تحديد المستلمين

img
Word 2013 0 Geek4arab الوسوم:,
لدمج المعلومات الموجودة في المستند الرئيسي، قم بربط المستند بمصدر البيانات، أو ملف البيانات. إذا لم يكن لديك ملف بيانات بالفعل، يمكنك إنشاؤه أثناء عملية دمج المراسلات.

اختيار ملف البيانات

  1. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق تحديد المستلمين.

    9cfd7835-a236-4e56-bf70-dc1a3ca023c823

  2. قم بأي مما يلي:
    • إذا أردت استخدام قائمة “جهات الاتصال” في Outlook، انقر فوق تحديد من جهات اتصال Outlook.تلميحات للعمل مع قائمة “جهات اتصال Microsoft Outlook”

      يعتبر الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” عملية سهلة غالباً، إلا أنه قد تتم مواجهة مشكلة في بعض الأحيان. فيما يلي حلول للمشكلات التي قد تواجهها:

      • يتعذر العثور على المجلد “جهات اتصال Outlook” للاتصال به.
      • تلقي رسائل خطأ حول عملاء البريد الإلكتروني والجداول.
      • يتعذر الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” في المجلدات العمومية.
      • أرغب في استخدام دفتر عناوين Outlook Express كمجلد “جهات الاتصال” الخاص بي، ولكن يتعذر الاتصال به.يتعذر العثور على المجلد “جهات اتصال Outlook” للاتصال به

        قد تحتاج إلى تشغيل الخاصية إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني في Outlook، أو قد تحتاج لتغيير ملف تعريف مستخدم Outlook.

        تشغيل الخاصية إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني

      • في Microsoft Office Outlook، ضمن القائمة انتقال، انقر فوق جهات الاتصال.
      • انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد جهات لاتصال الذي يتضمن المعلومات المراد استخدامها لدمج المراسلات، ثم انقر فوق خصائص.
        ecc80c50-a956-42a1-bbb4-fcf0a470533c2
      • ضمن علامة التبويب دفتر عناوين Outlook، تأكد أن خانة الاختيار إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني محددة، ثم انقر فوق موافق.العودة إلى تلميحات Outlook

        تغيير ملف تعريف المستخدم الخاص بك في Outlook

        ملف تعريف المستخدم لـ Outlook عبارة عن مجموعة من حسابات البريد الإلكتروني ودفاتر العناوين. عادةً ما تحتاج إلى ملف تعريف واحد — لكنك إذا قمت بمشاركة جهاز الكمبيوتر الخاص بك مع أشخاص آخرين أو قمت باستخدام دفاتر عناوين مختلفة لأغراض أخرى، يمكنك إعداد أكثر من ملف تعريف واحد. إذا كنت تستخدم، عند بدء عملية دمج المراسلات، ملف تعريف لا يتضمن المجلد “جهات الاتصال” المراد استخدامه، فلن يتوفر ذلك المجلد.

        للتبديل إلى ملف تعريف مستخدم مختلف، قم بإعادة تشغيل Outlook. عند مطالبتك بملف تعريف، اختر ملف التعريف الذي يتضمن المجلد “جهات الاتصال” الذي تريد استخدامه في دمج المراسلات.

        إذا لم تطالب بملف تعريف وأنك تعرف أنه لديك أكثر من ملف، قد تحتاج إلى إعداد Outlook بحيث يطالبك بذلك. للقيام بذلك:

      • قم بإغلاق Outlook.
      • في لوحة التحكم، انتقل إلى”طريقة العرض الكلاسيكية”، ثم انقر فوق بريد.
      • انقر فوق إظهار ملفات التعريف.
      • لكي تتم مطالبتك بتحديد ملف تعريف كلما قمت بتشغيل Outlook، انقر فوق المطالبة بتعيين ملف تعريف لاستخدامه، ثم انقر فوق موافق.
        العودة إلى تلميحات Outlookتلقي رسائل خطأ حول عملاء البريد الإلكتروني والجداول.

        إذا حاولت الاتصال بالمجلد “جهات الاتصال” أثناء دمج المراسلات في Word ولم يتم إعداد Outlook كبرنامج البريد الإلكتروني الافتراضي في Windows Internet Explorer، ستتلقى رسالة الخطأ التالية:

        “إما أنه لا يوجد عميل بريد افتراضي أو أنه يتعذر على عميل البريد الحالي تحقيق مطلب المراسلات. الرجاء تشغيل Microsoft Office Outlook وتعيينه كعميل بريد افتراضي.”

        لتفادي تلقي هذه الرسالة أثناء دمج المراسلات، قم بما يلي:

      • قم بإنهاء Word.
      • ضمن القائمة أدوات في Internet Explorer، انقر فوق خيارات إنترنت، ثم انقر فوق علامة التبويب برامج.
      • ضمن بريد إلكتروني، انقر فوق Microsoft Office Outlook، ثم انقر فوق موافق.ابدأ تشغيل Word مرةً أخرى، وافتح مستند دمج المراسلات، واتصل بالمجلد “جهات اتصال Outlook”.

        العودة إلى تلميحات Outlook

        تعذر الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” في المجلدات العمومية

        إذا بدأت عملية دمج المراسلات في Word وحاولت الاتصال بالمجلد “جهات الاتصال” في مجلدات عمومية، ستتلقى رسالة خطأ تقول:

        “يتعذر إكمال هذه العملية بسبب فشل مشغل مربع الحوار أو قاعدة البيانات. الرجاء المحاولة مرةً أخرى في وقت لاحق.

        إذا حاولت مرةً أخرى لاحقاً، ستتلقى نفس رسالة الخطأ.

        لاستخدام المجلد “جهات الاتصال الخاصة بالمجلدات العامة” كملف البيانات لدمج المراسلات، عليك بدء عملية دمج المراسلات من داخل Outlook.

        العودة إلى تلميحات Outlook

        أرغب في استخدام دفتر عناوين Outlook Express كمجلد “جهات الاتصال” الخاص بي.

        يتعذر عليك الاتصال بهذا النوع من دفتر العناوين مباشرةً أثناء عملية الدمج. بدلاً من ذلك، قم بتصدير دفتر عناوين Outlook Express كملف نص .csv، ثم اتصل به في ذلك النموذج.

        تصدير دفتر عناوين Outlook Express:

      • ابدأ Microsoft Outlook Express.
      • من القائمة ملف، أشر إلى تصدير ثم انقر فوق دفتر العناوين.
      • في مربع الحوار Address Book Export Tool ، انقر فوق Text File (Comma Separated Values)، ثم انقر فوق تصدير.
      • في المربع حفظ الملف المصدّر باسم، اكتب اسم الملف الخاص بالملف المصدَّر، ثم انقر فوق استعراض.
      • في مربع الحوار حفظ باسم، في القائمة حفظ في، اختر المكان الذي تريد حفظ الملف فيه، ثم انقر فوق حفظ. من الملائم حفظ ملفات البيانات في المجلد My Data Sources في المجلد المستندات. وهنا يبحث Word أولاً عن ملفات البيانات عند قيامك بالاستعراض بحثاً عنها أثناء عملية الدمج.
      • انقر فوق التالي. حدد خانات الاختيار الموجودة بجانب الحقول التي تريد تصديرها، ثم انقر فوق إنهاء. ملاحظة   عند تحديد أي حقول ستقوم بتصديرها، فكر في رسائل نموذجية أو رسائل البريد الإلكتروني أو التسميات التي تريد إنشاءها مع عملية الدمج. على سبيل المثال، إذا لم تقم أبدا ًبتضمين أسماء مستعارة أو مواقع شخصية على ويب في المستندات المدمجة، لا تقم بتصدير تلك الحقول.
      • عندما تتلقى رسالة إكمال عملية التصدير، انقر فوق موافق.
      • لإغلاق مربع الحوار أداة تصدير دفتر العناوين ، انقر فوق إغلاق، ثم قم بإنهاء Outlook Express.عند العودة إلى Word أثناء تنفيذ عملية دمج المراسلات والوصول إلى الخطوة التي يتم الاتصال بملف بيانات عندها، انقر فوق الخيار استخدام قائمة موجودة، ثم استعرض إلى الملف .csv الذي قمت بتصديره منذ وقت قليل. قبل فتح الملف، قد تطالب بتحديد الحرف الفاصل الذي سيفصل أحد الأعمدة عن الأعمدة الأخرى في قائمة العناوين. انقر فوق فاصلة، ثم انقر فوق موافق.
        العودة إلى تلميحات Outlook
    • إذا كان لديك ورقة عمل Microsoft Office Excel أو قاعدة بيانات Microsoft Office Access أو نوع آخر من ملفات البيانات، انقر فوق استخدام قائمة موجودة، ثم حدد موقع الملف في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات.في Excel، يمكنك تحديد بيانات من أي ورقة عمل أو نطاق مسمى داخل مصنف. في Access، يمكنك تحديد بيانات من أي جدول أو استعلام يتم تعريفه في قاعدة البيانات. بالنسبة لنوع آخر من ملف البيانات، حدد الملف في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات. إذا لم يكن الملف في مدرجاً القائمة، حدد نوع الملف المناسب أو حدد كافة الملفات في المربع أنواع الملفات. في عملية دمج المراسلات، يمكنك استخدام الأنواع التالية من ملفات البيانات.
      1. الملفات من برامج قواعد البيانات الأحادية المستندة إلى ملف، والتي قمت بتثبيت OLE DB أو برنامج تشغيل اتصال قاعدة البيانات المفتوح (ODBC) من أجلها (عدد منها مضمّن مع Microsoft Office).
      2. ملف HTML يحتوي على جدول وحيد. يجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على أسماء الأعمدة، وأن تحتوي الصفوف الأخرى على البيانات.
      3. دفاتر عناوين إلكترونية:
        • دفتر عناوين Microsoft Outlook
        • قائمة جهات اتصال Microsoft Schedule+ 7.0
        • أية قوائم عناوين أخرى مشابهة تم إنشاؤها في نظام مراسلات متوافق مع MAPI مثل Microsoft Outlook.
      4. مستند Microsoft Word. يجب أن يحتوي المستند على جدول واحد. يجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على عناوين الأعمدة، أما الصفوف الأخرى فيجب أن تحتوي على السجلات التي تريد دمجها. يمكنك أيضاً استخدام مصدر الرأس كمصدر بيانات.
      5. أي ملف نص يحتوي على حقل البيانات مفصولة (أو محددة) بأحرف جدولة، أو فواصل وسجل البيانات مفصولة بعلامات الفقرة.تلميحات لتنسيق البيانات في Excel

        إذا كان ملف البيانات ورقة عمل Excel يتضمن نسباً مئوية أو قيم عملة أو رموز بريدية، يمكنك المحافظة على التنسيق الرقمي للبيانات عن طريق استخدام “تبادل البيانات الديناميكي” للاتصال بورقة عمل Excel من Word. على سبيل المثال، يمكنك التأكد من أنه لا يتم عرض الرمز البريدي 07865 الذي يتكون من خمسة أرقام من ملف البيانات الخاص بك على أنه 7865 (بدون صفر البداية).

        قبل الاتصال بورقة العمل، قم بما يلي في Word.

        1. انقر فوق زر Microsoft Office ، ثم انقر فوق خيارات Word.

        2. انقر فوق خيارات متقدمة.
        3. قم بالتمرير حتى المقطع عام، وحدد خانة الاختيار تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح.
        4. انقر فوق موافق.
        5. أثناء فتح المستند الأساسي لعملية دمج المراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات لعلامة التبويب مراسلات، انقر فوق تحديد المستلمين، ثم انقر فوق استخدام القائمة الموجودة.
        6. حدد موقع ورقة عمل Excel في مربع الحور تحديد مصدر البيانات، وانقر نقراً مزدوجا فوقه.
        7. في مربع الحوار تأكيد مصدر البيانات، انقر فوق MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)، ثم انقر فوق موافق. ملاحظة   إذا لم تشاهد MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)، حدد خانة الاختيار إظهار الكل.
        8. في مربع الحوار Microsoft Office Excel، لـ نطاق الخلايا أو النطاق المسمَّى، حدد نطاق الخلية أو ورقة العمل التي تحتوي على المعلومات التي تريد دمجها، ثم انقر فوق موافق. ملاحظة   لمنع مطالبتك كلما قمت بفتح ملف بيانات، يمكنك إيقاف تشغيل الخيار تأكيد التحويل عند الفتح بعد الاتصال بورقة العمل.
    • إذا لم يكن لديك ملف بيانات حتى الآن، انقر فوق كتابة قائمة جديدة، ثم استخدم النموذج الذي يتم فتحه لإنشاء القائمة. يتم حفظ القائمة كملف (.mdb) لقاعدة البيانات الذي يمكنك إعادة استخدامه.

ملاحظة   إذا قمت بتثبيت نظام ‎2007 Microsoft Office (بدلاً من تثبيت Microsoft Word بمفرده)، يمكنك أيضاً استخدام Microsoft Query لإنشاء استعلام واسترداد البيانات التي تريدها من مصدر بيانات خارجي.

الكاتب Geek4arab

Geek4arab

مواضيع متعلقة

اترك رداً