استخدام دمج المراسلات لإرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة إلى قائمة عناوين البريد الإلكتروني

img
تعتبر كل رسالة في دمج البريد الإلكتروني عبارة عن مراسلة بريدية منفصلة، حيث يكون كل مستلم هو المستلم الوحيد لكل رسالة. يختلف ذلك عن بث رسالة البريد الإلكتروني إلى مجموعة من المستلمين أو إخفاء مستلمين في سطر النسخة المخفية (مخفية) الموجود في الرسالة.يمكنك أيضاً استخدام دمج البريد الإلكتروني لإرسال بريد إلكتروني مخصص إلى المستلمين الموجودين في قائمة العناوين. تحتوي كل رسالة على معلومات من النوع نفسه، غير أن محتوى كل رسالة يكون فريداً. على سبيل المثال، في رسالة بريد إلكتروني موجهة للعملاء، يمكن تخصيص كل رسالة لمخاطبة كل عميل باسمه. يتم الحصول على المعلومات الفريدة في كل رسالة من الإدخالات الموجودة في ملف بيانات.

ملاحظات

  • يجب أن يكون هناك برنامج بريد إلكتروني متوافق مع MAPI مثبتاً لديك. تمكّن قدرات Outlook MAPI (واجهة برمجة تطبيقات الرسائل) Microsoft Office Word وMicrosoft Office Outlook من مشاركة المعلومات عند إرسال البريد الإلكتروني المدموج.
  • يجب أن تستخدم الإصدارات نفسها من Outlook وWord. فإذا كنت تستخدم Microsoft Office Word 2007، فمن الضروري استخدام Microsoft Office Outlook 2007 أيضاً.
  • لا يمكنك إضافة مستلمين إلى السطر “نسخة”. ولا يوفر دمج المراسلات أية طريقة لتعيين مستلمين إضافيين. فيتلقى كل مستلم نسخة من الرسالة عن طريق إضافته إلى السطر “إلى” في الرسالة.

تفرض عليك عملية دمج المراسلات إجراء الخطوات التالية بالكامل:

  1. إعداد رسالة البريد الإلكتروني. يحتوي المستند الرئيسي على النص والرسومات المتطابقين في كل رسالة بريد إلكتروني. على سبيل المثال، شعار الشركة أو النص الأساسي للرسالة.
  2. توصيل مستند رسالة البريد الإلكتروني بقائمة العناوين. تعد قائمة العناوين مصدر البيانات الذي يستخدمه Word في دمج المراسلات. وتتمثل في ملف يحتوي على عناوين البريد الإلكتروني التي سيتم إرسال الرسائل إليها.
  3. تنقيح قائمة المستلمين أو العناصر. ينشئ Word رسالة لكل عنوان بريد إلكتروني في قائمة العناوين. وإذا أردت إنشاء رسائل لعناوين بريد إلكتروني معينة فقط في قائمة العناوين، فبإمكانك اختيار العناوين أو السجلات التي تريد تضمينها.
  4. إضافة عناصر نائبة، تسمى حقول دمج المراسلات، إلى مستند رسالة البريد الإلكتروني. عند تنفيذ دمج البريد، تتم تعبئة حقول دمج المراسلات بمعلومات من قائمة العناوين.
  5. معاينة الدمج وإكماله. يمكنك معاينة كل رسالة قبل إرسال المجموعة بأكملها.

استخدم الأوامر الموجودة ضمن علامة التبويب المراسلات البريدية لتنفيذ دمج المراسلات.

 

إعداد المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني

  1. ابدأ تشغيل Word.
  2. يتم فتح مستند فارغ بشكلٍ افتراضي. اتركه مفتوحاً. إذا قمت بإغلاقه، فلن تتوفر الأوامر الموجودة في الخطوة التالية.
  3. ضمن علامة التبويب المراسلات البريدية، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق بدء دمج المراسلات.
  4. انقر فوق رسائل البريد الإلكتروني.

استئناف دمج المراسلات

إذا كنت بحاجة إلى إيقاف العمل في دمج المراسلات، فبإمكانك حفظ المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني واستئناف الدمج لاحقاً. يحتفظ Word بمصدر البيانات ومعلومات الحقول.

  1. عندما تصبح جاهزاً لاستئناف الدمج، افتح المستند.يعرض Word رسالة تطلب منك التأكيد على ما إذا كنت تريد فتح المستند أم لا، مما يؤدي إلى تشغيل أمر SQL.
  2. بما أن هذا المستند متصل بمصدر بيانات وتريد استرداد البيانات، فانقر فوق نعم. إذا كنت تفتح مستنداً لم تعرف أنه متصل بمصدر بيانات، فبإمكانك النقر فوق لا لمنع إمكانية الوصول الضار إلى البيانات.يظهر نص المستند، مع أية حقول قمت بإدراجها.
  3. انقر فوق علامة التبويب المراسلات البريدية، ثم استأنف عملك.

أعلى الصفحة

 

توصيل مستند رسالة البريد الإلكتروني بقائمة العناوين

لدمج معلومات في المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني، يجب توصيل المستند بقائمة العناوين، المعروفة أيضاً بمصدر البيانات أو ملف البيانات. إذا لم يكن لديك ملف بيانات بالفعل، فبإمكانك إنشاء ملف بيانات أثناء عملية دمج المراسلات.

ملاحظة   تأكد من أن ملف البيانات يتضمن عموداً لعنوان البريد الإلكتروني، ومن أن العمود يسمى “عنوان البريد الإلكتروني” في صف الرأس. ستحتاج إلى هذا العمود لاحقاً أثناء العملية.

اختيار ملف بيانات

  1. ضمن علامة التبويب المراسلات البريدية، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق تحديد المستلمين.f49f76ef-c47d-4ac9-9ba5-97535b3408093
  1. قم بأي مما يلي:
    • استخدام جهات اتصال Outlook    إذا أردت استخدام القائمة “جهات الاتصال” في Microsoft Outlook، فانقر فوق تحديد من جهات اتصال Outlook. هام   لمزيد من المعلومات حول استخدام القائمة “جهات الاتصال”، راجع تلميحات حول العمل على القائمة جهات الاتصال في Microsoft Outlook.
    • استخدام ملف مصدر بيانات موجود    إذا كانت لديك ورقة عمل Microsoft Excel أو قاعدة بيانات Microsoft Access أو أي نوع آخر من ملفات البيانات، فانقر فوق استخدام القائمة الموجودة، ثم حدد موقع الملف في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات.في Excel، يمكنك تحديد بيانات من أية ورقة عمل أو أي نطاق مسمى داخل مصنف. وفي Access، تستطيع تحديد بيانات من أي جدول أو استعلام يتم تعريفه في قاعدة البيانات.

      هام   للحصول على تلميحات حول تنسيق البيانات في ورقة عمل Excel لدمج المراسلات، راجع تلميحات حول تنسيق البيانات في Excel.

      بالنسبة لأي نوع آخر من ملفات البيانات، حدد الملف في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات. وإذا لم يكن الملف مسروداً، فحدد نوع الملف المناسب أو حدد كافة الملفات في المربع أنواع الملفات. يمكنك استخدام الأنواع التالية من ملفات البيانات في دمج المراسلات:

      • الملفات من برامج قواعد البيانات أحادية الطبقة والمستندة إلى ملفات والتي قمت بتثبيت موفر OLE DB أو برنامج تشغيل اتصال قاعدة البيانات المفتوح (ODBC) لها (عدد منها مضمّن مع Microsoft Office 2010).
      • ملف HTML يحتوي على جدول واحد. يجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على أسماء الأعمدة، وأن تحتوي الصفوف الأخرى على البيانات.
      • مستند Microsoft Word. يجب أن يحتوي المستند على جدول واحد. ويجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على العناوين، وأن تحتوي الصفوف الأخرى على السجلات التي تريد دمجها.
      • أي ملف نص يحتوي على حقل البيانات مفصولة (أو محددة) بأحرف الجدولة أو الفاصلات وسجل البيانات مفصولة بعلامات الفقرات.
    • إنشاء ملف بيانات جديد في Word    إذا لم يكن لديك ملف بيانات حتى الآن، فانقر فوق كتابة قائمة جديدة، ثم استخدم النموذج الذي يتم فتحه لإنشاء القائمة. يتم حفظ القائمة كملف قاعدة بيانات (mdb.) يمكنك إعادة استخدامه. لمزيد من المعلومات، راجع كتابة قائمة جديدة.

ملاحظة   إذا قمت بتثبيت Microsoft Office 2010 (بدلاً من تثبيت Word 2010 بمفرده)، فبإمكانك أيضاً استخدام Microsoft Query لإنشاء استعلام واسترداد البيانات التي تريدها من مصدر بيانات خارجي.

إذا كنت جاهزاً للمتابعة، فانتقل إلى الخطوة التالية.

إذا كنت بحاجة إلى المزيد من المعلومات، فتابع القراءة.

تلميحات حول العمل على القائمة جهات الاتصال في Microsoft Office Outlook

يعتبر عادةً الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” عملية بسيطة، ولكنك قد تواجه أحياناً مشكلة ما. إليك الحلول للمشاكل الشائعة التي قد تواجهها:

  • تعذر العثور على المجلد جهات اتصال Outlook الخاص بي للاتصال به.
  • تلقي رسائل أخطاء حول عملاء البريد والجداول.
  • تعذر الاتصال بالمجلد جهات اتصال Outlook في مجلدات عمومية.

تعذر العثور على المجلد جهات اتصال Outlook الخاص بي

قد تحتاج إلى تشغيل الخاصية إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني في Outlook، أو ربما تحتاج إلى تغيير ملف تعريف المستخدم في Outlook.

تشغيل الخاصية إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني

  1. انقر فوق جهات الاتصال في Microsoft Outlook.
  2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد جهات الاتصال الذي يحتوي على المعلومات التي تريد استخدامها لدمج المراسلات، ثم انقر فوق خصائص من القائمة المختصرة.
  3. ضمن علامة التبويب دفتر عناوين Outlook، تأكد من تحديد خانة الاختيار إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني، ثم انقر فوق موافق.

العودة إلى تلميحات Outlook

تغيير ملف تعريف المستخدم في Outlook

يتكون ملف تعريف المستخدم في Outlook من مجموعة من حسابات البريد الإلكتروني ودفاتر العناوين. وتحتاج عادةً إلى ملف تعريف واحد  — لكنك إذا قمت بمشاركة جهاز الكمبيوتر مع أشخاص آخرين أو استخدمت دفاتر عناوين مختلفة لأغراض أخرى، فبإمكانك إعداد أكثر من ملف تعريف واحد. أما إذا كنت تستخدم ملف تعريف لا يتضمن المجلد “جهات الاتصال” الذي تريد استخدامه عند بدء دمج المراسلات، فلن يتوفر ذلك المجلد.

للتبديل إلى ملف تعريف مستخدم مختلف، قم بإعادة تشغيل Outlook. وعند مطالبتك بملف تعريف، اختر ملف التعريف الذي يتضمن المجلد “جهات الاتصال” الذي تريد استخدامه في دمج المراسلات.

إذا لم تتم مطالبتك بملف تعريف وكنت تعلم أنه لديك أكثر من ملف واحد، فقد تحتاج إلى إعداد Outlook بحيث يطالبك بذلك. للقيام بهذا:

  1. قم بإنهاء Outlook.
  2. في “لوحة التحكم”، انقر فوق حسابات المستخدمين ثم فوق البريد.
  3. انقر فوق إظهار ملفات التعريف.
  4. لكي تتم مطالبتك بتحديد ملف تعريف في كل مرة تقوم فيها ببدء تشغيل Outlook، انقر فوق المطالبة بتعيين ملف تعريف لاستخدامه ثم فوق موافق.

العودة إلى تلميحات Outlook

تلقي رسائل أخطاء حول عملاء البريد والجداول

إذا حاولت الاتصال بالمجلد “جهات الاتصال” أثناء دمج المراسلات في Word، ولم يتم إعداد Outlook كبرنامج البريد الإلكتروني الافتراضي في Windows Internet Explorer، فستتلقى رسالة الخطأ التالية:

“إما أنه لا يوجد عميل بريد افتراضي أو أنه يتعذر على عميل البريد الحالي الإيفاء بمطلب المراسلة. الرجاء تشغيل Microsoft Office Outlook، وتعيينه كعميل البريد الافتراضي.”

لتجنب تلقي هذه الرسالة أثناء دمج المراسلات، قم بما يلي:

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف.
  2. انقر فوق خيارات.
  3. ضمن خيارات البدء، حدد جعل Outlook البرنامج الافتراضي للبريد الإلكتروني وجهات الاتصال والتقويم، ثم انقر فوق موافق.

قم ببدء تشغيل Word مرةً أخرى، وافتح مستند دمج المراسلات، ثم اتصل بالمجلد “جهات اتصال Outlook”.

العودة إلى تلميحات Outlook

تعذر الاتصال بالمجلد جهات اتصال Outlook في مجلدات عمومية

إذا بدأت عملية دمج المراسلات في Word وحاولت الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” في مجلدات عمومية، فستتلقى رسالة الخطأ التالية:

“يتعذر إتمام هذه العملية بسبب فشل في مشغّلات قواعد البيانات أو مربعات الحوار. يرجى المحاولة مرة أخرى.”

إذا قمت بإعادة المحاولة لاحقاً، فستتلقى رسالة الخطأ نفسها.

لاستخدام المجلد “جهات الاتصال” في “مجلدات عمومية” كملف البيانات لدمج المراسلات، فعليك بدء عملية دمج المراسلات من داخل Outlook.

العودة إلى تلميحات Outlook

تلميحات حول تنسيق البيانات في Excel

إذا كان ملف البيانات عبارة عن ورقة عمل Excel تتضمن نسباً مئويةً أو قيم عملات أو رموزاً بريديةً، فبإمكانك المحافظة على التنسيق الرقمي للبيانات باستخدام “تبادل البيانات الديناميكي” للاتصال بورقة عمل Excel من Word. على سبيل المثال، يمكنك التأكد من أنه لا يتم عرض الرمز البريدي 07865 الذي يتكون من خمسة أرقام من ملف البيانات على أنه الرقم 7865 (بدون الصفر البادئ).

قبل الاتصال بورقة العمل، قم بما يلي في Word:

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف.
  2. انقر فوق خيارات.
  3. انقر فوق خيارات متقدمة.
  4. قم بالتمرير إلى المقطع عام، ثم حدد خانة الاختيار تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح.
  5. انقر فوق موافق.
  6. بعد فتح المستند الرئيسي لدمج المراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات ضمن علامة التبويب المراسلات البريدية، انقر فوق تحديد المستلمين ثم فوق استخدام القائمة الموجودة.
  7. حدد موقع ورقة عمل Excel في مربع الحور تحديد مصدر البيانات، ثم انقر نقراً مزدوجاً فوقها.
  8. في مربع الحوار تأكيد مصدر البيانات، انقر فوق MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)‎ ثم فوق موافق. وإذا لم يتم عرض MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)‎، فحدد خانة الاختيار إظهار الكل.
  9. في مربع الحوار Microsoft Excel، بالنسبة لـ نطاق الخلايا أو النطاق المسمَّى، حدد نطاق الخلايا أو ورقة العمل التي تحتوي على المعلومات التي تريد دمجها، ثم انقر فوق موافق. ملاحظة   لتفادي مطالبتك في كل مرة تفتح فيها ملف بيانات، يمكنك إلغاء تحديد خانة الاختيار تأكيد التحويل عند الفتح بعد الاتصال بورقة العمل.

كتابة قائمة جديدة

  1. لإنشاء قائمة في Word، انقر فوق كتابة قائمة جديدة.
  2. في مربع الحوار قائمة عناوين جديدة، اكتب المعلومات للعنوان أو السجل الأول الذي تريد تضمينه في دمج المراسلات.إذا أردت إضافة أعمدة أو إزالتها، فانقر فوق تخصيص أعمدة، ثم قم بإجراء التغييرات التي تريدها.
  3. بعد كتابة كافة المعلومات للسجل الأول، انقر فوق إدخال جديد، ثم اكتب المعلومات للسجل التالي. قم بالمتابعة حتى تنتهي من كتابة المعلومات لكافة السجلات التي تريد تضمينها.
  4. عند اكتمال القائمة الجديدة، انقر فوق موافق.
  5. في مربع الحوار حفظ قائمة العناوين، اكتب اسماً للقائمة الجديدة، ثم انقر فوق حفظ.

أعلى الصفحة

 

تنقيح قائمة المستلمين أو العناصر

عند الاتصال بملف بيانات معين، قد لا تحتاج إلى دمج المعلومات من كافة السجلات (أو الصفوف) الموجودة في ملف البيانات هذا في المستند الرئيسي.

إذا كنت ترغب في استخدام القائمة بالكامل، فبإمكانك الانتقال إلى الخطوة التالية.

لتضييق نطاق قائمة المستلمين أو لاستخدام مجموعة فرعية من العناصر في ملف البيانات، قم بما يلي:

  1. ضمن علامة التبويب المراسلات البريدية، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق تحرير قائمة المستلمين.f49f76ef-c47d-4ac9-9ba5-97535b3408092
  2. في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، قم بأي مما يلي:
    • تحديد سجلات فردية    يكون هذا الأسلوب الأكثر إفادة إذا كانت القائمة قصيرة. حدد خانات الاختيار الموجودة بجانب المستلمين الذين تريد تضمينهم، وقم بإلغاء تحديد خانات الاختيار الموجودة بجانب المستلمين الذين تريد استبعادهم.إذا كنت تعرف أنك تريد تضمين بضع سجلات فقط في عملية الدمج، فبإمكانك إلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة في صف الرأس ثم تحديد السجلات التي تريدها فقط. وبشكلٍ مماثل، إذا أردت تضمين معظم القائمة، فحدد خانة الاختيار الموجودة في صف الرأس، ثم قم بإلغاء تحديد خانات الاختيار الخاصة بالسجلات التي لا تريد تضمينها.
    • فرز السجلات    انقر فوق عنوان العمود الخاص بالعنصر الذي تريد الفرز وفقاً له. يتم فرز القائمة بترتيب أبجدي تصاعدي (من أ إلى ي). انقر فوق عنوان العمود مرةً أخرى لفرز القائمة بترتيب أبجدي تنازلي (من ي إلى أ).إذا كنت ترغب في إجراء فرز أكثر تعقيداً، فانقر فوق فرز ضمن تنقيح قائمة المستلمين ثم اختر تفضيلات الفرز ضمن علامة التبويب فرز السجلات في مربع الحوار تصفية وفرز. على سبيل المثال، يمكنك استخدام نوع الفرز هذا إذا أردت ترتيب عناوين المستلمين أبجدياً بحسب اسم العائلة ضمن كل رمز بريدي وسرد الرموز البريدية بترتيب رقمي.
    • تصفية السجلات    يكون هذا الأسلوب مفيداً إذا كانت القائمة تحتوي على سجلات أنت على دراية بأنك لا تريد مشاهدتها أو تضمينها في الدمج. وبعد تصفية القائمة، يمكنك تحديد خانات الاختيار أو إلغاء تحديدها لتضمين السجلات أو استبعادها.لتصفية السجلات، قم بما يلي:
      1. انقر فوق تصفية ضمن تنقيح قائمة المستلمين.
      2. ضمن علامة التبويب تصفية السجلات في مربع الحوار تصفية وفرز، اختر المعايير التي تريد استخدامها للتصفية.على سبيل المثال، لإنشاء تسميات للعناوين التي تقوم بإدراج أستراليا باعتبارها البلد/المنطقة فقط، انقر فوق البلد أو المنطقة في القائمة حقل، ثم انقر فوق يساوي في القائمة مقارنة، واكتب أستراليا أو حددها في القائمة مقارنة مع.
      3. لتنقيح التصفية بشكلٍ أكبر، انقر فوق And أو Or، ثم اختر معايير إضافية.على سبيل المثال، لإنشاء رسائل بريد إلكتروني للشركات الموجودة في ميونخ فقط، عليك التصفية حسب السجلات التي يحتوي الحقل المدينة الخاص بها على ميونخ ولا يكون الحقل اسم الشركة التابع لها فارغاً. إذا استخدمت Or بدلاً من And في هذه التصفية، فسيتضمن دمج المراسلات كافة عناوين ميونخ بالإضافة إلى كافة العناوين التي تتضمن اسم شركة، وذلك بغض النظر عن المدينة.
    • إضافة مستلمين    لإضافة مستلمين إلى القائمة، قم بما يلي:
      1. انقر فوق اسم ملف البيانات ضمن مصدر البيانات.
      2. انقر فوق تحرير.
      3. في مربع الحوار تحرير مصدر البيانات، انقر فوق إدخال جديد، ثم اكتب المعلومات الخاصة بهذا المستلم. تلميح   قد لا تتوفر بعض العمليات، استناداً إلى نوع مصدر البيانات المُستخدم. تأكد من أن ملف البيانات مكتمل قبل توصيله بالمستند الرئيسي إذا أمكن ذلك.

ملاحظة   إذا قمت بتثبيت برنامج للتحقق من صحة العناوين، فبإمكانك النقر فوق التحقق من العناوين في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات للتحقق من صحة عناوين المستلمين.

أعلى الصفحة

 

إضافة عناصر نائبة أو حقول إلى مستند رسالة البريد الإلكتروني

بعد توصيل المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني بقائمة العناوين، فإنك تصبح جاهزاً لكتابة نص الرسالة وإضافة عناصر نائبة تشير إلى المكان الذي ستظهر فيه المعلومات الفريدة في كل رسالة.

إذا لم تكن تريد إضافة أية معلومات مخصصة إلى كل رسالة، مثل سطر ترحيب، فاكتب نص الرسالة ثم انتقل مباشرةً إلى معاينة الدمج وإكماله.

إذا أردت معرفة المزيد حول أسلوب عمل حقول دمج المراسلات، فتابع القراءة.

تسمى العناصر النائبة، مثل عنوان البريد الإلكتروني والترحيب، حقول “دمج المراسلات”. تتطابق الحقول الموجودة في Word مع عناوين الأعمدة الموجودة في ملف البيانات الذي تحدده.

397ed5c9-ed09-4a88-ad3f-80720dc304371

1. تمثل الأعمدة الموجودة في ملف البيانات فئات من المعلومات. وتشكّل الحقول التي تضيفها إلى المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني عناصر نائبة لهذه الفئات.

2. تمثل الصفوف الموجودة في ملف البيانات سجلات من المعلومات. وينشئ Word رسالة بريد إلكتروني لكل سجل عند تنفيذ عملية دمج المراسلات.

عندما تضع حقلاً في المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني، فإنك تشير إلى رغبتك في إظهار فئة معينة من المعلومات، مثل الاسم أو العنوان، في ذلك الموقع.

58d58130-6f97-4f60-a37c-19b4af9413382

ملاحظة   عند إدراج أحد حقول دمج المراسلات في المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني، تتم دوماً إحاطة اسم الحقل بعلامات اقتباس على شكل رتبة عسكرية (« »). لا تظهر علامات الاقتباس هذه التي على شكل رتبة عسكرية في رسائل البريد الإلكتروني النهائية. إنها تساعدك فقط على تمييز الحقول الموجودة في المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني عن النص العادي.

ما يحدث عند تنفيذ الدمج

عند تنفيذ الدمج، يتم استبدال الحقول الموجودة في المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني بالمعلومات الموجودة في الصف الأول من ملف البيانات لإنشاء رسالة البريد الإلكتروني الأولى. ويتم استبدال الحقول بالمعلومات الموجودة في الصف الثاني من ملف البيانات لإنشاء رسالة البريد الإلكتروني الثانية، وما إلى ذلك.

03be9fa4-3a26-43f9-91e0-05c11888aef02

العمل على الحقول: أمثلة

يمكنك إضافة أي عنوان عمود من ملف البيانات إلى المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني كحقل. ويمنحك ذلك المرونة عند تصميم رسائل البريد الإلكتروني. على سبيل المثال:

  • افترض أنك ترسل بريداً إلكترونياً لإعلام الشركات المحلية بأنه تم تحديدها لتضمينها في دليل المدينة السنوي. إذا كان ملف البيانات يحتوي على العمود الشركة الذي يتضمن اسم كل شركة تريد الاتصال بها، فبإمكانك إدراج الحقل “الشركة” بدلاً من كتابة الاسم الخاص بكل شركة على حدة.
  • تخيل أنك تقوم بإرسال رسائل بريد إلكتروني فصلية إلى العملاء لإعلامهم بالمنتجات الجديدة والصفقات الخاصة. لتخصيص هذه الرسائل لأفضل العملاء، يمكنك إضافة العمود ملاحظات شخصية إلى ملف البيانات حيث يمكنك كتابة ملاحظات، مثل “حضرة الآنسة جاكلين، يعد عنصر واجهة المستخدم الجديد هو ما تبحثين عنه تماماً”. فمن خلال وضع الحقل “ملاحظات شخصية” في المستند الرئيسي، تستطيع تضمين هذه الملاحظات في أسفل رسائل معينة.

يمكنك ضم حقول وفصلها بعلامات ترقيم. على سبيل المثال، لإدراج الاسم الأول واسم العائلة لشخص ما، تستطيع إعداد الحقول الموجودة في المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني كالتالي:

«الاسم الأول» «اسم العائلة»

بالنسبة للعناصر التي تستخدمها بشكلٍ متكرر، مثل كتل العناوين وأسطر الترحيب، يوفر Word حقولاً مركبة تجمع عدداً من الحقول معاً. على سبيل المثال، يمكن أن يتضمن الحقل “سطر الترحيب” واحداً أو أكثر من حقول الأسماء، وذلك حسب التحية التي تختارها.

يمكنك تخصيص المحتوى في كل حقل من هذه الحقول المركبة. على سبيل المثال، قد ترغب في تحديد تنسيق اسم رسمي في العنوان (السيد عمرو زكي). وقد تريد استخدام “إلى” بدلاً من “عزيزي” في التحية.

تعيين حقول دمج المراسلات إلى ملف البيانات

للتأكد من أنه بإمكان Word العثور على عمود في ملف البيانات يتطابق مع كل عنوان أو عنصر ترحيب، قد تحتاج إلى تعيين حقول دمج المراسلات في Word إلى الأعمدة في ملف البيانات.

لتعيين الحقول، انقر فوق تطابق الحقول في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها ضمن علامة التبويب المراسلات البريدية.

7e1bdb97-0af6-4d44-865a-8fed39bacde62

يتم فتح مربع الحوار تطابق الحقول.

0ae25612-034b-4e03-9eb6-409498d28f721

يتم سرد عناصر العنوان والترحيب على اليمين. ويتم سرد عناوين الأعمدة الموجودة في ملف البيانات على اليسار.

يبحث Word عن العمود الذي يتطابق مع كل عنصر. في الرسم التوضيحي، قام Word تلقائياً بمطابقة العمود اللقب الموجود في ملف البيانات مع اسم العائلة. ولكن تعذر على Word مطابقة العناصر الأخرى. على سبيل المثال، تعذر على Word مطابقة الاسم الأول من ملف البيانات هذا.

في القائمة الموجودة على اليسار، يمكنك تحديد العمود الموجود في ملف البيانات والذي يتطابق مع العنصر الموجود على اليمين. يتطابق الآن العمود الاسم مع الاسم الأول في الرسم التوضيحي. ولا توجد أية مشكلة في عدم تطابق لقب المجاملة ومعرّف فريد والاسم الأوسط. فلا تتطلب رسالة دمج البريد الإلكتروني استخدام كل حقل. إذا أضفت حقلاً لا يحتوي على أية بيانات من ملف البيانات، فإنه سيظهر في المستند المدموج كعنصر نائب فارغ  — سطر فارغ أو حقل مخفي عادةً.

كتابة المحتوى وإضافة العناصر النائبة أو الحقول

  1. في المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني، اكتب أي محتوى تريد إظهاره في كل رسالة بريد إلكتروني.
  2. انقر فوق المكان الذي تريد إدراج الحقل فيه.
  3. استخدم المجموعة كتابة الحقول وإدراجها ضمن علامة التبويب المراسلات البريدية.7e1bdb97-0af6-4d44-865a-8fed39bacde63
  4. أضف أياً مما يلي:سطر ترحيب
    1. انقر فوق سطر الترحيب.
    2. حدد تنسيق سطر الترحيب الذي يتضمن التحية وتنسيق الاسم وعلامة الترقيم التي تليه.
    3. حدد النص الذي تريد إظهاره في الحالات التي لا يتمكّن فيها Word من تفسير اسم المستلم، على سبيل المثال، عندما لا يحتوي مصدر البيانات على الاسم الأول أو اسم العائلة الخاص بالمستلم، ولكنه يحتوي على اسم الشركة فقط.
    4. انقر فوق موافق.
    5. إذا ظهر مربع الحوار تطابق الحقول، فربما تعذر على Word العثور على بعض المعلومات المطلوبة لسطر الترحيب. انقر فوق السهم الموجود بجانب (غير متطابق)، ثم حدد الحقل الموجود في مصدر البيانات والذي يتطابق مع الحقل المطلوب لدمج المراسلات.

    حقول فردية

    يمكنك إدراج معلومات من حقول فردية، مثل الاسم الأول أو رقم الهاتف أو مبلغ المساهمة من قائمة متبرعين. لإضافة حقل من ملف البيانات إلى المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني سريعاً، انقر فوق السهم الموجود بجانب إدراج حقل دمج، ثم انقر فوق اسم الحقل.

    للحصول على المزيد من الخيارات عند إدراج حقول فردية في المستند، قم بما يلي:

    1. ضمن علامة التبويب المراسلات البريدية، في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، انقر فوق إدراج حقل دمج.
    2. في مربع الحوار إدراج حقل دمج، قم بأي مما يلي:
      • لتحديد حقول العنوان التي ستتطابق تلقائياً مع الحقول الموجودة في مصدر البيانات، حتى إذا اختلفت أسماء حقول مصدر البيانات عن أسماء حقولك، انقر فوق حقول العنوان.
      • لتحديد الحقول التي تأخذ دوماً بيانات من عمود في ملف البيانات مباشرةً، انقر فوق حقول قاعدة البيانات.
    3. انقر فوق الحقل الذي تريده في المربع الحقول.
    4. انقر فوق إدراج ثم فوق إغلاق.
    5. إذا ظهر مربع الحوار تطابق الحقول، فربما تعذر على Word العثور على بعض المعلومات المطلوبة لإدراج الحقل. انقر فوق السهم الموجود بجانب (غير متطابق)، ثم حدد الحقل الموجود في مصدر البيانات والذي يتطابق مع الحقل المطلوب لدمج المراسلات. ملاحظة   إذا قمت بإدراج حقل من القائمة حقول قاعدة البيانات ثم قمت بالتبديل لاحقاً إلى مصدر بيانات لا يحتوي على عمود بالاسم نفسه، فسيتعذر على Word إدراج معلومات الحقل في المستند الذي تم دمجه.

    حقول مخصصة من جهات اتصال Outlook

    إن الطريقة الوحيدة لتضمين حقول جهات الاتصال المخصصة في المستند الرئيسي تتمثل في بدء دمج المراسلات من داخل Outlook. قم أولاً بإعداد طريقة عرض لجهات الاتصال تتضمن الحقول التي تريد استخدامها في الدمج، ثم ابدأ دمج المراسلات. بعد اختيار الإعدادات التي تريدها، سيتم تلقائياً فتح Word ويمكنك إكمال الدمج.

    إعداد طريقة عرض لجهات الاتصال تتضمن حقولاً مخصصة

    1. في “جهات اتصال Outlook”، من القائمة عرض، أشر إلى طريقة العرض الحالية، ثم انقر فوق قائمة الهاتف.
    2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق عنوان عمود، ثم انقر فوق منتقي الحقول.
    3. في القائمة المنسدلة الموجودة في أعلى مربع الحوار منتقي الحقول، حدد حقول معرّفة من قبل المستخدم في المجلد.
    4. اسحب الحقل الذي تريد إضافته من مربع الحوار إلى عناوين الأعمدة. يساعدك سهم أحمر صغير على وضع الحقل في الموقع الذي تريده.
      bafcef84-dd53-4fb3-8baa-da879fb6547d3 ملاحظة   يمكنك إضافة حقل جديد في مربع الحوار منتقي الحقول بواسطة النقر فوق جديد في الجزء السفلي.
    5. بعد إضافة كافة الحقول المخصصة إلى طريقة العرض، قم بإغلاق مربع الحوار منتقي الحقول.
    6. لإزالة حقل لا تريد تضمينه في دمج المراسلات، انقر فوق اسم الحقل في عنوان العمود في طريقة عرض “قائمة الهاتف” ثم اسحبه إلى خارج عنوان العمود.تشغيل دمج المراسلات من Outlook
    7. في “جهات اتصال Outlook”، حدد جهات اتصال فردية عن طريق الضغط على SHIFT والنقر لتحديد نطاق، أو الضغط على CTRL والنقر لتحديد أفراد. وإذا أردت تضمين كافة جهات الاتصال المرئية حالياً في طريقة العرض، فلا تنقر فوق أية جهات اتصال.
    8. انقر فوق دمج المراسلات من القائمة أدوات.
    9. إذا حددت جهات اتصال فردية لتضمينها في عملية الدمج، فانقر فوق جهات الاتصال المحددة فقط. وإذا أردت تضمين كافة جهات الاتصال المرئية حالياً في طريقة العرض، فانقر فوق كافة جهات الاتصال في العرض الحالي.
    10. إذا قمت بتكوين طريقة عرض “قائمة الهاتف” بحيث تعرض بالضبط الحقول التي تريد استخدامها في الدمج، فانقر فوق حقول جهة الاتصال في العرض الحالي. وإذا لم تقم بذلك، فانقر فوق كافة حقول جهات الاتصال لجعل كافة حقول جهات الاتصال متوفرة في الدمج.
    11. إذا أردت إنشاء مستند رئيسي جديد للدمج، فانقر فوق مستند جديد. وإذا لم ترغب في ذلك، فانقر فوق المستند الموجود ثم فوق استعراض لتحديد موقع المستند الذي تريد استخدامه كالمستند الرئيسي.
    12. إذا أردت حفظ جهات الاتصال والحقول التي حددتها لتتمكّن من إعادة استخدامها، فحدد خانة الاختيار الملف الدائم، ثم انقر فوق استعراض لحفظ الملف. يتم حفظ البيانات في مستند Word كبيانات محددة بفاصلات.
    13. حدد “البريد الإلكتروني”.
    14. انقر فوق موافق. عند فتح المستند في Word، ضمن علامة التبويب المراسلات البريدية في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، انقر فوق السهم الموجود بجانب إدراج حقل دمج، ثم انقر فوق الحقول التي تريد إضافتها إلى المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني.
    15. عندما تصبح جاهزاً لإكمال الدمج، ضمن علامة التبويب المراسلات البريدية في المجموعة إنهاء، انقر فوق إنهاء ودمج ثم فوق إرسال رسائل بريد إلكتروني. تتم تعبئة سطر “الموضوع” بالنص الذي كتبته في مربع الحوار جهات اتصال لدمج المراسلات في Outlook.

ملاحظة

  • لا يمكنك كتابة أحرف حقول الدمج («« »») يدوياً أو استخدام الأمر رمز من القائمة إدراج. فمن الضروري تنفيذ عملية دمج المراسلات.
  • إذا ظهرت حقول الدمج ضمن أقواس متعرجة، مثل ‏{ ‏MERGEFIELD المدينة }‏، فإن Word يعرض رمز الحقل بدلاً من نتائج الحقول. لا يؤثر ذلك على الدمج، ولكن إذا أردت عرض النتائج بدلاً من الرموز، فانقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز الحقل، ثم انقر فوق تبديل رموز الحقول من القائمة المختصرة.

تنسيق البيانات المدموجة

تقوم برامج قواعد البيانات وجداول البيانات، مثل Access وExcel، بتخزين المعلومات التي تكتبها في الخلايا كبيانات خام. لا يتم تخزين التنسيق الذي تقوم بتطبيقه في Access أو Excel، مثل الخطوط والألوان، مع البيانات الخام. فعند دمج معلومات من ملف بيانات في مستند Word، يتم دمج البيانات الخام بدون التنسيق المُطبق عليها.

إضافة تنسيق

  1. حدد حقل دمج المراسلات. وتأكد من أن التحديد يتضمن علامات الاقتباس التي على شكل رتبة عسكرية (« ») والتي تحيط بالحقل.
  2. ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة الخط، قم بتطبيق التنسيق المطلوب. أو انقر فوق مشغّل مربع الحوار الخط للحصول على المزيد من الخيارات.

أعلى الصفحة

 

معاينة الدمج وإكماله

بعد إضافة حقول إلى المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني، فإنك تصبح جاهزاً لمعاينة نتائج الدمج. وعندما تقتنع بالمعاينة، يمكنك إكمال عملية الدمج.

معاينة الدمج

تستطيع معاينة رسائل البريد الإلكتروني وإجراء تغييرات قبل إكمال عملية الدمج فعلياً.

للمعاينة، قم بأي مما يلي في المجموعة معاينة النتائج من علامة التبويب المراسلات البريدية:

3d154d2d-1e7e-4ec0-8912-be82926296b03

  • انقر فوق معاينة النتائج.
  • قم بتصفح كل رسالة بريد إلكتروني باستخدام الزرين السجل التالي والسجل السابق في المجموعة معاينة النتائج.
  • قم بمعاينة مستند محدد عن طريق النقر فوق البحث عن مستلم.

ملاحظة   انقر فوق تحرير قائمة المستلمين في المجموعة بدء دمج المراسلات ضمن علامة التبويب المراسلات البريدية لفتح مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، الذي يمكنك فيه تصفية القائمة أو إلغاء تحديد المستلمين إذا شاهدت سجلات لا تريد تضمينها.

3d154d2d-1e7e-4ec0-8912-be82926296b02

إكمال الدمج

إذا كنت تعتقد أنك ستكون بحاجة إلى إعادة استخدام المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني، فبإمكانك حفظه قبل إرسال رسائل البريد الإلكتروني النهائية.

حفظ المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني

تذكر أن رسائل البريد الإلكتروني التي تقوم بإرسالها تكون منفصلة عن المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني. ويُفضل حفظ المستند الرئيسي ذاته لرسالة البريد الإلكتروني إذا كنت تنوي استخدامه لأية عملية أخرى لدمج المراسلات.

عند حفظ المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني، فإنك تحفظ أيضاً اتصاله بملف البيانات. وفي المرة التالية التي تفتح فيها المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني، تتم مطالبتك باختيار ما إذا كنت تريد دمج المعلومات من ملف البيانات في المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني مرةً أخرى.

  • إذا نقرت فوق نعم، فسيتم فتح المستند الذي يعرض المعلومات الموجودة في السجل الأول والتي تم دمجها فيه.
  • إذا نقرت فوق لا، فسيتم قطع الاتصال بين المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني وملف البيانات. يصبح المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني مستنداً قياسياً في Word. ويتم استبدال الحقول بالمعلومات الفريدة من السجل الأول.

إرسال رسائل البريد الإلكتروني

  1. ضمن علامة التبويب المراسلات البريدية، انقر فوق إنهاء ودمج ثم فوق إرسال رسائل بريد إلكتروني.
  2. حدد اسم الحقل الذي يخزن عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالمستلمين في المربع إلى.
  3. اكتب سطر موضوع للرسالة في المربع سطر الموضوع.
  4. في المربع تنسيق البريد، انقر فوق HTML أو نص عادي لإرسال المستند باعتباره النص الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني، أو انقر فوق مرفق لإرسال المستند كمرفق. ملاحظة   إذا قمت بإرسال المستند كرسالة بريد إلكتروني ذات نص عادي، فلن تتضمن رسالة البريد الإلكتروني هذه أي تنسيق نصي أو أية رسومات.

الكاتب Geek4arab

Geek4arab

مواضيع متعلقة

اترك رداً