل الحقول بالنموذج على النحو الذي تريد، انقر فوق موافق.

يتم عندئذٍ تحديث كل المهام النشطة في المثيل الحالي.

أعلى المقطع

4. تغيير المهام المستقبلية (مهام لم يتم تعيينها حتى الآن)

الأذوناتتظهر جميع ارتباطات الأوامر الأربعة الموجودة في الرسم التوضيحي التالي على الصفحة “حالة سير العمل” لأي شخص لديه الإذن “إدارة القوائم”. وتظهر الارتباطات الثلاثة الأولى في صفحة الشخص الذي بدأ مثيل مهمة سير العمل، ولكن الارتباطإنهاء سير العمل هذا الآنلن يظهر إلا إذا كان هذا الشخص لديه أيضاً الإذن “إدارة القوائم”. (مجدداً، تمتلك مجموعة المالكين إذن إدارة القوائم افتراضياً، لكن لا تمتلكه مجموعة الأعضاء ومجموعة الزائرين).

  1. في صفحة “حالة سير العمل”, في الناحية أسفل قسم “مرئيات سير العمل” مباشرةً، انقر فوق الارتباط إضافة مراجعين أو تحديثهم من تجميع الملاحظات.
  2. قم بإجراء التغييرات في النموذج الذي يفتح ثم انقر فوق تحديث. ملاحظة    إن المهام التي تم إنشاؤها وتعيينها مسبقاً لا تتأثر بالتغييرات التي تجريها في هذا النموذج.

c4bc70bb-a100-4ee7-911b-3d88ed6f4770

المشاركون، الترتيب، توسيع المجموعات

  • لإضافة أو إزالة المشاركين، أو لتغيير ترتيب المهام    إضافة أو إزالة أو إعادة ترتيب عناوين أو أسماء المشاركينالمشاركين في الحقل.
  • لإزالة مرحلة بأكملها انقر في الحقل التعيين إلى لهذه المرحلة، ثم اضغط على CTRL+DELETE‏.

ملاحظة   يمكنك استخدام خانة الاختيارتوسيع المجموعات لتحديد ما إذا كان ينبغي تعيين مهمة واحدة فقط للمجموعة بأكملها أم مهمة واحدة لكل عضو في مجموعات التوزيع المُدرجة.

للحصول على مزيد من المعلومات حول استخدام هذه الحقول، انظر مقطع التخطيط ومقطع “الإضافة” المناسب (‏القائمة/المكتبة أو مجموعة المواقع المشتركة)‏ في هذه المقالة.

الطلب

  • لتغيير نص الطلب    قم بإجراء أية تغييرات تريدها على النص في المربع.
تاريخ الاستحقاق لكافة المهام، مدة كل مهمة، وحدات المدة

  • لتغيير تاريخ الاستحقاق في التقويم أو إزالته    احذف التاريخ الموجود ثم أدخل تاريخاً جديداً، أو اترك الحقل فارغاً لإزالة تاريخ الاستحقاق المعين تماماً. (لا تكتب الرقم صفر في هذا الحقل. يجب أن يحتوي هذا الحقل على قيمة تاريخ تقويم أو يُترك فارغاً).
  • للاحتفاظ بالمدة الموجودة    اترك الحقل مدة كل مهمة فارغاً ولا تقم بإجراء أي تغيير على وحدات المدة.
  • لإزالة المدة بحيث لا توجد أية مدة    اكتب الرقم 0 في مدة كل مهمة.
  • لإطالة مدة المهمة    استخدم حقلي المدة لتحديد عدد ونوع الوحدات التي تريد إطالة المدة بها. للحصول على مزيد من المعلومات حول تعيين تواريخ الاستحقاق والمُدد، انظر مقطع التخطيط في هذه المقالة.
  1. عندما تكون كل الحقول بالنموذج على النحو الذي تريد، انقر فوق موافق.

ستظهر التغييرات في كل المهام المستقبلية في المثيل الحالي.

أعلى المقطع

5. إلغاء تشغيل سير العمل هذا أو إنهاؤه

هناك طريقتان يمكنك بهما إيقاف مثيل مشغّل من سير العمل قبل اكتماله بشكل طبيعي:

  • إلغاء سير العمل    يتم إلغاء جميع المهام، ولكن يتم الاحتفاظ بها في مساحة المهام في الصفحة “حالة سير العمل”.
  • إنهاء سير العمل هذا    يتم إلغاء جميع المهام وحذفها من مساحة المهام في الصفحة “حالة سير العمل”. (ولكنها ستظل ظاهرة في مساحة محفوظات سير العمل).

فيما يلي إرشادات بشأن كلتا الطريقتين.

الإلغاء (يتم إلغاء كل المهام لكن يتم الاحتفاظ بها في قائمة المهام ومحفوظات المهام)

الأذونات تظهر جميع ارتباطات الأوامر الأربعة الموجودة في الرسم التوضيحي التالي على الصفحة “حالة سير العمل” لأي شخص لديه الإذن “إدارة القوائم”. وتظهر الارتباطات الثلاثة الأولى في صفحة الشخص الذي بدأ مثيل سير العمل، ولكن الارتباطإنهاء سير العمل هذالن يظهر إلا إذا كان هذا الشخص لديه أيضاً الإذن “إدارة القوائم”. (مجدداً، تمتلك مجموعة المالكين إذن إدارة القوائم افتراضياً، لكن لا يمتلكه مجموعة الأعضاء ومجموعة الزائرين).

إذا لم يعد هناك حاجة إلى مثيل سير العمل هذا أو لم تعد تريده، فمن الممكن إيقافه.

  • في صفحة “حالة سير العمل”, في المنطقة أسفل قسم “مرئيات سير العمل” مباشرةً، انقر فوق الارتباط إلغاء كل مهام تجميع الملاحظات.

يتم إلغاء كل المهام الحالية وينتهي سير العمل بالحالة ملغى. وتظل المهام المُلغاة مدرجة في مساحة المهام ومساحة محفوظات سير العمل.

الإنهاء (يتم حذف كل المهام من قائمة المهام لكن يتم الاحتفاظ بها في المحفوظات)

الأذونات تظهر جميع ارتباطات الأوامر الأربعة الموجودة في الرسم التوضيحي التالي على الصفحة “حالة سير العمل” لأي شخص لديه الإذن “إدارة القوائم”. وتظهر الارتباطات الثلاثة الأولى في صفحة الشخص الذي بدأ مثيل سير العمل، ولكن الارتباطإنهاء سير العمل هذالن يظهر إلا إذا كان هذا الشخص لديه أيضاً الإذن “إدارة القوائم”. (مجدداً، تمتلك مجموعة المالكين إذن إدارة القوائم افتراضياً، لكن لا يمتلكه مجموعة الأعضاء ومجموعة الزائرين).

إذا حدث خطأ أو توقف سير العمل وفشل في الاستجابة، فمن الممكن إنهاؤه.

  • في الصفحة “حالة سير العمل”، في المساحة أسفل المقطع مرئيات سير العمل مباشرةً، انقر فوق الارتباط إنهاء سير العمل هذا.

يتم إلغاء كل المهام التي تم إنشاؤها من خلال سير العمل ويتم حذفها من مساحة المهام في الصفحة “حالة سير العمل”، لكنها تظل ظاهرة في مساحة محفوظات سير العمل. وينتهي سير العمل بالحالة ملغى.

أعلى المقطع

6. تحديد مهام سير العمل قيد التشغيل في عنصر

توجد في صفحة مهام سير العمل لأي عنصر قائمة بمهام سير العمل قيد التشغيل حالياً في هذا العنصر.

  1. انتقل إلى القائمة أو المكتبة التي تم حفظ العنصر فيها.
  2. انقر فوق الأيقونة أمام اسم العنصر لتحديد العنصر، ثم فوق علامة التبويب ملفات في الشريط، وفي مجموعة مهام سير العمل، انقر فوق مهام سير العمل.
  3. في مهام سير العمل: ستجد في الصفحة اسم العنصر، ضمن مهام سير العمل قيد التشغيل، قائمة بالمثيلات قيد التشغيل حالياً في العنصر.

ملاحظة    تجدر الاشارة إلى أنه لا يمكن تشغيل مثيلات متعددة من إصدار سير عمل واحد على العنصر نفسه في وقت واحد. على سبيل المثال، لنفترض أنه تمت إضافة إصدارَي سير عمل، كلاهما يستند إلى قالب تجميع الملاحظات. أحدهما يُسمى “ملاحظات التخطيط”، والآخر يسمى “ملاحظات الميزانية”. عند التشغيل على أي عنصر واحد في أي وقت واحد، يمكن تشغيل مثيل واحد لكلٍّ من “ملاحظات التخطيط” و”ملاحظات الميزانية”، لكن لا يمكن تشغيل مثيلين اثنين من سير العمل هذا أو ذاك.

أعلى المقطع

7. مراقبة مهام سير العمل لمجموعة المواقع بأكملها

يمكن لمسؤولي مجموعة المواقع المشتركة عرض ما يلي بمجرد النظر:

  • عدد مهام سير العمل المستندة إلى كل قالب سير عمل موجود حالياً في مجموعة المواقع المشتركة.
  • مدى وجود كل قالب سير عمل بحالة نشطة أو غير نشطة حالياً في مجموعة المواقع المشتركة.
  • عدد مثيلات إصدارات سير العمل المستندة إلى كل قالب سير عمل قيد التشغيل حالياً في مجموعة المواقع المشتركة.

وإليك كيفية إجراء ذلك:

  1. افتح الصفحة الرئيسية لمجموعة المواقع المشتركة، (وليس الصفحة الرئيسية لموقع أو موقع فرعي داخل المجموعة).
  2. انقر فوق رمز إعدادات ، وانقر فوق إعدادات الموقع.
  3. في الصفحة “إعدادات الموقع”، ضمن إدارة الموقع، انقر فوق مهام سير العمل.

تفتح عندئذٍ صفحة مهام سير العمل وتعرض المعلومات.

ما الخطوة التالية؟

إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي يتم فيها تشغيل هذا الإصدار من سير العمل، فقد تحتاج إلى اتباع الإرشادات في المقطع مراجعة بهذه المقالة لعرض الأحداث في المثيل واستكشاف مدى عمل سير العمل على النحو الذي تريد.

أعلى المقطع | أعلى المقالة

مراجعة نتائج سير عمل تجميع الملاحظات وإنشاء التقارير

مراجعة نتائج سير عمل تجميع الملاحظات وإنشاء التقارير

بعد اكتمال مثيل سير العمل يمكنك مراجعة الأحدث التي تم تسجيلها في محفوظاته. (يمكنك الوصول إلى سجل أي مثيل لمدة تصل إلى 60 يوماً بعد اكتمال المثيل).

هام    تجدر الاشارة إلى أنه يتم توفير محفوظات سير العمل لأغراض الرجوع إليها بشكلٍ غير رسمي فحسب. ولا يمكن استخدامها في التدقيقات الرسمية أو أي أغراض استدلالية قانونية أخرى.

يمكنك أيضاً تشغيل تقارير بشأن الأداء العام لسير العمل عبر المثيلات.

الأقسام الموجودة في هذا المقطع

  1. مراجعة الأحداث في أحدث مثيل
  2. الوصول إلى محفوظات المثيل لمدة تصل إلى 60 يوماً
  3. إنشاء تقارير أداء سير العمل

1. مراجعة الأحداث في أحدث مثيل

طالما يظل العنصر في نفس القائمة أو المكتبة وإلى أن يتم تشغيل نفس سير العمل مرة أخرى في نفس هذا العنصر، يمكن الوصول إلى محفوظات أحدث مثيل من القائمة أو المكتبة.

لعرض الصفحة “حالة سير العمل” لأحدث مثيل سير عمل قيد التشغيل في أي عنصر:

  • في القائمة أو المكتبة الذي يوجد بها العنصر، انقر فوق الارتباط قيد التقدم للعنصر وسير العمل المطلوبين.

العنصر الوارد في هذا المثال هو مستند باسم مسودة الفكرة الأساسية واسم سير العمل هو الموافقة على المستند الجديد.

9a0707e5-c8bb-45cb-be64-26d5024e9183

في الصفحة “حالة سير العمل”، يوجد المقطع محفوظات سير العمل بالقرب من الجزء السفلي.

a7f20e7c-7805-4616-b629-563099a099971

أعلى المقطع

2. الوصول إلى محفوظات المثيل لمدة تصل إلى 60 يوماً

ماذا لو كنت تريد مراجعة محفوظات مثيل بعد أن قمت بتشغيل نفس سير العمل مرة أخرى في نفس العنصر؟

يمكنك في الواقع إجراء ذلك لمدة تصل إلى 60 يوماً من إحدى نقطتي إدخال، هما: القائمة أو المكتبة، أو الإعلام باكتمال سير العمل. (تحتفظ منتجات SharePoint بمحفوظات مهام سير العمل لمدة ستين يوماً.)

من القائمة أو المكتبة

  1. انتقل إلى القائمة أو المكتبة التي تم حفظ العنصر فيها.
  2. انقر فوق الأيقونة أمام اسم العنصر لتحديد العنصر، ثم فوق علامة التبويب ملفات في الشريط، وفي مجموعة مهام سير العمل، انقر فوق مهام سير العمل.
  3. في مهام سير العمل: الصفحة اسم العنصر ضمن مهام سير العمل المكتملة، انقر فوق اسم أو حالة مثيل سير العمل الذي تريد مراجعته.
    e9458677-0716-495a-bda8-02d4ea90fa75
    تفتح عندئذٍ الصفحة “حالة سير العمل” لهذا المثيل.

من الإعلام باكتمال سير العمل

  • افتح الإعلام باكتمال سير العمل للمثيل الذي تريد مراجعته ثم انقر فوق الارتباط عرض محفوظات سير العمل.

698c7c79-d0fa-417a-931b-b92a186352ee
تفتح عندئذٍ الصفحة “حالة سير العمل” لهذا المثيل.

للاحتفاظ بكل الإعلامات بالاكتمال، قد تحتاج إلى إنشاء قاعدة Outlook. قم بإعداد القاعدة بحيث يتم نسخ كل الرسائل الواردة التي تشتمل على النص تم الاكتمال في بسطر الموضوع إلى مجلدها الخاص المستقل. (تأكد من أن قواعد Outlook تعمل على نسخ الرسائل الواردة دون أن تنقلها؛ وإلا فلن تظهر هذا الرسائل في علبة الوارد). لمعرفة المزيد حول كيفية إنشاء قواعد Outlook ، انظر المقالة إدارة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام القواعد.

أعلى المقطع

3. إنشاء تقارير أداء سير العمل

لمعرفة كيفية أداء إصدارات سير العمل بوجه عام  وبمرور الوقت وفي العديد من المثيلات ، يمكنك إنشاء أحد تقريرين محددين مسبقاً أو كليهما معاً:

  • تقرير مدة النشاط    استخدم هذا التقرير لعرض متوسطات المدة التي يستغرقها كل نشاط للاكتمال داخل سير العمل، إلى جانب المدة التي يستغرقها كل تشغيل أو مثيل لسير العمل هذا حتى يكتمل.
  • تقرير الإلغاءات والأخطاء    استخدم هذا التقرير لمعرفة ما إذا كان سير العمل يتعرض للإلغاء أم يواجه أخطاء بشكلٍ متكرر قبل الاكتمال.

إنشاء التقارير المتوفرة لسير العمل

  1. في القائمة أو المكتبة، وبالتحديد في العمود الحالة لسير العمل هذا، انقر فوق أي ارتباط معلومات حالة.
    81e2bb2c-afea-4d30-b64e-0f7fd05d572f
  2. في الصفحة “حالة سير العمل”، وبالتحديد ضمن محفوظات سير العمل، انقر فوق عرض تقارير سير العمل.
    7c59d4b1-81e5-47cb-ad09-0f0e813aef00
  3. حدد موقع سير العمل الذي تريد عرض تقرير له ثم انقر فوق اسم التقرير الذي تريد عرضه.
    2b760fe3-5038-418b-a240-417d8b941a4f
  4. في الصفحة تخصيص، احتفظ بالموقع الذي يتم إنشاء ملف التقرير فيه أو قم بتغييره ثم انقر فوق موافق.
    a2e1f2a3-40b0-41d4-9331-bfb49148db7b
    يتم إنشاء التقرير وحفظه في الموقع المحدد.
  5. عندما يكتمل التقرير يمكنك النقر فوق الارتباط المبين في الرسم التوضيحي التالي لعرضه. وإلا، فانقر فوق موافق للإنهاء وإغلاق مربع الحوار. (عندما تكون جاهزاً في وقت لاحق لعرض التقرير، ستجده في الموقع الذي حددته في الخطوة السابقة).
    eb0a94b8-957e-4e95-a5ab-775002ca3db5

ما الخطوة التالية؟

إذا كان سير العمل يؤدي وظائفه على النحو الذي تريد، فأنت بذلك جاهز تماماً لاستخدامه.

إذا كان هناك أي شيء تريد تغييره بشأن كيفية عمله، فانظر المقطع تغيير في هذه المقالة.

أعلى المقطع | أعلى المقالة

إجراء تغييرات في سير عمل تجميع ملاحظات، أو تعطيله، أو حذفه

إجراء تغييرات في سير عمل تجميع ملاحظات، أو تعطيله، أو إزالته

بعد أن تقوم بتشغيل أول مثيل لإصدارك الجديد من سير عمل تجميع الملاحظات، ومراجعة نتائجه، يمكنك إجراء تغيير واحد أو أكثر في طريقة تكوين سير العمل.

وربما تريد أيضاً إجراء تغييرات أخرى على التكوين في مرات عديدة.

وأخيراً، يمكنك – في أي مرحلة ما – تعطيل سير العمل لمدة أقصر أو أطول، لكن دون إزالته — كما يمكنك فعلاً أن تختار إزالته تماماً.

الأقسام الموجودة في هذا المقطع

  1. تغيير الإعدادات الدائمة لسير عمل
  2. تعطيل سير عمل أو إزالته

1. تغيير الإعدادات الدائمة لسير عمل

لإجراء تغييرات دائمة في إعدادات سير عمل حالي، يمكنك فتح وتحرير نموذج الاقتران المُستخدَم أصلاً في إضافته.

في حالة تشغيل سير العمل في قائمة أو مكتبة واحدة فقط

  1. افتح القائمة أو المكتبة الذي يتم فيها تشغيل سير العمل.
  2. من الشريط، انقر فوق علامة التبويب قائمة أو مكتبة. ملاحظة   يمكن أن يختلف اسم علامة التبويب حسب نوع القائمة أو المكتبة. على سبيل المثال، ستجد في قائمة التقويم أن علامة التبويب هذه اسمها التقويم.
  3. في المجموعة إعدادات، انقر فوق إعدادات سير العمل.
  4. في صفحة “إعدادات سير العمل”، ضمن اسم سير العمل (انقر لتغيير الإعدادات)، انقر فوق اسم سير العمل الذي تريد تغيير إعداداته. ملاحظة    إذا لم يظهر سير عمل “تجميع الملاحظات” الذي تريده في القائمة، فقد يكون مقترناً بنوع محتوى واحد فقط. يخضع أي سير عمل يظهر في هذه القائمة لعنصر تحكم إظهار اقترانات سير العمل من هذا النوع أعلى القائمة. (راجع الرسم التوضيحي.) انتقل بين خيارات نوع المحتوى في القائمة المنسدلة لاكتشاف الخيار الذي يؤدي إلى عرض سير العمل المطلوب. عندما يظهر سير العمل المطلوب في القائمة، انقر فوق اسمه.
  5. قم بإجراء التغييرات التي تريدها وحفظها في نموذج الاقتران المكون من صفحتين والذي تم استخدامه أصلاً لإضافة سير العمل. ملاحظة    لمزيد من المعلومات حول الحقول وعناصر التحكم في نموذج الاقتران، راجع المقطعتخطيط والمقطع “إضافة” المناسب(قائمة/مكتبة أو مجموعة مواقع مشتركة)‏ في هذه المقالة.

في حالة تشغيل سير العمل في كل القوائم والمكتبات في مجموعة المواقع المشتركة

  1. افتح الصفحة الرئيسية لمجموعة المواقع المشتركة، (وليس الصفحة الرئيسية لموقع أو موقع فرعي داخل المجموعة).
  2. انقر فوق رمز إعدادات ، وانقر فوق إعدادات الموقع.
  3. في الصفحة “إعدادات الموقع”، ضمن معارض الصور، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.
  4. في الصفحة “أنواع محتويات الموقع”، انقر فوق اسم نوع محتوى الموقع الذي يتم تشغيل سير العمل فيه.
  5. في الصفحة الخاصة بنوع المحتوى المحدد، وبالتحديد ضمنإعدادات،‏ انقر فوقإعدادات سير العمل.
  6. في صفحة “إعدادات سير العمل”، ضمن اسم سير العمل (انقر لتغيير الإعدادات)، انقر فوق اسم سير العمل الذي تريد تغيير إعداداته.
  7. قم بإجراء التغييرات التي تريدها وحفظها في نموذج الاقتران المكون من صفحتين والذي تم استخدامه أصلاً لإضافة سير العمل. ملاحظة    لمزيد من المعلومات حول الحقول وعناصر التحكم في نموذج الاقتران، راجع المقطعتخطيط والمقطع “إضافة” المناسب(قائمة/مكتبة أو مجموعة مواقع مشتركة)‏ في هذه المقالة.

أعلى المقطع

2. تعطيل سير عمل أو إزالته

في حالة تشغيل سير العمل في قائمة أو مكتبة واحدة فقط

  1. افتح القائمة أو المكتبة الذي يتم فيها تشغيل سير العمل.
  2. من الشريط، انقر فوق علامة التبويب قائمة أو مكتبة. ملاحظة   يمكن أن يختلف اسم علامة التبويب حسب نوع القائمة أو المكتبة. على سبيل المثال، ستجد في قائمة التقويم أن علامة التبويب هذه اسمها التقويم.
  3. في المجموعة إعدادات، انقر فوق إعدادات سير العمل.
  4. في الصفحة إعدادات سير العمل، انقر فوق الارتباط إزالة مهمة سير عمل.
    e530d289-271e-4544-a95b-4089dfe58444
  5. استخدم النموذج في الصفحة إزالة مهام سير العمل لتعطيل مهام سير العمل أو إعادة تمكينها أو إزالتها.
    f5c2a02f-f732-4065-b9d4-9f3439464861

هناك خمسة أعمدة في النموذج:

  • سير العمل    اسم سير العمل.
  • مثيلات    عدد مثيلات سير العمل قيد التشغيل على العناصر حالياً.
  • السماح    خيار يؤدي إلى تمكين متابعة تشغيل سير العمل كالمعتاد.
  • لا توجد مثيلات جديدة    خيار يتيح إمكانية اكتمال أي مثيلات لسير العمل قيد التشغيل حالياً، لكنه يؤدي إلى تعطيل سير العمل عن طريق جعله غير متوفر لتشغيل أي مثيلات جديدة. (هذا الإجراء يمكن التراجع عنه. لإعادة تمكين سير العمل في وقت لاحق، ارجع إلى هذه الصفحة وحدد سماح).
  • إزالة    خيار يؤدي إلى إزالة سير العمل من القائمة أو المكتبة تماماً. ويتم إنهاء كل المثيلات قيد التشغيل في الحال، ويتوقف العمود الخاص بسير العمل هذا عن الظهور في الصفحة الخاصة بالقائمة أو المكتبة. (هذا الإجراء لا يمكن التراجع عنه).

أعلى المقطع

في حالة تشغيل سير العمل في كل القوائم والمكتبات في مجموعة المواقع المشتركة

  1. افتح الصفحة الرئيسية لمجموعة المواقع المشتركة، (وليس الصفحة الرئيسية لموقع أو موقع فرعي داخل المجموعة).
  2. انقر فوق رمز إعدادات ، وانقر فوق إعدادات الموقع.
  3. في الصفحة “إعدادات الموقع”، ضمن معارض الصور، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.
  4. في الصفحة “أنواع محتويات الموقع”، انقر فوق اسم نوع محتوى الموقع الذي يتم تشغيل سير العمل فيه.
  5. في الصفحة الخاصة بنوع المحتوى المحدد، وبالتحديد ضمنإعدادات، انقر فوق إعدادات سير العمل.
  6. في الصفحة “إعدادات سير العمل”، انقر فوق الارتباط إزالة مهمة سير عمل.
  7. استخدم النموذج في الصفحة إزالة مهام سير العمل لتعطيل مهام سير العمل أو إعادة تمكينها أو إزالتها.
    f5c2a02f-f732-4065-b9d4-9f34394648611

هناك خمسة أعمدة في النموذج:

  • سير العمل    اسم سير العمل.
  • مثيلات    عدد مثيلات سير العمل قيد التشغيل على العناصر حالياً.
  • السماح    خيار يؤدي إلى تمكين متابعة تشغيل سير العمل كالمعتاد.
  • لا توجد مثيلات جديدة    خيار يتيح إمكانية اكتمال أي مثيلات لسير العمل قيد التشغيل حالياً، لكنه يؤدي إلى تعطيل سير العمل عن طريق جعله غير متوفر لتشغيل أي مثيلات جديدة. (هذا الإجراء يمكن التراجع عنه. لإعادة تمكين سير العمل في وقت لاحق، ارجع إلى هذه الصفحة وحدد سماح).
  • إزالة    خيار يؤدي إلى إزالة سير العمل من مجموعة المواقع المشتركة تماماً. ويتم إنهاء كل المثيلات قيد التشغيل في الحال، ويتوقف العمود الخاص بسير العمل هذا عن الظهور في الصفحة الخاصة بالقائمة أو المكتبة. (هذا الإجراء لا يمكن التراجع عنه).

ما الخطوة التالية؟

إذا كنت قد أجريت أي تغييرات، فقم بتشغيل مثيل اختبار لسير العمل للتحقق مرة أخرى من تأثيرات التغييرات.

أعلى المقطع

مزيد من التخصيص

هناك مجموعة كبيرة ومتنوعة من الطرق لإضفاء المزيد من التخصيص على مهام سير العمل المضمّنة في منتجات SharePoint.

يمكنك أيضاً إنشاء مهام سير عمل مخصصة من البداية.

يمكنك استخدام أيٍّ من البرامج التالية أو استخدامها كلها:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    يمكن استخدامه لتخصيص نماذج سير العمل وإجراءاته وسلوكياته.
  • Microsoft Visual Studio    يمكن استخدامه لإنشاء إجراءات سير العمل المخصصة الخاصة بك.

الكاتب Geek4arab

Geek4arab

مواضيع متعلقة

اترك رداً