استخدام دمج المراسلات لإنشاء رسائل ومستندات أخرى وطباعتها

img
Word 2013 0 Geek4arab الوسوم:,
استخدم دمج المراسلات عندما تريد إنشاء مجموعة من المستندات، مثل رسالة نموذجية يتم إرسالها إلى العديد من العملاء أو ورقة تسميات العنوان. تحتوي كل رسالة أو تسمية على نفس نوع المعلومات غير أن المحتوى يكون فريداً. على سبيل المثال، في الرسائل التي تقوم بإرسالها إلى العملاء لديك، يمكن تخصيص كل رسالة لمخاطبة كل عميل باسمه. ترد البيانات الفريدة الموجودة في كل رسالة أو تسمية من الإدخالات في مصدر البيانات.

تتطلب عملية دمج المراسلات الخطوات الإجمالية التالية:

  1. إعداد المستند الأساسي. يحتوي المستند الأساسي على النص والرسومات التي هي نفسها بالنسبة لكل إصدار من المستند المدمج. على سبيل المثال، عنوان المرسل أو التحية في رسالة نموذجية.
  2. اتصال المستند بمصدر بيانات. مصدر البيانات عبارة عن ملف يحتوي على المعلومات المراد دمجها في مستند. على سبيل المثال، أسماء مستلمي الرسالة وعناوينهم.
  3. تنقية قائمة المستلمين أو العناصر. يقوم Microsoft Office Word بإنشاء نسخة من المستند الأساسي لكل عنصر أو سجل في ملف البيانات. إذا كان ملف البيانات الخاص بك قائمة بريدية، فمن المحتمل أن تكون هذه العناصر مستلمي المراسلات. إذا أردت إنشاء نسخ لعناصر معينة فقط في ملف البيانات، يمكنك اختيار أي العناصر (السجلات) التي سيتم تضمينها.
  4. إضافة عناصر نائبة، اسمها حقول دمج المراسلات، إلى المستند. عند القيام بدمج المراسلات، يتم ملء حقول دمج المراسلات بالمعلومات الموجودة في ملف البيانات الخاص بك.
  5. معاينة الدمج وإكماله. يمكنك معاينة كل نسخة من المستند قبل طباعة المجموعة كاملةً.

يتم استخدام الأوامر الموجودة على علامة التبويب مراسلات لتنفيذ دمج المراسلات.

تلميح   يمكنك أيضاً تنفيذ عملية دمج للمراسلات باستخدام جزء المهام دمج المراسلات الذي يؤدي خطوةً خطوة نحو العملية. لاستخدام جزء المهام، في المجموعة بدء دمج المراسلات ضمن علامة التبويب مراسلات، انقر فوق بدء دمج المراسلات، ثم انقر فوق معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة.

05a6cb80-3a32-4020-80b7-61bb894a65f42

 

إعداد المستند الأساسي

  1. ابدأ Word.

    يتم فتح مستند فارغ بشكل افتراضي. اتركه مفتوحاً. إذا قمت بإغلاقه، لن تتوفر الأوامر الموجودة في الخطوة التالية.

  2. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق بدء دمج المراسلات.

    9cfd7835-a236-4e56-bf70-dc1a3ca023c826

  3. انقر فوق نوع المستند الذي تريد إنشاءه.

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء:

  • مجموعة مغلفات     عنوان المرسل هو نفسه الموجود على كافة المغلفات، لكن عنوان الوجهة هو عنوان فردي على كل مغلف. انقر فوق مغلفات، ثم حدد التفضيلات الخاصة بحجم المغلفات وتنسيق النصوص ضمن علامة التبويب خيارات المغلفات لمربع الحوار خيارات المغلف.
  • مجموعة تسميات للعناوين    توضح كل تسمية اسم الشخص وعنوانه، لكن الاسم والعنوان على كل تسمية يكونان فرديين. انقر فوق تسميات، ثم حدد التفضيلات الخاصة بنوع التسمية في مربع الحوار خيارات التسمية.
  • مجموعة رسائل نموذجية أو رسائل بريد إلكتروني     المحتوى الأساسي هو نفسه في كافة الرسائل، لكن كل منها تحتوي على معلومات خاصة بكل مستلم على حدة، مثل الاسم أو العنوان أو أية معلومات أخرى. انقر فوق رسائل أو رسائل بريد إلكتروني لإنشاء هذه الأنواع من المستندات.
  • كتالوج أو دليل    يتم إظهار نفس نوع المعلومات، مثل الاسم والوصف، لكن الاسم والوصف في كل مستند يكونان فرديين. انقر فوق دليل لإنشاء هذا النوع من المستند.

استئناف عملية دمج المراسلات

إذا احتجت إلى إيقاف العمل في دمج المراسلات، فيمكنك حفظ المستند الأساسي واستئناف الدمج لاحقاً. يحتفظ Microsoft Office Word بمصدر البيانات ومعلومات الحقل. إذا كنت تستخدم جزء المهام دمج المراسلات، يعود Word إلى مكانك في جزء المهام عندما تستأنف عملية الدمج.

  1. افتح المستند عندما تصبح جاهزاً لاستئناف عملية الدمج.

    يعرض Word رسالةً تطلب منك تأكيد ما إذا كنت تريد فتح المستند الذي سيقوم بتشغيل الأمر SQL أم لا.

  2. نظراً لاتصال هذا المستند بمصدر بيانات وأنك تريد استرداد البيانات، انقر فوق نعم. إذا كنت تقوم بفتح مستند لم تدرك أنه متصل بمصدر بيانات، يمكنك النقر فوق لا لمنع وصول يحتمل أن يكون ضاراً إلى البيانات.

    يظهر نص المستند مع الحقول التي أدرجتها.

  3. انقر فوق علامة التبويب مراسلات، واستأنف العمل.

أعلى الصفحة

 

اتصال المستند بمصدر بيانات

لدمج معلومات في المستند الأساسي، يجب اتصال المستند بمصدر بيانات أو ملف بيانات. إذا لم يكن لديك بالفعل ملف بيانات، يمكنك إنشاؤه أثناء عملية دمج المراسلات.

اختيار ملف بيانات

  1. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق تحديد المستلمين.

    9cfd7835-a236-4e56-bf70-dc1a3ca023c824

  2. قم بأحد مما يلي:
    • إذا أردت استخدام قائمة جهات الاتصال في Outlook، انقر فوق تحديد من جهات اتصال Outlook.

      تلميحات لاستخدام قائمة “جهات اتصال Outlook”

      عادةً ما يعتبر الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” عملية مباشرة، لكن قد تقابل مشكلة ما. إليك بعض الحلول للمشاكل العامة التي قد تقابلها.

      • تعذر العثور على المجلد “جهات اتصال Outlook” للاتصال به.
      • تلقي رسائل خطأ حول عملاء البريد والجداول.
      • تعذر الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” في المجلدات العامة.
      • أريد استخدام دفتر عناوين Outlook Express كمجلد “جهات الاتصال” الخاص بي، لكن يتعذر على الاتصال به.

        تعذر العثور على المجلد “جهات اتصال Outlook”

        قد يتعين عليك تشغيل الخاصية إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني في Outlook أو تغيير ملف تعريف بيانات المستخدم لـ Outlook.

        تشغيل الخاصية “إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني”

      • في Microsoft Office Outlook، من القائمة انتقال، انقر فوق جهات الاتصال.
      • انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد جهات الاتصال الذي يحتوي على المعلومات التي تريد استخدامها لدمج المراسلات، ثم انقر فوق خصائص.
        ecc80c50-a956-42a1-bbb4-fcf0a470533c3
      • ضمن علامة التبويب دفتر عناوين Outlook، تأكد من تحديد خانة الاختيار إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني، ثم انقر فوق موافق.

        الرجوع إلى تلميحات Outlook

        تغيير ملف تعريف المستخدم لـ Outlook

        ملف تعريف المستخدم لـ Outlook عبارة عن مجموعة من حسابات البريد الإلكتروني ودفاتر العناوين. عادةً ما تحتاج إلى ملف تعريف واحد — لكنك إذا قمت بمشاركة جهاز الكمبيوتر الخاص بك مع أشخاص آخرين أو استخدمت دفاتر عناوين مختلفة لأغراض أخرى، يمكنك إعداد أكثر من ملف تعريف. إذا كنت تستخدم عند بدء عملية دمج المراسلات ملف تعريف لا يتضمن المجلد “جهات الاتصال” الذي تريد استخدامه، فلن يتوفر ذلك المجلد.

        للتبديل إلى ملف تعريف مستخدم مختلف، قم بإعادة تشغيل Outlook. إذا تم مطالبتك بملف تعريف، اختر ملف التعريف الذي يتضمن المجلد “جهات الاتصال” الذي تريد استخدامه في دمج المراسلات.

        إذا لم تطالب بملف تعريف وأنك تعرف أنه لديك أكثر من ملف، قد تحتاج إلى إعداد Outlook بحيث يطالبك بذلك. للقيام بذلك:

      • قم بإغلاق Outlook.
      • في لوحة التحكم، انتقل إلى”طريقة العرض الكلاسيكية”، ثم انقر فوق بريد.
      • انقر فوق إظهار ملفات التعريف.
      • لكي تطالب بتحديد ملف تعريف كلما قمت بتشغيل Outlook، انقر فوق المطالبة بتعيين ملف تعريف لاستخدامه، ثم انقر فوق موافق.
        الرجوع إلى تلميحات Outlook

        تلقي رسائل خطأ حول عملاء البريد والجداول.

        إذا حاولت الاتصال بالمجلد “جهات الاتصال” أثناء دمج المراسلات في Word ولم يتم إعداد Outlook كبرنامج البريد الإلكتروني الافتراضي في Windows Internet Explorer، ستتلقى رسالة خطأ تقول:

        “إما أنه لا يوجد عميل بريد افتراضي أو أنه يتعذر على عميل البريد الحالي الإيفاء بمطلب المراسلة. الرجاء تشغيل Microsoft Office Outlook وتعيينه كعميل بريد افتراضي.”

        لتفادي تلقي هذه الرسالة أثناء دمج المراسلات، قم بما يلي:

      • قم بإنهاء Word.
      • من القائمة أدوات في Internet Explorer، انقر فوق خيارات إنترنت، ثم انقر فوق علامة التبويب برامج.
      • ضمن بريد إلكتروني، انقر فوق Microsoft Office Outlook، ثم انقر فوق موافق.

        ابدأ Word مرةً أخرى، وافتح مستند دمج المراسلات، واتصل بالمجلد “جهات اتصال Outlook”.

        الرجوع إلى تلميحات Outlook

        تعذر الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” في المجلدات العامة

        إذا بدأت عملية دمج المراسلات في Word وحاولت الاتصال بالمجلد “جهات الاتصال” في مجلدات عمومية، ستتلقى رسالة خطأ تقول:

        “يتعذر إكمال هذه العملية بسبب فشل في مربعات الحوار أو مشغلات قواعد البيانات. الرجاء المحاولة مرةً أخرى في وقت لاحق.

        إذا حاولت مرةً أخرى لاحقاً، ستتلقى نفس رسالة الخطأ.

        لاستخدام المجلد “جهات الاتصال الخاصة بالمجلدات العامة” كملف البيانات لدمج المراسلات، عليك بدء عملية دمج المراسلات من داخل Outlook.

        الرجوع إلى تلميحات Outlook

        أريد استخدام دفتر عناوين Outlook Express كمجلد “جهات الاتصال” الخاص بي.

        يتعذر عليك الاتصال بهذا النوع من دفتر العناوين مباشرةً أثناء عملية الدمج. بدلاً من ذلك، قم بتصدير دفتر عناوين Outlook Express كملف نص .csv، ثم اتصل به في ذلك النموذج.

        تصدير دفتر عناوين Outlook Express:

      • ابدأ Microsoft Outlook Express.
      • من القائمة ملف، أشر إلى تصدير ثم انقر فوق دفتر العناوين.
      • في مربع الحوار أداة تصدير دفتر العناوين، انقر فوق ملف نصي (قيم تفصلها الفواصل)، ثم انقر فوق تصدير.
      • في المربع حفظ الملف المصدّر باسم، اكتب اسم الملف الخاص بالملف المصدَّر، ثم انقر فوق استعراض.
      • في مربع الحوار حفظ باسم، في القائمة حفظ في، اختر المكان الذي تريد حفظ الملف فيه، ثم انقر فوق حفظ. من الملائم حفظ ملفات البيانات في المجلد My Data Sources في المجلد المستندات. وهنا يبحث Word أولاً عن ملفات البيانات عند قيامك بالاستعراض بحثاً عنها أثناء عملية الدمج.
      • انقر فوق التالي. حدد خانات الاختيار الموجودة بجانب الحقول التي تريد تصديرها، ثم انقر فوق إنهاء.

        ملاحظة   عند تحديد أي حقول ستقوم بتصديرها، فكر في رسائل نموذجية أو رسائل البريد الإلكتروني أو التسميات التي تريد إنشاءها مع عملية الدمج. على سبيل المثال، إذا لم تقم أبدا ًبتضمين أسماء مستعارة أو مواقع شخصية على ويب في المستندات المدمجة، لا تقم بتصدير تلك الحقول.

      • عندما تتلقى رسالة إكمال عملية التصدير، انقر فوق موافق.
      • لإغلاق مربع الحوار Address Book Export Tool، انقر فوق إغلاق، ثم قم بإنهاء Outlook Express.

        عند العودة إلى Word أثناء تنفيذ عملية دمج المراسلات والوصول إلى الخطوة التي يتم الاتصال بملف بيانات عندها، انقر فوق الخيار استخدام قائمة موجودة، ثم استعرض إلى الملف .csv الذي قمت بتصديره منذ وقت قليل. قبل فتح الملف، قد تطالب بتحديد الحرف الفاصل الذي سيفصل أحد الأعمدة عن الأعمدة الأخرى في قائمة العناوين. انقر فوق فاصلة، ثم انقر فوق موافق.
        الرجوع إلى تلميحات Outlook

    • إذا كان لديك ورقة عمل Microsoft Office Excel أو قاعدة بيانات Microsoft Office Access أو نوع آخر من ملفات البيانات، انقر فوق استخدام قائمة موجودة، ثم حدد موقع الملف في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات.

      في Excel، يمكنك تحديد بيانات من أي ورقة عمل أو نطاق مسمى داخل مصنف. في Access، يمكنك تحديد بيانات من أي جدول أو استعلام يتم تعريفه في قاعدة البيانات. بالنسبة لنوع آخر من ملف البيانات، حدد الملف في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات. إذا لم يكن الملف مدرجاً في القائمة، حدد نوع الملف المناسب أو حدد كافة الملفات في المربع أنواع الملفات. في عملية دمج المراسلات، يمكنك استخدام الأنواع التالية من ملفات البيانات.

      1. الملفات من برامج قواعد البيانات الأحادية المستندة إلى ملف، والتي قمت بتثبيت OLE DB أو برنامج تشغيل اتصال قاعدة البيانات المفتوح (ODBC) من أجلها (عدد منها مضمّن مع Microsoft Office).
      2. يحتوي ملف HTML على جدول وحيد. يجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على أسماء الأعمدة، وأن تحتوي الصفوف الأخرى على البيانات.
      3. دفاتر عناوين إلكترونية:
        • دفتر عناوين Microsoft Outlook
        • قائمة جهات اتصال Microsoft Schedule+ 7.0
        • أية قوائم عناوين أخرى مشابهة تم إنشاؤها في نظام مراسلات متوافق مع MAPI مثل Microsoft Outlook.
      4. مستند Microsoft Word. يجب أن يحتوي المستند على جدول واحد. يجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على عناوين الأعمدة، أما الصفوف الأخرى فيجب أن تحتوي على السجلات التي تريد دمجها. يمكنك أيضاً استخدام مصدر الرأس كمصدر بيانات.
      5. أي ملف نص يحتوي على حقل البيانات مفصولة (أو محددة) بأحرف جدولة، أو فواصل وسجل البيانات مفصولة بعلامات الفقرة.

        تلميحات لتنسيق البيانات في Excel

        إذا كان ملف البيانات ورقة عمل Excel تتضمن نسباً مئوية أو قيم عملة أو رموزا بريدية، يمكنك المحافظة على التنسيق الرقمي للبيانات باستخدام “تبادل البيانات الديناميكي” للاتصال بورقة عمل Excel من Word. على سبيل المثال، يمكنك التأكد من أنه لا يتم عرض الرمز البريدي 07865 الذي يتكون من خمسة أرقام من ملف البيانات على أنه 7865 (بدون صفر البداية).

        قبل الاتصال بورقة العمل، قم بما يلي في Word.

        1. انقر فوق زر Microsoft Office ، ثم انقر فوق خيارات Word.

        2. انقر فوق خيارات متقدمة.
        3. قم بالتمرير حتى المقطع عام، وحدد خانة الاختيار تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح.
        4. انقر فوق موافق.
        5. أثناء فتح المستند الأساسي لعملية دمج المراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات لعلامة التبويب مراسلات، انقر فوق تحديد المستلمين، ثم انقر فوق استخدام القائمة الموجودة.
        6. حدد موقع ورقة عمل Excel في مربع الحور تحديد مصدر البيانات، وانقر نقراً مزدوجا فوقه.
        7. في مربع الحوار تأكيد مصدر البيانات، انقر فوق MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)، ثم انقر فوق موافق.

          ملاحظة   إذا لم تر MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)، حدد خانة الاختيار إظهار الكل.

        8. في مربع الحوار Microsoft Office Excel، لـ نطاق الخلايا أو النطاق المسمَّى، حدد نطاق الخلية أو ورقة العمل التي تحتوي على المعلومات التي تريد دمجها، ثم انقر فوق موافق.

          ملاحظة   لتفادي مطالبتك كلما قمت بفتح ملف بيانات، يمكنك إيقاف تشغيل الخيار تأكيد التحويل عند الفتح بعد الاتصال بورقة العمل.

    • إذا لم يكن لديك ملف بيانات حتى الآن، انقر فوق كتابة قائمة جديدة، ثم استخدم النموذج الذي يتم فتحه لإنشاء القائمة. يتم حفظ القائمة كملف (.mdb) لقاعدة البيانات الذي يمكنك إعادة استخدامه.

ملاحظة   إذا قمت بتثبيت نظام ‎2007 Microsoft Office (بدلاً من تثبيت Microsoft Word بمفرده)، يمكنك أيضاً استخدام Microsoft Query لإنشاء استعلام واسترداد البيانات التي تريدها من مصدر بيانات خارجي.

أعلى الصفحة

 

تنقيح قائمة المستلمين أو العناصر

عند الاتصال بملف بيانات معين، قد لا تحتاج إلى دمج المعلومات من كافة السجلات الموجودة في ملف البيانات ذلك في المستند الأساسي.

لحصر قائمة المستلمين أو استخدام مجموعة فرعية من العناصر في ملف البيانات، قم بما يلي:

  1. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق تحرير قائمة المستلمين.

    9cfd7835-a236-4e56-bf70-dc1a3ca023c825

  2. في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، قم بأي مما يلي:
    • تحديد سجلات فردية    تعد هذه الطريقة مفيدةً جداً إذا كانت القائمة قصيرة. حد خانات الاختيار الموجودة بجانب المستلمين الذي تريد تضمينهم وقم بإلغاء خانات الاختيار الموجودة بجانب المستلمين الذين تريد استثناءهم.

      إذا كنت تعلم بأنك تريد تضمين مجموعة قليلة فقط من السجلات في عملية الدمج، يمكنك إلغاء خانة الاختيار الموجودة في صف الرأس، ثم تحديد تلك السجلات التي تريدها فقط. وبنفس الطريقة، إذا أردت تضمين معظم القائمة، حدد خانة الاختيار الموجودة في صف الرأس، ثم قم بإلغاء خانات الاختيار الخاصة بالسجلات التي لا تريد تضمينها.

    • فرز السجلات    انقر فوق عنوان عمود العنصر المراد الفرز وفقاً له. يتم فرز القائمة بترتيب أبجدي تصاعدي (من أ إلى ي). انقر فوق عنوان العمود مرة أخرى للفرز بترتيب أبجدي تنازلي (من ي إلى أ).

      إذا أردت فرزاً أكثر تعقيداً، انقر فوق فرز ضمن تنقيح قائمة المستلمين واختر تفضيلات الفرز في علامة التبويب فرز السجلات لمربع الحوار تصفية وفرز. على سبيل المثال، يمكنك استخدام نوع الفرز هذا إذا أردت ترتيب عناوين المستلمين هجائياً حسب اسم العائلة داخل كل رمز بريدي والرموز البريدية المسرودة بترتيب رقمي.

    • تصفية السجلات    هذا الأمر مفيد إذا احتوت القائمة على سجلات تعلم بأنك لا تريد أن تراها أو تضمينها في الدمج. بعد تصفية القائمة، يمكنك استخدام خانات الاختيار لتضمين السجلات أو استثنائها.

      لتصفية السجلات، قم بما يلي:

      1. ضمن تنقيح قائمة المستلمين، انقر فوق تصفية.
      2. ضمن علامة التبويب تصفية السجلات لمربع الحوار تصفية وفرز، اختر المعايير التي تريد استخدامها للتصفية.

        على سبيل المثال، لإنشاء نسخ من المستند الأساسي للعناوين فقط التي تقوم بإدراج أستراليا على أنها البلد/المنطقة، انقر فوق البلد أو المنطقة في القائمة حقل، يساوي في القائمة مقارنة، وأستراليا في القائمة مقارنة مع.

      3. لضبط عامل التصفية أكثر، انقر فوق And أو Or، ثم حدد معايير إضافية.

        على سبيل المثال، لإنشاء نسخ من المستند الأساسي لوحدات الأعمال فقط في ميونخ، قد تقوم بتصفية السجلات التي يحتوي الحقل مدينة الخاص بها على ميونخ ولم يكن الحقل اسم الشركة الخاص بها فارغاً. إذا استخدمت Or بدلاً من And في عامل التصفية هذا، ستتضمن عملية الدمج كافة عناوين ميونخ، وكذا كافة العناوين التي تتضمن اسم الشركة، بصرف النظر عن المدينة.

ملاحظة   إذا قمت بتثبيت برنامج للتحقق من صحة العناوين، يمكنك النقر فوق التحقق من العناوين في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات للتحقق من صحة عناوين المستلمين.

أعلى الصفحة

 

إضافة عناصر نائبة، اسمها حقول دمج المراسلات، إلى المستند

بعد اتصال المستند الأساسي بملف بيانات، ستكون جاهزاً لكتابة نص المستند وإضافة عناصر نائبة تشير إلى مكان ظهور المعلومات الفريدة في كل نسخة من المستند.

العناصر النائبة، كالعنوان والترحيب، تسمى حقول دمج المراسلات. تتوافق الحقول الموجودة في Word مع عناوين الأعمدة الموجودة في ملف البيانات الذي تحدده.

1. تمثل الأعمدة في ملف البيانات فئات من المعلومات. الحقول التي تقوم بإضافتها إلى المستند الأساسي عبارة عن عناصر نائبة لتلك الفئات.

2. تمثل الصفوف الموجودة في ملف البيات سجلات المعلومات. يقوم Word بإنشاء نسخة من المستند الأساسي لكل سجل عند تنفيذ عملية دمج مراسلات.

عن طريق وضع حقل في المستند الأساسي، ستشير إلى أنك تريد فئة معينة من المعلومات كي تظهر في ذلك الموقع، كالاسم أو العنوان.

58d58130-6f97-4f60-a37c-19b4af9413383

ملاحظة   عند إدراج حقل دمج مراسلات في المستند الأساسي، سيتم حصر اسم الحقل بين علامتي اقتباس (« »). لا تظهر علامتا الاقتباس في المستندات المدمجة. إنها فقط تساعدك على تمييز الحقول الموجودة في المستند الأساسي من النص العادي.

ما الذي يحدث عند الدمج

عند الدمج، تقوم المعلومات من الصف الأول الموجود في ملف البيانات باستبدال الحقول الموجودة في المستند الأساسي لإنشاء المستند المدمج الأول. تقوم المعلومات من الصف الثاني الموجود في ملف البيانات باستبدال الحقول لإنشاء المستند المدمج الثاني، وهكذا.

03be9fa4-3a26-43f9-91e0-05c11888aef03

استخدام الحقول: أمثلة

يمكنك إضافة أي عنوان عمود من ملف البيانات إلى المستند الأساسي كحقل. يمنحك هذا مرونةً عند التصميم من الرسائل النموذجية والتسميات ورسائل البريد الإلكتروني والمستندات المدمجة الأخرى. على سبيل المثال:

  • لتفترض أنك تقوم بإنشاء رسالة لإعلام وحدات الأعمال المحلية التي تم تحديدها عن تضمينها في الدليل السنوي للمدينة. إذا احتوى ملف البيانات على عمود شركة به اسم لكل وحدة عمل تريد الاتصال بها، يمكنك إدراج الحقل «شركة» بدلاً من كتابة الاسم الخاص بكل شركة على حدة.
  • تخيل أنك تقوم بإرسال رسائل بريد إلكترونية فصلية إلى العملاء، منبهاً إياهم بالمنتجات الجديدة والاتفاقيات الخاصة. لتخصيص تلك الرسائل لأفضل العملاء، يمكنك إضافة العمود PersonalNote إلى ملف البيانات حيث يمكنك كتابة ملاحظات، مثل “Miss Miller هو ذلك المنتج الجديد الذي كنت تبحث عنه.” عن طريق استبدال الحقل «PersonalNote» الموجود في المستند الأساسي، يمكنك تضمين تلك الملاحظات أسفل رسائل معينة.
  • افترض أن قائمة المراسلات خاصة بالمشتركين في الرسالة الإخبارية ويتضمن ملف البيانات عموداً اسمه ExpireDate لتخزين تاريخ انتهاء فترة صلاحية الاشتراك. إذا وضعت الحقل «ExpireDate» في مستند أساسي للتسمية قبل تشغيل عملية الدمج، سيرى كل مشترك تاريخ انتهاء صلاحية اشتراكه في بطاقة المراسلات الخاصة به.

يمكنك ضم الحقول وفصلها بعلامات ترقيم. على سبيل المثال، لإنشاء عنوان، يمكنك إعداد الحقول الموجودة في المستند الأساسي مثل:

«الاسم الأول» «اسم العائلة»

«عنوان الشارع»

«المدينة»، «الدولة» «الرمز البريدي»

بالنسبة للأشياء التي تستخدمها بكثرة، مثل كتل العناوين وأسطر الترحيب، يقوم Word بتوفير حقول مركبة تقوم بتجميع عدد من الحقول معاً. على سبيل المثال:

  • الحقل “كتلة العنوان” عبارة عن مجموعة لعدة حقول، بما في ذلك الاسم الأول واسم العائلة وعنوان الشارع والمدينة والرمز البريدي.

    ea77546b-593f-485b-8cc4-2117e14182841

  • يمكن للحقل “سطر الترحيب” أن يتضمن حقلاً للاسم أو أكثر، حسب التحية التي اخترتها.

يمكنك تخصيص محتوى كل حقل من هذه الحقول. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى تحديد تنسيق شكلي للاسم (السيد عمرو زكي) في العنوان؛ وقد تريد استخدام “إلى” بدلاً من “عزيزي” في سطر الترحيب.

تعيين حقول دمج المراسلات إلى ملف بيانات

للتأكد من أنه يمكن لـ Word العثور على عمود في ملف البيانات الذي يتوافق مع كل عنوان أو عنصر ترحيب، قد تحتاج إلى تعيين حقول دمج المراسلات في Word إلى الأعمدة في ملف البيانات.

لتعيين الحقول، انقر فوق تطابق الحقول في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها لعلامة التبويب مراسلات.

df5874ec-752f-4c4c-b136-a76b59591ff34

يفتح مربع الحوار تطابق الحقول.

f3ec348f-07d9-4b4d-b9ba-8dcd041c991c2

يتم سرد عناصر العنوان والترحيب على اليمين. يتم سرد عناوين الأعمدة من ملف البيانات على اليسار.

يقوم Word بالبحث عن العمود الذي يتوافق مع كل عنصر. في الرسم التوضيحي، يقوم Word تلقائياً بمطابقة العمود اللقب لملف البيانات على اسم العائلة. لكن تعذر على Word مطابقة العناصر الأخرى. على سبيل المثال، تعذر على Word مطابقة الاسم الأول من ملف البيانات هذا.

في القائمة الموجودة على اليسار، يمكنك تحديد العمود من ملف البيانات الذي يتوافق مع العنصر الموجود على اليمين. في الرسم التوضيحي، يتوافق الآن العمود الاسم مع الاسم الأول. ليست هناك مشكلة في عدم تطابق لقب المجاملة ومعرِّف فريد والاسم الأوسط. لا يتطلب مستند دمج المراسلات استخدام كل حقل. إذا قمت بإضافة حقل لا يحتوي على بيانات من ملف البيانات، سيظهر في المستند المدمج كعنصر نائب فارغ — عادةً سطر فارغ أو حقل مخفي.

43014365-ce08-421d-8596-b8c4d53675592

كتابة المحتوى وإضافة الحقول

  1. في المستند الرئيسي، انقر فوق الموضع حيث تريد إدراج الحقل.
  2. استخدم المجموعة كتابة الحقول وإدراجها ضمن علامة التبويب مراسلات.

    df5874ec-752f-4c4c-b136-a76b59591ff35

  3. قم بإضافة أي مما يلي:

    كتلة عنوان تحتوي على اسم وعنوان ومعلومات أخرى

    1. انقر فوق كتلة العنوان.
    2. في مربع الحوار إدراج كتلة عنوان، حدد عناصر العنوان التي تريد تضمينها والتنسيقات التي تريدها، ثم انقر فوق موافق.
    3. إذا ظهر مربع الحوار تطابق الحقول، ربما يتعذر على Word العثور على بعض المعلومات التي يحتاج لكتلة العنوان. انقر فوق السهم الموجود بجانب (غير متطابق)، ثم حدد الحقل من مصدر البيانات الذي يتوافق مع الحقل اللازم لعملية دمج المراسلات.

    سطر الترحيب

    1. انقر فوق سطر الترحيب.
    2. حدد تنسيق سطر الترحيب الذي يتضمن التحية وتنسيق الاسم والتنقيط الذي يليه.
    3. حدد النص الذي تريده أن يظهر في الحالات التي يتعذّر فيها علىMicrosoft Word ترجمة اسم المستلم، على سبيل المثال، عندما لا يحتوي مصدر البيانات على الاسم الأول واسم العائلة لمستلم ما، وإنما فقط اسم الشركة.
    4. انقر فوق موافق.
    5. إذا ظهر مربع الحوار تطابق الحقول، ربما يتعذر على Word العثور على بعض المعلومات المطلوبة لسطر الترحيب. انقر فوق السهم الموجود بجانب (غير متطابق)، ثم حدد الحقل من مصدر البيانات الذي يطابق الحقل اللازم لعملية دمج المراسلات.

    الحقول الفردية

    يمكنك إدراج معلومات من حقول فردية، كالاسم الأول أو رقم الهاتف أو مقدار المساهمة من لائحة المتبرعين. لإضافة حقل من ملف البيانات إلى المستند الأساسي بسرعة، انقر فوق السهم الموجود بجانب إدراج حقل دمج، وانقر فوق اسم الحقل.

    للحصول على مزيد من الخيارات عند إدراج حقول فردية في المستند، قم بما يلي:

    1. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة كتابة وإدراج حقول، انقر فوق إدراج حقل مدمج.

    2. في مربع الحوار إدراج حقل دمج، قم بأحد الإجراءين التاليين:
      • لتحديد حقول العناوين التي تتوافق تلقائياً مع الحقول في مصدر البيانات، حتى ولو اختلفت أسماء حقول مصدر البيانات عن أسماء حقولك، انقر فوق حقول العنوان.
      • لتحديد حقول تأخذ بياناتها دائماً ومباشرةً من عمود في ملف البيانات، انقر فوق حقول قاعدة البيانات.
    3. في المربع حقول، انقر فوق الحقل الذي تريده.
    4. انقر فوق إدراج، ثم انقر فوق إغلاق.
    5. إذا ظهر مربع الحوار تطابق الحقول، ربما يتعذر على Microsoft Word العثور على بعض المعلومات المطلوبة لإدراج الحقل. انقر فوق السهم المجاور لـ (غير متطابق)، ثم حدد، في مصدر البيانات، الحقل الذي يتوافق مع الحقل اللازم لعملية دمج المراسلات.

      ملاحظة   إذا قمت بإدراج حقل من القائمة حقول قاعدة البيانات، ثم بالتبديل لاحقاً إلى مصدر بيانات لا يحتوي على عمود بنفس الاسم، فسيتعذّر على Word إدراج معلومات الحقل في المستند المدمج.

    الحقول المخصصة من جهات اتصال Outlook

    إن الطريقة الوحيدة لتضمين حقول جهات الاتصال المخصصة في المستند الأساسي هو أن تبدأ عملية دمج المراسلات من داخل Outlook. أولاً، قم بإعداد طريقة عرض جهات الاتصال مع الحقول التي تريد استخدامها في عملية الدمج. ثانياً، ابدأ عملية الدمج. بعد اختيار الإعدادات التي تريدها، يتم فتح Word تلقائياً ويمكنك إكمال عملية الدمج.

    إعداد طريقة عرض جهات الاتصال التي تتضمن حقولاً مخصصة

    1. في جهات اتصال Outlook، من القائمة عرض، أشر إلى طريقة العرض الحالية، ثم انقر فوق قائمة الهاتف.
    2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق عنوان عمود، ثم انقر فوق منتقي الحقول.
    3. في القائمة المنسدلة الموجودة أعلى مربع الحوار منتقي الحقول، حدد حقول معرّفة من قبل المستخدم في المجلد.
    4. اسحب الحقل الذي تريد إضافته من مربع الحوار إلى عناوين الأعمدة. يساعدك سهم أحمر قصير لكي تضع الحقل في الموقع الذي تريده.
      bafcef84-dd53-4fb3-8baa-da879fb6547d5

      ملاحظة   يمكنك إضافة حقل جديد في منتقي الحقول عن طريق النقر فوق جديد في أسفل الشاشة.

    5. بعد إضافة كافة الحقول المخصصة إلى طريقة العرض، قم بإغلاق مربع الحوار منتقي الحقول.
    6. لإزالة حقل لا تريد تضمينه في عملية دمج المراسلات، انقر فوق اسم الحقل في عنوان العمود في طريقة عرض “قائمة الهاتف” واسحبه بعيداً عن عنوان العمود.

      تشغيل عملية دمج المراسلات من Outlook

    7. في جهات اتصال Outlook، حدد جهات الاتصال الفردية عن طريق ضغط المفتاح SHIFT والنقر لتحديد نطاق أو ضغط المفتاح CTRL والنقر لتحديد جهات اتصال فردية. إذا أردت تضمين كافة جهات الاتصال المعروضة حالياً في طريقة العرض، لا تقم بالنقر فوق أية جهات اتصال.
    8. من القائمة أدوات، انقر فوق دمج المراسلات.
    9. إذا حددت جهات اتصال فردية لتضمينها في عملية الدمج، انقر فوق جهات الاتصال المحددة فقط. إذا أردت تضمين كافة جهات الاتصال المعروضة حالياً في طريقة العرض، انقر فوق كافة جهات الاتصال في طريقة العرض الحالية.
    10. إذا قمت بتكوين طريقة عرض “قائمة الهاتف” بحيث تعرض بالضبط الحقول التي تريد استخدامها في عملية الدمج، انقر فوق حقول جهة الاتصال في العرض الحالي. وإلا، انقر فوق كافة حقول جهات الاتصال لتوفير كافة حقول جهات الاتصال في عملية الدمج.
    11. إذا أردت إنشاء مستند أساسي جديد لعملية الدمج، انقر فوق مستند جديد. وإلا، انقر فوق المستند الموجود، وانقر فوق استعراض لتحديد موقع المستند لاستخدامه على أنه المستند الأساسي.
    12. إذا أردت حفظ جهات الاتصال والحقول التي حددتها بحيث يتم إعادة استخدامها، حدد خانة الاختيار الملف الدائم، ثم انقر فوق استعراض لحفظ الملف. يتم حفظ البيانات في مستند Word كبيانات محددة بفاصلة.
    13. حدد أية خيارات دمج تريدها.
      • رسائل نموذجية      إعداد دفعةً من الرسائل للمراسلات الجماعية.
      • تسميات بريدية     إعداد تسميات العناوين للمراسلات الجماعية.
      • مغلفات     قم بإعداد مغلفات للمراسلات الجماعية.
      • كتالوج     إنشاء مستند واحد يحتوي على كتالوج أو قائمة عناوين.
      • مستند جديد     إنشاء مستندات مدمجة يمكنك تحريرها على حدة في Word.
      • الطابعة     إرسال مستندات مدمجة مباشرةً إلى الطابعة الافتراضية.
      • بريد إلكتروني     إنشاء مستندات مدمجة تم تصميمها لتكون رسائل بريد إلكتروني. عندما تكون جاهزاً لإكمال عملية الدمج في Word، ضمن علامة التبويب مراسلات في المجموعة إنهاء، انقر فوق الإنهاء والدمج، ثم انقر فوق إرسال رسائل بريد إلكتروني. يتم تعبئة السطر الموضوع بالنص الذي كتبته في مربع الحوار جهات اتصال لدمج المراسلات في Outlook.
    14. انقر فوق موافق. عند فتح المستند في Word، ضمن علامة التبويب مراسلات، في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، انقر فوق السهم الموجود بجانب إدراج دمج الحقل، ثم إدراج الحقول التي تريد إضافة المستند.

ملاحظة

  • لا يمكنك كتابة أحرف حقول الدمج («« »») يدوياً أو استخدام الأمر رمز في القائمة إدراج. يجب استخدام عملية دمج المراسلات.
  • إذا ظهرت حقول الدمج ضمن أقواس كبيرة، مثل { MERGEFIELD City }، فإن Microsoft Word يعرض رمز الحقل بدلاً من نتائج الحقول. وهذا لا يؤثر على الدمج، ولكن، إذا أردت عرض النتائج بدلاً من الرموز، فانقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز الحقل، ثم انقر فوق تبديل رموز الحقول في القائمة المختصرة.

تنسيق البيانات المدمجة

تقوم برامج قواعد البيانات وأوراق العمل، مثل Microsoft Office Access و Microsoft Office Excel بتخزين المعلومات التي تكتبها في الخلايا على أنها بيانات أولية غير منسقة. لا يتم تخزين ما تقوم بتطبيقه في Access أو Excel، مثل الخطوط والألوان، في البيانات الأولية غير المنسقة. عند دمج معلومات من ملف بيانات في مستند Word، ستقوم بدمج البيانات الأولية غير المنسقة بدون التنسيق الذي تم تطبيقه.

لتنسيق البيانات في المستند، حدد حقل دمج المراسلات وقم بتنسيقه تماماً كما تقوم بتنسيق أي نص. تأكد أن التحديد يتضمن علامتي الرتبة (« ») اللتين تحيطان بالحقل.

أعلى الصفحة

 

معاينة الدمج وإكماله.

بعد إضافة حقول إلى المستند الأساسي، ستكون جاهزاً لمعاينة نتائج الدمج. إذا كنت مكتفياً بالمعاينة، يمكنك إكمال عملية الدمج.

معاينة الدمج

يمكنك معاينة المستندات المدمجة وإجراء تغييرات قبل إكمال عملية الدمج فعلاً.

للمعاينة، قم بأي مما يلي في المجموعة معاينة النتائج ضمن علامة التبويب مراسلات:

0b280cae-a3af-48a4-b31b-102b8466b4962

  • انقر فوق معاينة النتائج.
  • قم بتصفح كل مستند مدمج باستخدام الزرين السجل التالي والسجل السابق في المجموعة معاينة النتائج.
  • قم بمعاينة المستند عن طريق النقر فوق البحث عن مستلم.

ملاحظة   انقر فوق تحرير قائمة المستلمين في المجموعة بدء دمج المراسلات ضمن علامة التبويب مراسلات لفتح مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات حيث يمكنك تصفية القائمة أو إلغاء تحديد المستلمين إذا رأيت سجلات لا تريد تضمينها.

9cfd7835-a236-4e56-bf70-dc1a3ca023c827

إكمال الدمج

يمكنك طباعة المستندات المدمجة أو تعديلها على حدة. يمكنك طباعة كافة المستندات أو مجموعة فرعية منها فقط أو تغييرها.

طباعة المستندات المدمجة

  1. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة إنهاء، انقر فوق إنهاء ودمج، ثم انقر فوق طباعة المستندات.

  2. اختر ما إذا كنت ستطبع مجموعة كاملة من المستندات أو النسخة المعروضة حالياً فقط أو مجموعة فرعية للمجموعة التي تحددها حسب رقم السجل.

تغيير نسخ فردية للمستند

  1. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة إنهاء، انقر فوق إنهاء ودمج، ثم انقر فوق تحرير مستندات فردية.

  2. اختر ما إذا كنت تريد تحرير مجموعة كاملة من المستندات أو النسخة المعروضة حالياً أو مجموعة فرعية للمجموعة التي تحددها حسب رقم السجل. يقوم Word بحفظ النسخ التي تريد تحريرها إلى ملف واحد باستخدام فاصل صفحات بين كل نسخة من المستند.

حفظ المستند الأساسي

تذكر أن المستندات المدمجة التي تقوم بحفظها تكون منفصلة عن المستند الأساسي. إنها لفكرة جيدة حفظ المستند الأساسي ذاته إذا كنت تنوي استخدامه لعملية دمج مراسلات أخرى.

عند حفظ المستند الأساسي، ستحفظ أيضاً اتصاله بمصدر البيانات. وفي المرة التالية التي ستفتح فيها المستند الأساسي، ستطالب باختيار ما إذا كنت تريد دمج المعلومات من ملف البيانات مرة أخرى في المستند.

  • إذا قمت بالنقر فوق نعم، يتم فتح المستند مع المعلومات من السجل الأول الذي تم دمجه فيه.
  • إذا قمت بالنقر فوق لا، سيتم قطع الاتصال بين المستند الأساسي وملف البيانات. يصبح المستند الأساسي مستند Word قياسياً. ويتم استبدال الحقول بالمعلومات الفريدة من السجل الأول.

الكاتب Geek4arab

Geek4arab

مواضيع متعلقة

اترك رداً