إنشاء تسميات لمراسلات جماعية

img
عندما تريد استخدام تسميات العناوين لإرسال مراسلات جماعية إلى قائمة العناوين، يمكنك استخدام دمج المراسلات لإنشاء ورقة من تسميات العناوين. تحتوي كل تسمية على عنوان من القائمة.

تستلزم عملية دمج المراسلات إجراء الخطوات التالية بشكل كامل:

  1. إعداد التسميات. قم بإعداد تخطيط التسميات مرةً واحدة لكافة التسميات في دمج المراسلات. في دمج المراسلات، يسمى المستند الذي تستخدمه للقيام بذلك “المستند الرئيسي”. في مستند التسمية الرئيسي، يمكنك أيضًا إعداد أي محتوى تريد تكراره على كل تسمية، كشعار الشركة أو عنوان المرسل على تسميات الشحن.
  2. توصيل التسميات بقائمة العناوين. تعد قائمة العناوين مصدر البيانات الذي يستخدمه Microsoft Word في دمج المراسلات. إنها ملف يحتوي على العناوين المراد طباعتها على التسميات.
  3. تنقيح قائمة المستلمين. يقوم Word بإنشاء تسمية لكل عنوان في قائمة المراسلات. إذا أردت إنشاء تسميات لعناوين معينة فقط في قائمة المراسلات، فيمكنك اختيار العناوين أو السجلات المراد تضمينها.
  4. إضافة عناصر نائبة، تسمى حقول دمج المراسلات، إلى التسميات. عند تنفيذ دمج المراسلات، تتم تعبئة حقول دمج المراسلات بمعلومات من قائمة العناوين الخاصة بك.
  5. معاينة التسميات وإكمال دمجها وطباعتها. يمكنك معاينة كل تسمية قبل طباعة المجموعة كاملةً.

يتم استخدام الأوامر الموجودة ضمن علامة التبويب مراسلات لتنفيذ دمج المراسلات.

هام   إذا كنت تخطط لاستخدام حقول جهات اتصال مخصصة مع قائمة جهات الاتصال في Microsoft Outlook أو كنت تخطط لاستخدام مجلد جهات الاتصال من “مجلدات عمومية”، فيجب بدء عملية دمج المراسلات في Outlook.

 

إعداد التسميات

لديك فرص توفر حزمة من أوراق التسميات من قبل أحد موردي أوراق التسميات، مثل Avery أو AOne أو Formtec. تأخذ كل ورقة حجمًا معينًا وتحتوي على عدد معين من التسميات بأبعاد محددة.

لإعداد مستند التسمية الرئيسي، يتعين مطابقة أبعاد ذلك المستند مع أبعاد التسميات على الأوراق الموجودة لديك.

  1. ابدأ تشغيل Word.

    يتم فتح مستند فارغ افتراضيًا. اتركه مفتوحًا. ففي حالة إغلاقه، تكون الأوامر غير متوفرة في الخطوة التالية.

  2. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق بدء دمج المراسلات.

    f49f76ef-c47d-4ac9-9ba5-97535b3408094

  3. انقر فوق تسميات.
  4. في مربع حوار خيارات التسمية، تتوفر أمامك خيارات عديدة.

    b52259ae-72a5-4170-9208-72d5fc6f2e55

    1. نوع الطابعة التي تستخدمها لطباعة التسميات

    2. المورد الذي قام بإنتاج أوراق التسميات الخاصة بك

    3. الرقم المقابل لرقم المنتج الذي تم إدراجه على حزمة أوراق التسميات الخاصة بك

  5. ضمن معلومات الطابعة، انقر فوق نوع الطابعة التي ستستخدمها لطباعة التسميات.
  6. ومن قائمة موردو التسميات، انقر فوق اسم الشركة المصنِّعة لأوراق التسمية التي تستخدمها.
  7. من القائمة رقم المنتج، انقر فوق رقم المنتج المُدرج على عبوة أوراق التسمية.

    لا يتطابق رقم المنتج الخاص بأوراق التسميات مع أي من الخيارات الموجودة في مربع الحوار خيارات التسمية

    ما زال بإمكانك طباعة التسميات. ما عليك سوى القيام ببعض التخصيص.

    1. قم بقياس أبعاد التسميات على الورقة الموجودة لديك مع ملاحظة القياسات وعدد التسميات التي يتم احتواؤها على ورقة واحدة.

      ملاحظة   قم بقياس التسميات بعناية. فقد يكون حجم التسمية الفعلي أصغر من الحجم الذي أشارت إليه الشركة المصنعة للتسمية. مثلاً، إنّ الحجم الفعلي لتسمية 2‏1X بوصة قد يكون بارتفاع 15/16 بوصة وبعرض 1 15/16 بوصة.

    2. في قائمة رقم المنتج، حدد نوع تسمية ذات حجم مشابه لحجم تسمياتك.

      إذا لم ترَ نوع التسمية الذي تريده في المربع رقم المنتج، فقد يتسنى لك استخدام تسمية من التسميات الأخرى المدرجة أو يمكنك إنشاء حجم تسمية جديدًا.

    3. انقر فوق تفاصيل، ثم قارن بين أبعاد التسميات وعدد التسميات لكل ورقة (للتسميات المطبوعة على طابعات ليزر وطابعات ضخ الحبر ink-jet) أو عدد الأعمدة على نموذج التسمية (للتسميات المطبوعة على طابعات نقطية).
    4. نفّذ أحد الإجراءين التاليين:
      • في حالة تطابق الأبعاد وتخطيط التسميات مع أبعاد تسمياتك وتخطيطها، استخدم التسمية المحددة.
      • إذا لم يكن التخطيط والأبعاد مطابقة للمطلوب، فانقر فوق إلغاء الأمر، واستمر حتى الخطوة 5.
    5. في مربع حوار خيارات التسمية، انقر فوق نوع الطابعة (إما استمرار تغذية الطابعات أو طابعات الورق)، ثم انقر فوق تسمية جديدة.
    6. اكتب اسمًا في مربع اسم التسمية، وحدد ارتفاع تسميتك وعرضها وهوامشها والخيارات الأخرى، ثم انقر فوق موافق.

      تظهر التسمية الجديدة ضمن الفئة غير ذلك/مخصص. عندما تستخدم التسميات المخصصة في المرة التالية، تأكد من تحديد غير ذلك/مخصص في القائمة موردو التسميات .

  8. بعد تحديد خيارات التسميات التي تريدها، انقر فوق موافق.

    يقوم Word بإنشاء مستند يحتوي على ورقة التسميات. ويستخدم Word جدولاً لتخطيط التسميات. إذا لم تر الأسطر التي تفصل التسميات، فانقر فوق علامة التبويب تخطيط ضمن أدوات الجدول، ثم في المجموعة جدول، انقر فوق عرض خطوط الشبكة.

استئناف دمج المراسلات

إذا احتجت إلى إيقاف العمل في دمج المراسلات، فيمكنك حفظ مستند التسمية الرئيسي واستئناف عملية الدمج في وقت لاحق. يحتفظ Word بمصدر البيانات ومعلومات الحقل.

  1. عندما تكون جاهزًا لاستئناف عملية الدمج، افتح المستند.

    يعرض Word رسالة تطلب منك تأكيد الرغبة في فتح المستند، ما سيؤدي إلى تشغيل أمر SQL.

  2. نظرًا لأن هذا المستند متصل ببيانات المصدر وتريد استرجاع البيانات، انقر فوق نعم. إذا قمت بفتح مستند لا تعرف أنه متصل ببيانات المصدر، فيجب النقر فوق لا لمنع الوصول الضار المحتمل للبيانات.

    يظهر النص الموجود في المستند مع أي حقول قمت بإدراجها.

  3. انقر فوق علامة تبويب مراسلات، ثم استأنف عملك.

أعلى الصفحة

 

توصيل التسميات بقائمة العناوين

لدمج معلومات في التسميات، يجب توصيل التسميات بقائمة العناوين التي تعرف أيضًا بمصدر البيانات أو ملف البيانات. إذا لم يكن لديك ملف بيانات بالفعل، فيمكنك إنشاءه أثناء عملية دمج المراسلات.

هام   إذا كنت تستخدم قائمة موجودة، فتأكد من احتوائها على المعلومات المطلوب استخدامها، بما في ذلك جميع الأعمدة والصفوف. يمكنك إجراء بعض التغييرات أثناء الدمج، بينما لا يمكنك فتح مصدر البيانات بشكل منفصل أثناء الدمج. وتتم عملية الدمج بسهولة إذا كان مصدر البيانات جاهزًا قبل الاتصال به.

اختيار ملف للبيانات

  1. ضمن علامة التبويب مراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق تحديد المستلمين.

    f49f76ef-c47d-4ac9-9ba5-97535b3408096

  2. نفّذ أحد الإجراءين التاليين:
    • استخدام جهات الاتصال في Outlook    إذا أردت استخدام قائمة “جهات الاتصال” في Microsoft Outlook، فانقر فوق تحديد من جهات اتصال Outlook.

      هام   لمزيد من المعلومات حول استخدام قائمة جهات الاتصال، راجع تلميحات حول استخدام قائمة “جهات اتصال Microsoft Outlook‏”.

    • استخدام ملف مصدر بيانات موجود    إذا كانت لديك ورقة عمل Microsoft Excel أو قاعدة بيانات Microsoft Access أو نوع آخر من ملفات البيانات، فانقر فوق استخدام القائمة الموجودة، ثم حدد موقع الملف من مربع الحوار تحديد مصدر البيانات.

      في Excel، يمكنك تحديد بيانات من أي ورقة عمل أو نطاق مسمى داخل مصنف. في Access، يمكنك تحديد بيانات من أي جدول أو استعلام يتم تعريفه في قاعدة البيانات.

      هام   للحصول على تلميحات حول تنسيق البيانات في ورقة عمل Excel لدمج المراسلات، راجع تلميحات حول تنسيق البيانات في Excel.

      بالنسبة لأي نوع آخر من ملفات البيانات، حدد الملف من مربع الحوار تحديد مصدر البيانات. إذا لم يكن الملف مدرجًا، فحدد نوع الملف المناسب أو حدد كافة الملفات في المربع أنواع الملفات. في عملية دمج المراسلات، يمكنك استخدام الأنواع التالية من ملفات البيانات:

      • الملفات من برامج قواعد البيانات الأحادية المستوى والمستندة إلى ملف والتي قمت بتثبيت موفر OLE DB أو برنامج تشغيل اتصال قاعدة البيانات المفتوح (ODBC) لها (عدد منها مضمّن مع Microsoft Office 2010).
      • ملف HTML يحتوي على جدول مفرد. يجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على أسماء الأعمدة، وأن تحتوي الصفوف الأخرى على البيانات.
      • دفاتر عناوين إلكترونية:
        • دفتر عناوين Microsoft Outlook
        • قائمة جهات اتصال Microsoft Schedule+ 7.0
        • أية قوائم عناوين أخرى مشابهة تم إنشاؤها في نظام مراسلات متوافق مع MAPI مثل Microsoft Outlook.
      • مستند Microsoft Word. يجب أن يحتوي المستند على جدول واحد. يجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على عناوين الأعمدة، أما الصفوف الأخرى فيجب أن تحتوي على السجلات التي تريد دمجها. يمكنك أيضًا استخدام مصدر الرأس كمصدر بيانات.
      • أي ملف نص يحتوي على حقل البيانات مفصولة (أو محددة) بأحرف جدولة، أو فواصل وسجل البيانات مفصولة بعلامات الفقرة.
    • إنشاء ملف بيانات جديد في Word    إذا لم يكن لديك ملف بيانات حتى الآن، فانقر فوق كتابة قائمة جديدة، ثم استخدم النموذج الذي يتم فتحه لإنشاء القائمة. يتم حفظ القائمة كملف (mdb.) لقاعدة البيانات الذي يمكنك إعادة استخدامه. لمزيد من المعلومات، راجع كتابة قائمة جديدة.

ملاحظة   إذا قمت بتثبيت Microsoft Office 2010 (بدلاً من تثبيت Word 2010 بمفرده)، فستتمكن أيضًا من استخدام Microsoft Query لإنشاء استعلام واسترداد البيانات التي تريدها من مصدر بيانات خارجي.

إذا كنت جاهزًا للمتابعة، فانتقل إلى الخطوة التالية.

إذا كنت بحاجة لمزيد من المعلومات، فتابع القراءة.

تلميحات حول استخدام قائمة “جهات اتصال Microsoft Outlook”

عادةً ما يعتبر الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” عملية مباشرة، لكن يمكن أن تواجه مشكلة ما. إليك بعض الحلول للمشاكل الشائعة التي قد تواجهها.

  • يتعذر العثور على المجلد “جهات اتصال Outlook” للاتصال به.
  • أتلقى رسائل خطأ حول بريد العملاء والجداول.
  • تعذر الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” في “المجلدات العمومية”.

يتعذر العثور على المجلد “جهات اتصال Outlook” للاتصال به

قد يتعين عليك تشغيل الخاصية إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني في Outlook، أو تغيير ملف تعريف بيانات المستخدم لـ Outlook.

تشغيل الخاصية إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني

  1. من Microsoft Outlook، انقر فوق جهات الاتصال.
  2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد جهات الاتصال الذي يحتوي على المعلومات التي تريد استخدامها لدمج المراسلات، ثم انقر فوق خصائص من القائمة المختصرة.
  3. ضمن علامة التبويب دفتر عناوين Outlook، تأكد من تحديد خانة الاختيار إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني، ثم انقر فوق موافق.

العودة إلى تلميحات Outlook

تغيير ملف تعريف المستخدم الخاص بك في Outlook

ملف تعريف المستخدم لـ Outlook عبارة عن مجموعة من حسابات البريد الإلكتروني ودفاتر العناوين. عادةً ما تحتاج إلى ملف تعريف واحد لكنك إذا قمت بمشاركة جهاز الكمبيوتر الخاص بك مع أشخاص آخرين أو استخدمت دفاتر عناوين مختلفة لأغراض أخرى، فيمكنك إعداد أكثر من ملف تعريف واحد. إذا كنت تستخدم عند بدء عملية دمج المراسلات ملف تعريف لا يتضمن المجلد “جهات الاتصال” الذي تريد استخدامه، فلن يتوفر ذلك المجلد.

للتبديل إلى ملف تعريف مستخدم مختلف، فقط قم بإعادة تشغيل Outlook. إذا تمت مطالبتك بملف تعريف، فاختر ملف التعريف الذي يتضمن المجلد “جهات الاتصال” الذي تريد استخدامه في دمج المراسلات.

إذا لم تطالب بملف تعريف وتعرف أنه لديك أكثر من ملف، فقد تحتاج إلى إعداد Outlook بحيث يطالبك بذلك. إليك كيفية القيام بذلك:

  1. قم بإنهاء Outlook.
  2. في لوحة التحكم، انقر فوق حسابات المستخدم، ثم انقر فوق بريد.
  3. انقر فوق إظهار ملفات التعريف.
  4. لكي تتم مطالبتك بتحديد ملف تعريف كلما قمت بتشغيل Outlook، انقر فوق المطالبة بتعيين ملف تعريف لاستخدامه، ثم انقر فوق موافق.

العودة إلى تلميحات Outlook

أتلقى رسائل خطأ حول بريد العملاء والجداول.

إذا حاولت الاتصال بالمجلد “جهات الاتصال” أثناء دمج المراسلات في Word ولم يتم إعداد Outlook كبرنامج البريد الإلكتروني الافتراضي في Windows Internet Explorer، فستتلقى رسالة تعرض ما يلي:

“إما أنه لا يوجد عميل بريد افتراضي أو أنه يتعذر على عميل البريد الحالي تحقيق مطلب المراسلات. الرجاء تشغيل Microsoft Outlook، وتعيينه كعميل بريد افتراضي.”

لتفادي تلقي هذه الرسالة أثناء دمج المراسلات، قم بما يلي:

  1. انقر فوق علامة التبويب “ملف”.
  2. انقر فوق خيارات.
  3. ضمن خيارات البدء، حدد خانة الاختيار جعل Outlook البرنامج الافتراضي للبريد الإلكتروني وجهات الاتصال والتقويم، ثم انقر فوق موافق.

ابدأ تشغيل Word مرةً أخرى، وافتح مستند دمج المراسلات، واتصل بالمجلد “جهات اتصال Outlook”.

العودة إلى تلميحات Outlook

تعذر الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” في المجلدات العمومية

إذا بدأت عملية دمج المراسلات في Word وحاولت الاتصال بالمجلد “جهات الاتصال” في مجلدات عمومية، فستتلقى رسالة تعرض ما يلي:

“يتعذر إكمال هذه العملية بسبب فشل مشغل مربع الحوار أو قاعدة البيانات. الرجاء المحاولة مرةً أخرى في وقت لاحق.”

إذا حاولت مرةً أخرى لاحقاً، فستظهر الرسالة نفسها.

لاستخدام مجلد جهات الاتصال في “مجلدات عمومية” كملف البيانات لدمج المراسلات، عليك بدء عملية دمج المراسلات من داخل Microsoft Outlook.

العودة إلى تلميحات Outlook

تلميحات حول تنسيق البيانات في Excel

إذا كان ملف البيانات ورقة عمل Excel تتضمن نسبًا مئوية أو قيم عملات أو رموزًا بريدية، يمكنك المحافظة على التنسيق الرقمي للبيانات عن طريق استخدام “تبادل البيانات الديناميكي (DDE)” للاتصال بورقة عمل Excel من Word. على سبيل المثال، يمكنك التأكد من أنه لا يتم عرض الرمز البريدي 07865 الذي يتكون من خمسة أرقام من ملف البيانات الخاص بك على أنه 7865 (بدون صفر البداية).

قبل الاتصال بورقة العمل، قم بما يلي في Word.

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف.
  2. انقر فوق خيارات.
  3. انقر فوق خيارات متقدمة.
  4. قم بالتمرير حتى المقطع عام، وحدد خانة الاختيار تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح.
  5. انقر فوق موافق.
  6. بما أنّ المستند الرئيسي لدمج المراسلات مفتوح، في مجموعة بدء دمج المراسلات من علامة التبويب مراسلات، انقر فوق تحديد المستلمين، ثم انقر فوق استخدام القائمة الموجودة.
  7. حدد موقع ورقة عمل Excel في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات، وانقر نقرًا مزدوجًا فوقها.
  8. في مربع الحوار تأكيد مصدر البيانات، انقر فوق MS Excel Worksheets via DDE ‏(xls.*)، ثم انقر فوق موافق.

ملاحظة   إذا لم تشاهد MS Excel Worksheets via DDE ‏(xls.*)، فحدد خانة الاختيار إظهار الكل.

  1. في مربع الحوار Microsoft Excel، لـ نطاق الخلايا أو النطاق المسمَّى، حدد نطاق الخلايا أو ورقة العمل التي تحتوي على المعلومات التي تريد دمجها، ثم انقر فوق موافق.

    ملاحظة   لتفادي المطالبة كلما قمت بفتح ملف بيانات، يمكنك إلغاء تحديد خانة الاختيار تأكيد التحويل عند الفتح بعد الاتصال بورقة العمل.

كتابة قائمة جديدة

  1. من مربع الحوار قائمة عناوين جديدة، اكتب المعلومات الخاصة بالعنوان أو السجل الأول، الذي تريد تضمينه في دمج التسمية.

    إذا أردت إضافة أعمدة أو إزالتها، فانقر فوق تخصيص أعمدة، ثم قم بإجراء التغييرات المطلوبة.

  2. بعد كتابة كافة المعلومات الخاصة بالسجل الأول، انقر فوق إدخال جديد، ثم اكتب المعلومات الخاصة بالسجل التالي. تابع كتابة المعلومات حتى تنتهي منها لكافة السجلات المطلوب تضمينها.
  3. عند اكتمال القائمة الجديدة، انقر فوق موافق.
  4. في مربع الحوار حفظ قائمة العناوين، اكتب اسمًا للقائمة الجديدة، ثم انقر فوق حفظ.

أعلى الصفحة

 

تنقيح قائمة المستلمين

عند الاتصال بملف بيانات معين، قد لا ترغب في دمج المعلومات من كافة السجلات (الصفوف) الموجودة في ملف البيانات هذا في التسميات.

إذا كنت ترغب في استخدام القائمة بالكامل، فيمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية.

لحصر قائمة المستلمين أو استخدام مجموعة فرعية من العناصر في ملف البيانات، قم بما يلي:

  1. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق تحرير قائمة المستلمين.

    f49f76ef-c47d-4ac9-9ba5-97535b3408095

  2. في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، قم بأي مما يلي:
    • تحديد سجلات فردية    هذه الطريقة أكثر إفادةً إذا كانت القائمة الخاصة بك قصيرة. حدد خانات الاختيار الموجودة بجانب المستلمين الذين تريد تضمينهم وقم بإلغاء تحديد خانات الاختيار الموجودة بجانب المستلمين الذين تريد استثناءهم.

      إذا كنت تعلم بأنك تريد تضمين مجموعة قليلة فقط من السجلات في عملية الدمج، فيمكنك إلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة في صف الرأس، ثم تحديد تلك السجلات التي تريدها فقط. وبنفس الطريقة، إذا أردت تضمين معظم القائمة، فحدد خانة الاختيار الموجودة في صف الرأس، ثم قم بإلغاء تحديد خانات الاختيار الخاصة بالسجلات التي لا تريد تضمينها.

    • فرز السجلات    انقر فوق عنوان عمود العنصر المراد الفرز وفقًا له. يتم فرز القائمة بترتيب أبجدي تصاعدي (من أ إلى ي). انقر فوق عنوان العمود مجددًا لفرز القائمة بترتيب أبجدي تنازلي (بدءًا من ي إلى أ)

      إذا كنت ترغب في فرز أكثر تعقيدًا، فانقر فوق فرز ضمن تنقيح قائمة المستلمين واختر تفضيلات الفرز ضمن علامة التبويب فرز السجلات في مربع الحوار تصفية وفرز. على سبيل المثال، يمكنك استخدام نوع الفرز هذا إذا أردت ترتيب عناوين المستلمين أبجديًا حسب اسم العائلة داخل كل رمز بريدي والرموز البريدية المدرجة بترتيب رقمي.

    • تصفية السجلات    يكون هذا الإجراء مفيدًا إذا كانت القائمة تحتوي على سجلات لا تريد مشاهدتها أو تضمينها في الدمج. بعد تصفية القائمة، يمكنك تحديد خانات الاختيار أو إلغاء تحديدها لتضمين السجلات أو استثنائها.

      لتصفية السجلات، قم بما يلي:

      1. ضمن تنقيح قائمة المستلمين، انقر فوق تصفية.
      2. ضمن علامة التبويب تصفية السجلات في مربع الحوار تصفية وفرز، اختر المعايير التي تريد استخدامها لعامل التصفية.

        على سبيل المثال، لإنشاء تسميات للعناوين التي تقوم بإدراج أستراليا على أنها البلد/المنطقة فقط، انقر فوق البلد أو المنطقة في القائمة حقل، وانقر فوق يساوي في القائمة مقارنة، واكتب أستراليا أو حددها في القائمة مقارنة مع.

      3. لإجراء مزيد من التحسينات على عامل التصفية، انقر فوق And أو Or، ثم اختر معايير إضافية.

        على سبيل المثال، لإنشاء تسميات لوحدات الأعمال فقط في ميونخ، قم بتصفية السجلات التي يحتوي الحقل مدينة الخاص بها على ميونخ ولم يكن الحقل اسم الشركة الخاص بها فارغًا. إذا استخدمت Or بدلاً من And في عامل التصفية هذا، فستتضمن عملية دمج المراسلات كافة عناوين ميونخ، وكذلك كافة العناوين التي تتضمن اسم الشركة، بصرف النظر عن المدينة.

    • إضافة مستلمين    لإضافة مستلمين إلى القائمة، قم بتنفيذ الإجراءات التالية:
      1. ضمن مصدر البيانات، انقر فوق اسم ملف البيانات.
      2. انقر فوق تحرير.
      3. في مربع الحوار تحرير مصدر البيانات، انقر فوق إدخال جديد، ثم اكتب المعلومات الخاصة بذلك المستلم.

        تلميح   بناءً على نوع مصدر البيانات المستخدم، قد لا تتوفر بعض العمليات. تأكد أن ملف البيانات مكتمل قبل توصيله بالمستند الرئيسي للتسمية، إن أمكن ذلك.

ملاحظة   إذا قمت بتثبيت برنامج للتحقق من صحة العناوين، فيمكنك النقر فوق التحقق من العناوين في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات للتحقق من صحة عناوين المستلمين.

أعلى الصفحة

 

إضافة عناصر نائبة، تسمى حقول دمج المراسلات، إلى التسميات

بعد تأمين اتصال التسميات بقائمة العناوين، تكون جاهزًا لإضافة عناصر نائبة تظهر مكان ظهور العناوين على كل من التسميات. يمكنك أيضًا كتابة النص الذي تريد تكراره على كل من التسميات، كشعار الشركة أو عنوان المرسل على تسمية الشحن.

إذا كنت على دراية بطريقة عمل حقول دمج المراسلات، فيمكنك الانتقال إلى التعيين والدمج.

إذا أردت معرفة المزيد حول طريقة عمل حقول دمج المراسلات، فتابع القراءة.

حول حقول دمج المراسلات

تسمى العناصر النائبة الخاصة بالعناوين حقول دمج المراسلات. تتوافق الحقول في Word مع عناوين الأعمدة الموجودة في ملف البيانات الذي تختاره.

397ed5c9-ed09-4a88-ad3f-80720dc304372

1. إنّ الأعمدة الموجودة في ملف البيانات تمثل فئات من المعلومات. الحقول التي تقوم بإضافتها إلى التسميات عبارة عن عناصر نائبة لتلك الفئات.

2. إنّ الصفوف الموجودة في ملف البيانات تمثل سجلات من المعلومات. يقوم Word بإنشاء تسمية لكل سجل حين تجري دمجًا للمراسلات.

عن طريق وضع حقل في التسمية الأولية التي تقوم بإعدادها (مستند التسمية الرئيسي)، ستشير إلى أنك تريد فئة معينة من المعلومات كي تظهر في ذلك الموقع، كالاسم أو العنوان.

23316f05-af7e-43cc-ac36-b39cddbd9a48

ملاحظة   حين تدرج حقل دمج مراسلات في المستند الرئيسي للتسميات، يكون اسم الحقل دائمًا محاطًا بعلامتي الاقتباس (« »). لا تظهر علامتا الاقتباس في التسميات النهائية. إنها فقط تساعدك على تمييز الحقول الموجودة في مستند التسمية الرئيسي من النص العادي.

ماذا يحصل حين تقوم بالدمج

عند الدمج، تقوم المعلومات من الصف الأول الموجود في ملف البيانات باستبدال الحقول لإنشاء التسمية الأولى. تقوم المعلومات من الصف الثاني الموجود في ملف البيانات باستبدال الحقول لإنشاء التسمية الثانية، وهكذا.

d0911d62-1dc7-470c-9a12-faf0425dce37

العمل باستخدام الحقول: أمثلة

يمكنك إضافة عنوان عمود من ملف البيانات إلى التسمية كحقل. يمنحك هذا مرونةً عند تصميم التسميات.

على سبيل المثال، افترض أن قائمة المراسلات خاصة بالمشتركين في الرسالة الإخبارية ويتضمن ملف البيانات عمودًا اسمه ExpireDate لتخزين تاريخ انتهاء فترة صلاحية الاشتراك. إذا وضعت الحقل «ExpireDate» في مستند رئيسي للتسمية قبل تشغيل عملية الدمج، فسيرى كل مشترك تاريخ انتهاء صلاحية اشتراكه في بطاقة المراسلات الخاصة به.

يمكنك دمج الحقول وفصلها بعلامات الترقيم. على سبيل المثال، لإنشاء عنوان، يمكنك إعداد الحقول الموجودة في مستند التسمية الرئيسي مثل:

“الاسم الأول” “اسم العائلة”

“عنوان الشارع”

“المدينة”، “الولاية” “الرمز البريدي”

بالنسبة للعناصر التي تستخدمها بكثرة، مثل كتل العناوين وأسطر الترحيب، يوفر Word حقولاً مركبة تقوم بتجميع عدد من الحقول معًا. مثلاً، حقل “كتلة العناوين” عبارة عن مجموعة لعدة حقول، بما في ذلك الاسم الأول واسم العائلة وعنوان الشارع والمدينة والرمز البريدي.

90099301-42d6-4ede-a40f-7fcaaf8e70ce

يمكنك تخصيص محتوى كل من هذه الحقول المركبة. مثلاً، قد تريد تحديد تنسيق اسم رسمي (السيد حاتم عياد) في العنوان.

تعيين حقول دمج المراسلات إلى ملف البيانات

للتأكد من أنه يمكن لـ Word العثور على عمود في ملف البيانات الذي يتوافق مع عنصر عنوان، قد تحتاج إلى تعيين حقول دمج المراسلات في Word إلى الأعمدة في ملف البيانات.

لتعيين الحقول، انقر فوق تطابق الحقول في مجموعة كتابة الحقول وإدراجها ضمن علامة تبويب مراسلات.

7e1bdb97-0af6-4d44-865a-8fed39bacde64

يتم فتح مربع الحوار تطابق الحقول.

0ae25612-034b-4e03-9eb6-409498d28f722

تكون عناصر العنوان مدرجة جهة اليمين. يتم سرد عناوين الأعمدة الموجودة في ملف البيانات على اليسار.

يقوم Word بالبحث عن العمود الذي يتوافق مع كل عنصر. في الرسم التوضيحي، يقوم Word تلقائيًا بمطابقة العمود العنوان لملف البيانات مع لقب المجاملة. لكن تعذر على Word مطابقة العناصر الأخرى. على سبيل المثال، تعذر على Word مطابقة الاسم الأوسط من ملف البيانات هذا.

في القائمة الموجودة على اليسار، يمكنك تحديد العمود من ملف البيانات الذي يتوافق مع العنصر الموجود على اليمين. ليست هناك مشكلة في عدم تطابق لقب المجاملة ومعرِّف فريد. لا تتطلب تسمية دمج المراسلات استخدام كل حقل. إذا قمت بإضافة حقل لا يحتوي على بيانات من ملف البيانات، فسيظهر في المستند الذي تم دمجه كعنصر نائب فارغ — عادةً سطر فارغ أو حقل مخفي.

كتابة المحتوى وإضافة العناصر النائبة، أو الحقول

  1. في التسمية الأولية التي تقوم بإعدادها (مستند التسمية الرئيسي)، اكتب أي محتوى تريده أن يظهر على كل تسمية.

    لإضافة صورة كشعار مثلاً، انقر فوق صورة في المجموعة رسومات توضيحية ضمن علامة التبويب إدراج.

  2. انقر في المكان المطلوب إدراج الحقل به.
  3. استخدم مجموعة كتابة الحقول وإدراجها ضمن علامة تبويب مراسلات.

    7e1bdb97-0af6-4d44-865a-8fed39bacde65

  4. قم بإضافة أحد الخيارات التالية:

    كتلة العناوين مع الاسم والعنوان ومعلومات أخرى

    1. انقر فوق كتلة العناوين.
    2. في مربع الحوار إدراج كتلة عناوين، حدد عناصر العنوان التي تريد تضمينها والتنسيقات المطلوبة، ثم انقر فوق موافق.
    3. إذا ظهر مربع الحوار تطابق الحقول، فربما تعذر على Word العثور على بعض المعلومات اللازمة لكتلة العناوين. انقر فوق السهم الموجود بجانب (غير مطابق)، ثم حدد الحقل من مصدر البيانات الذي يتطابق مع الحقل المطلوب لدمج المراسلات.

    حقول فردية

    يمكنك إدراج معلومات من حقول فردية، كالاسم الأول ورقم الهاتف ومبلغ المساهمة من قائمة متبرعين. لإضافة حقل بسرعة من ملف البيانات إلى المستند الرئيسي للتسميات، انقر فوق السهم الموجود بجانب إدراج حقل دمج، ثم انقر فوق اسم الحقل.

    للحصول على مزيد من الخيارات عند إدراج حقول فردية في المستند، قم بما يلي:

    1. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، انقر فوق إدراج حقل دمج.
    2. في مربع حوار إدراج حقل دمج، قم بأحد الإجراءات التالية:
      • لتحديد حقول العناوين التي تتوافق تلقائيًا مع الحقول في مصدر البيانات، حتى ولو اختلفت أسماء حقول مصدر البيانات عن أسماء حقولك، انقر فوق حقول العنوان.
      • لتحديد الحقول التي تأخذ دائمًا بيانات من عمود في ملف البيانات مباشرةً، انقر فوق حقول قاعدة البيانات.
    3. في مربع الحقول، انقر فوق الحقل الذي تريده.
    4. انقر فوق إدراج، ثم فوق إغلاق.
    5. إذا ظهر مربع الحوار تطابق الحقول، فربما تعذر على Word العثور على بعض المعلومات اللازمة لإدراج الحقل. انقر فوق السهم الموجود بجانب (غير مطابق)، ثم حدد الحقل من مصدر البيانات الذي يتطابق مع الحقل المطلوب لدمج المراسلات.

      ملاحظة   إذا قمت بإدراج حقل من القائمة حقول قاعدة البيانات، ثم قمت بالتبديل لاحقًا إلى مصدر بيانات لا يحتوي على عمود بنفس الاسم، فسيتعذر على Word إدراج معلومات الحقل في المستند الذي تم دمجه.

الحقول المخصصة من جهات اتصال Outlook

إن الطريقة الوحيدة لتضمين حقول جهات الاتصال المخصصة في المستند الرئيسي هو أن تبدأ عملية دمج المراسلات من داخل Outlook. أولاً، قم بإعداد طريقة عرض جهات الاتصال مع الحقول التي تريد استخدامها في عملية الدمج. ثم ابدأ عملية الدمج. بعد اختيار الإعدادات التي تريدها، سيتم بدء تشغيل Word تلقائيًا ويمكنك إكمال عملية الدمج.

إعداد طريقة عرض جهات الاتصال التي تتضمن حقولاً مخصصة

  1. في “جهات اتصال Outlook”، ضمن علامة التبويب عرض، انقر فوق تغيير طريقة العرض، ثم انقر فوق القائمة.
  2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق عنوان عمود، ثم انقر فوق منتقي الحقول من القائمة المختصرة.
  3. في القائمة المنسدلة في أعلى مربع حوار منتقي الحقول، حدد حقول معرّفة من قبل المستخدم في المجلد.
  4. اسحب الحقل الذي تريد إضافته من مربع الحوار إلى عناوين الأعمدة. يساعدك سهم أحمر صغير على وضع الحقل حيث تريد.
    bafcef84-dd53-4fb3-8baa-da879fb6547d4

    ملاحظة   يمكنك إضافة حقل جديد في مربع الحوار منتقي الحقول بالنقر فوق جديد في الأسفل.

  5. بعد إضافة كافة الحقول المخصصة إلى العرض، قم بإغلاق مربع حوار منتقي الحقول.
  6. لإزالة حقل لا تريد تضمينه في دمج المراسلات، انقر فوق اسم الحقل في عنوان العمود في طريقة عرض القائمة، ثم اسحبه خارج عنوان العمود.

    تشغيل دمج المراسلات من Outlook

  7. في جهات اتصال Outlook، حدد جهات الاتصال الفردية عن طريق ضغط المفتاح SHIFT باستمرار والنقر لتحديد نطاق أو ضغط المفتاح CTRL باستمرار والنقر لتحديد جهات اتصال فردية. في حال أردت تضمين كافة جهات الاتصال المرئية في طريقة العرض الحالية، لا تنقر فوق أي جهة اتصال.
  8. ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، انقر فوق دمج المراسلات.
  9. في حالة تحديد جهات اتصال فردية لتضمينها في دمج المراسلات، انقر فوق جهات الاتصال المحددة فقط. في حال أردت تضمين كافة الجهات الاتصال المرئية في طريقة العرض الحالية، انقر فوق كافة جهات الاتصال في العرض الحالي.
  10. في حال قمت بتكوين طريقة عرض “القائمة” لتعرض الحقول التي تريد استخدامها في دمج المراسلات فقط، انقر فوق حقول جهة الاتصال في العرض الحالي. في الحالات الأخرى، انقر فوق كافة حقول جهات الاتصال لتجعل كافة حقول جهات الاتصال متوفرة في دمج المراسلات.
  11. إذا أردت إنشاء مستند رئيسي جديد لعملية دمج المراسلات، فانقر فوق مستند جديد. وإلا فانقر فوق مستند موجود، ثم انقر فوق استعراض لتحديد موقع المستند الذي سيتم استخدامه كمستند رئيسي.
  12. إذا أردت حفظ جهات الاتصال والحقول التي حددتها بحيث يتم إعادة استخدامها، فحدد خانة الاختيار الملف الدائم، ثم انقر فوق استعراض لحفظ الملف. يتم حفظ البيانات في مستند Word كبيانات محددة بفاصلة.
  13. ضمن نوع المستند، انقر فوق تسميات بريدية.
  14. انقر فوق موافق. عند فتح المستند في Word، ضمن علامة التبويب مراسلات، في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، انقر فوق السهم الموجود بجانب إدراج حقل دمج، ثم انقر فوق الحقول التي تريد إضافتها إلى مستند التسمية الرئيسي.
  1. عند الانتهاء من إعداد التسمية الأولى بالطريقة التي تريدها، في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، انقر فوق تحديث التسميات.

    يتم إجراء نسخ متماثل لمحتوى التسمية الأولى إلى كافة التسميات الأخرى.

ملاحظة

  • لا يمكنك كتابة أحرف حقول الدمج («« »») يدويًا أو استخدام الأمر رمز في القائمة إدراج. عليك استخدام خيار دمج المراسلات.
  • إذا ظهرت حقول الدمج ضمن أقواس كبيرة، مثل { MERGEFIELD City }، فإن Word يعرض رمز الحقل بدلاً من نتائج الحقول. وهذا لا يؤثر على الدمج، ولكن، إذا أردت عرض النتائج بدلاً من الرموز، فانقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز الحقل، ثم انقر فوق تبديل رموز الحقول في القائمة المختصرة.

تنسيق البيانات المدمجة

تخزن برامج قواعد البيانات وأوراق العمل، مثل Microsoft Access وMicrosoft Excel المعلومات التي تكتبها في الخلايا على أنها بيانات خام. لا يتم تخزين التنسيق الذي تقوم بتطبيقه في Access أو Excel، مثل الخطوط والألوان، في البيانات الخام. أما دمج معلومات من ملف بيانات إلى مستند Word فيؤدي إلى دمج البيانات غير المنسقة، بدون التنسيقات المطبقة عليه.

إضافة تنسيق

  1. حدد حقل دمج المراسلات. تأكد أن التحديد يتضمن علامتي الاقتباس (« ») اللتين تحيطان بالحقل.
  2. ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة خط، قم بتطبيق التنسيق المطلوب. أو انقر فوق مشغل مربع الحوار خط لمزيد من الخيارات.

هام   للحد من المسافات الزائدة بين الأسطر في العناوين الموجودة على التسميات، يجب تحديد الأسطر، والنقر فوق مشغل مربع الحوار فقرة ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، ثم كتابة 0 في المربعين الموجودين قبل المسافات وبعدها. إذا كنت تستخدم حقل الدمج “كتلة العناوين”، فحدد الحقل بالكامل، بما في ذلك علامات الاقتباس (« »)، ثم قم بضبط المسافات.

أعلى الصفحة

 

معاينة التسميات وإكمال دمجها وطباعتها

بعد إضافة حقول إلى التسمية الأولية التي تقوم بإعدادها (مستند التسمية الرئيسي)، ستكون جاهزًا لمعاينة نتائج دمج المراسلات. إذا كنت مكتفيًا بالمعاينة، فيمكنك إكمال عملية دمج المراسلات.

معاينة الدمج

يمكنك معاينة التسميات وإجراء تغييرات قبل إكمال دمج المراسلات فعليًا.

للمعاينة، قم بأي مما يلي في المجموعة معاينة النتائج من علامة التبويب مراسلات:

3d154d2d-1e7e-4ec0-8912-be82926296b04

  • انقر فوق معاينة النتائج.
  • قم بتصفح كل تسمية بالنقر فوق زر السجل التالي والسجل السابق، في المجموعة معاينة النتائج ضمن علامة تبويب مراسلات.
  • قم بمعاينة مستند معين بالنقر فوق البحث عن مستلم.

ملاحظة   انقر فوق تحرير قائمة المستلمين في المجموعة بدء دمج المراسلات ضمن علامة التبويب مراسلات لفتح مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، حيث يمكنك تصفية القائمة أو مسح مستلمين إذا رأيت سجلات لا تريد تضمينها.

f49f76ef-c47d-4ac9-9ba5-97535b3408097

ملاحظة   يقوم Word باستخدام جدول لتخطيط ورقة ذات تسميات على الصفحة. حين تتصفح التسميات، يتم عرض السجل النشط في الخلية الأولى من الجدول، مع السجلات التالية المعروضة في خلايا لاحقة. قد تمنحك طريقة العرض هذه انطباعًا بأن Word سيقوم بإنشاء ورقة من التسميات لكل سجل في ملف البيانات، ولكن ليست هذه هي الحال هنا.

إكمال الدمج

يمكنك طباعة التسميات أو تعديلها كل على حدة. ويمكنك طباعة كافة التسميات أو مجموعة فرعية منها فقط أو تعديلها.

إذا كنت تريد طباعة مجموعة فرعية من التسميات، فيمكنك تحديد المجموعة بواسطة نطاق من أرقام سجلات. أما إذا كنت تريد طباعة صفحات بدلاً من تحديد أرقام سجلات، فاتبع الإرشادات الواردة بالمقطع تغيير التسميات الفردية.

طباعة التسميات

  1. ضمن علامة التبويب مراسلات، في المجموعة إنهاء، انقر فوق إنهاء ودمج، ثم انقر فوق طباعة المستندات.

  2. اختر ما إذا كنت ستطبع مجموعة كاملة من التسميات أو التسمية المعروضة حاليًا فقط أو مجموعة فرعية للمجموعة التي تحددها حسب رقم السجل.

تغيير التسميات الفردية

  1. ضمن علامة التبويب مراسلات، في المجموعة إنهاء، انقر فوق إنهاء ودمج، ثم انقر فوق تحرير المستندات المفردة.

  1. اختر ما إذا كنت تريد تحرير مجموعة كاملة من التسميات أو التسمية المعروضة حاليًا أو مجموعة فرعية للمجموعة التي تحددها حسب رقم السجل. يقوم Word بحفظ التسميات التي تريد تحريرها إلى ملف واحد.

بعد إنهاء تحرير الملف الجديد الخاص بالتسميات، يمكنك طباعة التسميات بالنقر فوق علامة التبويب ملف، ثم النقر فوق طباعة، ثم النقر فوق الزر طباعة.

حفظ مستند التسمية الرئيسي

تذكر أن التسميات المدمجة التي تقوم بحفظها منفصلة عن التسمية الأولية التي تقوم بإعدادها (مستند التسمية الرئيسي). يعتبر حفظ المستند الرئيسي للتسميات نفسه فكرة جيدة إن كنت تخطط لاستخدامه في عملية دمج مراسلات أخرى.

حين تحفظ المستند الرئيسي للتسميات، تقوم بحفظ اتصاله بملف البيانات. وفي المرة التالية التي ستفتح فيها مستند التسمية الرئيسي، ستطالب باختيار ما إذا كنت تريد دمج المعلومات من ملف البيانات مرة أخرى في مستند التسمية الرئيسي.

  • إذا قمت بالنقر فوق نعم، فسيتم فتح المستند مع المعلومات من السجل الأول الذي تم دمجه فيه.
  • إذا قمت بالنقر فوق لا، فسيتم قطع الاتصال بين مستند التسمية الرئيسي وملف البيانات. يصبح مستند التسمية الرئيسي مستند Word قياسيًا. ويتم استبدال الحقول بالمعلومات الفريدة من السجل الأول.

الكاتب Geek4arab

Geek4arab

مواضيع متعلقة

اترك رداً