استخدام دمج المراسلات لإرسال رسائل البريد الإلكتروني المخصصة إلى قائمة عناوين البريد الإلكتروني

img
إذا أردت إرسال بريد إلكتروني مخصص لمستلمين في قائمة العناوين الخاصة بك، يمكنك استخدام دمج الرسائل لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني. تحتوي كل رسالة على نفس نوع المعلومات، غير أنه يكون محتوي كل رسالة فريداً. على سبيل المثال، في البريد الإلكتروني الخاص بالعملاء، يمكن أن تكون كل رسالة مخصصة لعنوان كل عميل حسب الاسم. تأتي المعلومات الفريدة في كل رسالة حسب الإدخالات في ملف البيانات.

علاوة على ذلك، باستخدام دمج المراسلات، تكون كل رسالة بريد إلكتروني هي بريد منفصل حيث يكون كل مستلم هو المستلم الوحيد لكل رسالة. يكون هذا بعكس بث رسالة بريد إلكتروني لمجموعة من المستلمين أو إخفاء مستلمين في السطر “مخفية” (bcc) الموجود في الرسالة.

ملاحظات

  • يجب أن يكون لديك برنامج مرسل “بريد “MAPI متوافق مثبت. تُمكن قدرات Outlook MAPI ( واجهة برمجة تطبيقات الرسائل) Microsoft Office Word و Microsoft Office Outlook من مشاركة المعلومات عند إرسال رسائل بريد إلكتروني مدمجة.
  • يجب أن تستخدم نفس إصدارات Outlook و Word. إذا كنت تستخدم Microsoft Office Word 2007، يجب استخدام Microsoft Office Outlook 2007 أيضاً.
  • لا يمكنك إضافة مستلمين لسطر (مخفية). لا يوفر دمج المراسلات طريقة لاختيار المستلمين الملحقين. يتسلم كل متلق نسخة من الرسالة بواسطة وضعه على السطر “إلى” الخاص بالرسالة.

تستلزم عملية دمج المراسلات إجراء الخطوات التالية بشكل كامل:

  1. تعيين رسالة البريد الإلكتروني. يحتوي المستند الرئيسي على نص ورسومات متشابهة في كل رسالة بريد إلكتروني. على سبيل المثال، شعار الشركة أو نص الرسالة.
  2. اتصال مستند رسالة البريد الإلكتروني بقائمة العناوين. تعتبر قائمة العناوين هي مصدر البيانات الذي يستخدمه Word في دمج المراسلات. تعتبر قائمة العناوين هي ملف يحتوي على عناوين البريد الإلكتروني الذي سيتم إرسال الرسائل إليه.
  3. تحسين قائمة المستلمين أو العناصر. ينشئ Word رسالة لكل عنوان بريد إلكتروني في قائمة العناوين. إذا أردت إنشاء رسائل لعناوين بريد إلكتروني معينة فقط موجودة على قائمة العناوين الخاصة بك، يمكنك اختيار أي العناوين أو السجلات تريد تضمينها.
  4. إضافة عناصر نائبة، تسمى حقول دمج المراسلات، لرسالة البريد الإلكتروني. عند تنفيذ دمج المراسلات، تتم تعبئة حقول دمج المراسلات بمعلومات من قائمة العناوين الخاصة بك.
  5. معاينة الدمج وإكماله. يمكنك معاينة كل رسالة قبل إرسال المجموعة بأكملها.

يتم استخدام الأوامر الموجودة ضمن علامة التبويب مراسلات لتنفيذ دمج المراسلات.

تلميح   يمكنك أيضاً تنفيذ دمج المراسلات باستخدام جزء المهام دمج المراسلات ، الذي يقودك خطوة بخطوة أثناء العملية. لاستخدام جزء المهام، في المجموعة بدء دمج المراسلات، على علامة التبويب مراسلات، انقر فوق بدء دمج المراسلات، ثم انقر فوق معالج دمج البريد خطوة بخطوة. في الخطوة 1 من العملية، وأسفل تحديد نوع المستند انقر فوق رسائل بريد إلكتروني.

05a6cb80-3a32-4020-80b7-61bb894a65f41

 

تعيين المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني

  1. ابدأ العمل باستخدام Word.

    يفتح مستند فارغ بشكل افتراضي. اتركه مفتوحاً. إذا قمت بغلقه، لن تتوفر الأوامر الموجودة في الخطوة التالية.

  2. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق بدء دمج المراسلات.

  3. انقر فوق رسائل البريد الإلكتروني.

استئناف دمج المراسلات

إذا أردت التوقف عن العمل في دمج المراسلات، يمكنك حفظ المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني واستئناف الدمج فيما بعد. يحتفظ Word بمصدر البيانات ومعلومات الحقل. إذا كنت تستخدم جزء المهام دمج المراسلات، يعود Word لموضعك في جزء المهام عند استئناف الدمج.

  1. عندما تكون جاهزاً لاستئناف الدمج، قم بفتح المستند.

    يعرض Word رسالة تطلب منك تأكيد الرغبة في فتح المستند، والتي ستؤدي إلى تشغيل الأمر SQL.

  2. نظراً لأن هذا المستند متصل ببيانات المصدر وتريد استرجاع البيانات، انقر فوق نعم. إذا قمت بفتح مستند لا تعرف أنه متصل ببيانات المصدر، يجب النقر فوق لا لمنع الوصول الضار المحتمل للبيانات.

    يظهر النص الموجود في المستند مع أي حقول مرغوبة.

  3. انقر فوق علامة التبويب مراسلات ، واستأنف العمل.

أعلى الصفحة

 

اتصال مستند رسالة البريد الإلكتروني بقائمة العناوين الخاصة بك

لدمج معلومات في المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني، يجب توصيل المستند بقائمة العناوين الخاصة بك، يسمى أيضاً مصدر البيانات أو ملف البيانات. إذا لم يكن لديك ملف بيانات بالفعل، يمكنك إنشاؤه أثناء عملية دمج المراسلات.

ملاحظة   تأكد من احتواء ملف البيانات على عمود خاص بعنوان البريد الإلكتروني. ستحتاج هذا العمود لاحقاً أثناء العملية.

اختيار ملف للبيانات

  1. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق تحديد المستلمين.

    9cfd7835-a236-4e56-bf70-dc1a3ca023c820

  2. قم بأحد الإجراءين التاليين:
    • إذا أردت استخدام قائمة جهات الاتصال في Outlook، انقر فوق تحديد من جهات اتصال Outlook.

      تلميحات حول استخدام قائمة “جهات اتصال Outlook”

      عادةً ما يعتبر الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” عملية مباشرة، لكن قد تواجه مشكلة ما. إليك بعض الحلول للمشاكل الشائعة التي قد تواجهها.

      • تعذر العثور على المجلد “جهات اتصال Outlook” للاتصال به.
      • تلقي رسائل خطأ حول بريد العملاء والجداول.
      • تعذر الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” في “المجلدات العمومية”.
      • أريد استخدام دفتر عناوين Outlook Express كمجلد “جهات الاتصال” الخاص بي، لكن يتعذر على الاتصال به.

        تعذر العثور على المجلد “جهات اتصال Outlook”

        قد يتعين عليك تشغيل الخاصية إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني في Outlook، أو تغيير ملف تعريف بيانات المستخدم لـ Outlook.

        تشغيل الخاصية “إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني”

      • في Outlook، من القائمة انتقال ، انقر فوق جهات الاتصال.
      • انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد جهات الاتصال الذي يحتوي على المعلومات التي تريد استخدامها لدمج المراسلات، ثم انقر فوق خصائص.
        ecc80c50-a956-42a1-bbb4-fcf0a470533c1
      • ضمن علامة التبويب دفتر عناوين Outlook ، تأكد من تحديد خانة الاختيار إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني ، ثم انقر فوق موافق.

        العودة إلى تلميحات Outlook

        تغيير ملف تعريف المستخدم لـ Outlook

        ملف تعريف المستخدم لـ Outlook عبارة عن مجموعة من حسابات البريد الإلكتروني ودفاتر العناوين. عادةً ما تحتاج إلى ملف تعريف واحد — لكنك إذا قمت بمشاركة جهاز الكمبيوتر الخاص بك مع أشخاص آخرين أو قمت باستخدام دفاتر عناوين مختلفة لأغراض أخرى، يمكنك إعداد أكثر من ملف تعريف واحد. إذا كنت تستخدم، عند بدء عملية دمج المراسلات، ملف تعريف لا يتضمن المجلد “جهات الاتصال” الذي تريد استخدامه، فلن يتوفر ذلك المجلد.

        للتبديل إلى ملف تعريف مستخدم مختلف، قم بإعادة تشغيل Outlook. عند مطالبتك بملف تعريف، اختر ملف التعريف الذي يتضمن المجلد “جهات الاتصال” الذي تريد استخدامه في دمج المراسلات.

        في حالة عدم مطالبتك بملف تعريف وتعلم أن لديك أكثر من ملف واحد، قد تحتاج إلى إعداد Outlook بحيث يطالبك بذلك. إليك كيفية القيام بذلك:

      • قم بإغلاق Outlook.
      • في لوحة التحكم، انتقل إلى “طريقة العرض الكلاسيكية”، ثم انقر فوق بريد.
      • انقر فوق إظهار ملفات التعريف.
      • لكي تتم مطالبتك بتحديد ملف تعريف كلما قمت بتشغيل Outlook، انقر فوق المطالبة بتعيين ملف تعريف لاستخدامه، ثم انقر فوق موافق.
        العودة إلى تلميحات Outlook

        تلقي رسائل خطأ حول بريد العملاء والجداول.

        إذا حاولت الاتصال بالمجلد “جهات الاتصال” أثناء دمج المراسلات في Word ولم يتم إعداد Outlook كبرنامج البريد الإلكتروني الافتراضي في Windows Internet Explorer، ستتلقى رسالة خطأ تقول:

        “إما أنه لا يوجد عميل بريد افتراضي أو أنه يتعذر على عميل البريد الحالي تحقيق مطلب المراسلات. الرجاء تشغيل Microsoft Office Outlook وتعيينه كعميل بريد افتراضي.”

        لتفادي تلقي هذه الرسالة أثناء دمج المراسلات، قم بما يلي:

      • قم بإنهاء Word.
      • ضمن القائمة أدوات في Internet Explorer، انقر فوق خيارات إنترنت، ثم انقر فوق علامة التبويب برامج.
      • ضمن بريد إلكتروني، انقر فوق Microsoft Office Outlook، ثم انقر فوق موافق.

        ابدأ Word مرةً أخرى، وافتح مستند دمج المراسلات، واتصل بالمجلد “جهات اتصال Outlook”.

        العودة إلى تلميحات Outlook

        تعذر الاتصال بالمجلد “جهات اتصال Outlook” في المجلدات العامة

        إذا بدأت عملية دمج المراسلات في Word وحاولت الاتصال بالمجلد “جهات الاتصال” في “مجلدات عمومية”، ستتلقى رسالة الخطأ التالية:

        “يتعذر إكمال هذه العملية بسبب فشل مشغل مربع الحوار أو قاعدة البيانات. الرجاء المحاولة مرةً أخرى في وقت لاحق.

        إذا حاولت مرةً أخرى لاحقاً، ستتلقى نفس رسالة الخطأ.

        لاستخدام المجلد جهات الاتصال الخاصة بالمجلدات العامة” كملف البيانات لدمج المراسلات، عليك بدء عملية دمج المراسلات من داخل Outlook.

        العودة إلى تلميحات Outlook

        أريد استخدام دفتر عناوين Outlook Express كمجلد “جهات الاتصال” الخاص بي.

        يتعذر عليك الاتصال بهذا النوع من دفتر العناوين مباشرةً أثناء عملية الدمج. بدلاً من ذلك، قم بتصدير دفتر عناوين Outlook Express كملف نص .csv، ثم اتصل به بهذا التنسيق.

        تصدير دفتر عناوين Outlook Express:

      • ابدأ Microsoft Outlook Express.
      • من القائمة ملف، أشر إلى تصدير ثم انقر فوق دفتر العناوين.
      • في مربع الحوار أداة تصدير دفتر العناوين، انقر فوق ملف نصي (قيم تفصلها الفواصل)، ثم انقر فوق تصدير.
      • في المربع حفظ الملف المصدّر باسم، اكتب اسم الملف الخاص بالملف المصدَّر، ثم انقر فوق استعراض.
      • في مربع الحوار حفظ باسم، في القائمة حفظ في، اختر المكان الذي تريد حفظ الملف فيه، ثم انقر فوق حفظ. من الملائم حفظ ملفات البيانات في المجلد My Data Sources في مجلد المستندات. وبذلك يبحث Word أولاً عن ملفات البيانات عند الاستعراض بحثاً عنها أثناء عملية الدمج.
      • انقر فوق التالي. حدد خانات الاختيار الموجودة بجانب الحقول التي تريد تصديرها، ثم انقر فوق إنهاء.

        ملاحظة   عند تحديد أي الحقول التي سيتم تصديرها، حدد الرسائل النموذجية أو رسائل البريد الإلكتروني أو التسميات التي تريد إنشاؤها مع عملية الدمج. على سبيل المثال، إذا لم تقم أبداً بتضمين أسماء مستعارة أو مواقع شخصية على ويب في المستندات المدمجة، لا تقم بتصدير تلك الحقول.

      • عندما تتلقى رسالة إكمال عملية التصدير، انقر فوق موافق.
      • لإغلاق مربع الحوار أداة تصدير دفتر العناوين، انقر فوق إغلاق، ثم قم بإنهاء Outlook Express.

        عند العودة إلى Word أثناء تنفيذ عملية دمج المراسلات والوصول إلى الخطوة حيث يتم الاتصال بملف بيانات، انقر فوق الخيار استخدام قائمة موجودة، ثم استعرض لتحديد موقع الملف .csv الذي تم تصديره حالياً. قبل أن يفتح الملف، قد تطالب بتحديد الحرف الفاصل الذي سيفصل الأعمدة بعضها عن بعض في قائمة العناوين. انقر فوق فاصلة، ثم انقر فوق موافق.
        العودة إلى تلميحات Outlook

    • إذا كان لديك ورقة عمل Microsoft Office Excel أو قاعدة بيانات Microsoft Office Access أو نوع آخر من ملفات البيانات، انقر فوق استخدام قائمة موجودة، ثم حدد موقع الملف في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات.

      في Excel، يمكنك تحديد بيانات من أي ورقة عمل أو نطاق مسمى داخل مصنف. في Access، يمكنك تحديد بيانات من أي جدول أو استعلام يتم تعريفه في قاعدة البيانات. بالنسبة لنوع آخر من ملف البيانات، حدد الملف في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات. إذا لم يكن الملف مدرجاً في القائمة، حدد نوع الملف المناسب أو حدد كافة الملفات في القائمة أنواع الملفات. في عملية دمج المراسلات، يمكنك استخدام الأنواع التالية من ملفات البيانات.

      1. الملفات من برامج قواعد البيانات الأحادية المستندة إلى ملف، والتي قمت بتثبيت OLE DB أو برنامج تشغيل اتصال قاعدة البيانات المفتوح (ODBC) من أجلها (عدد منها مضمّن مع Microsoft Office).
      2. ملف HTML يحتوي على جدول مفرد. يجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على أسماء الأعمدة، وأن تحتوي الصفوف الأخرى على البيانات.
      3. دفاتر عناوين إلكترونية:
        • دفتر عناوين Microsoft Outlook
        • قائمة جهات اتصال Microsoft Schedule+ 7.0
        • أية قوائم عناوين أخرى مشابهة تم إنشاؤها في نظام مراسلات متوافق مع MAPI مثل Outlook.
      4. المستند. يجب أن يحتوي المستند على جدول واحد. يجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على عناوين الأعمدة، أما الصفوف الأخرى فيجب أن تحتوي على السجلات التي تريد دمجها. يمكنك أيضاً استخدام مصدر الرأس كمصدر بيانات.
      5. أي ملف نص يحتوي على حقل البيانات مفصولة (أو محددة) بأحرف جدولة، أو فواصل وسجل البيانات مفصولة بعلامات الفقرة.

        تلميحات لتنسيق البيانات في Excel

        إذا كان ملف البيانات ورقة عمل Excel يتضمن نسباً مئوية أو قيم عملة أو رموزاً بريدية، يمكنك المحافظة على التنسيق الرقمي للبيانات عن طريق استخدام “تبادل البيانات الديناميكي” للاتصال بورقة عمل Excel من Word. على سبيل المثال، يمكنك التأكد من أنه لا يتم عرض الرمز البريدي 07865 الذي يتكون من خمسة أرقام من ملف البيانات الخاص بك على أنه 7865 (بدون صفر البداية).

        قبل الاتصال بورقة العمل، قم بما يلي في Word.

        1. انقر فوق زر Microsoft Office ، ثم انقر فوق خيارات Word.

        2. انقر فوق خيارات متقدمة.
        3. قم بالتمرير حتى المقطع عام، وحدد خانة الاختيار تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح.
        4. انقر فوق موافق.
        5. أثناء فتح المستند الأساسي لعملية دمج المراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات لعلامة التبويب مراسلات، انقر فوق تحديد المستلمين، ثم انقر فوق استخدام القائمة الموجودة.
        6. حدد موقع ورقة عمل Excel في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات، وانقر نقراً مزدوجاً فوقه.
        7. في مربع الحوار تأكيد مصدر البيانات، انقر فوق MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)، ثم انقر فوق موافق.

          ملاحظة   إذا لم تشاهد MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)، حدد خانة الاختيار إظهار الكل.

        8. في مربع الحوار Microsoft Office Excel، الخاص بـنطاق الخلايا أو النطاق المسمَّى، حدد نطاق الخلية أو ورقة العمل التي تحتوي على المعلومات التي تريد دمجها، ثم انقر فوق موافق.

          ملاحظة   لمنع مطالبتك كلما قمت بفتح ملف بيانات، يمكنك إيقاف تشغيل الخيار تأكيد التحويل عند الفتح بعد الاتصال بورقة العمل.

    • إذا لم يكن لديك ملف بيانات حتى الآن، انقر فوق كتابة قائمة جديدة، ثم استخدم النموذج الذي يتم فتحه لإنشاء القائمة. يتم حفظ القائمة كملف (.mdb) لقاعدة البيانات الذي يمكنك إعادة استخدامه.

ملاحظة   إذا قمت بتثبيت نظام ‎2007 Microsoft Office (بدلاً من تثبيت Word فقط)، يمكنك أيضاً استخدام Microsoft Query لإنشاء استعلام واسترداد البيانات التي تريدها من مصدر بيانات خارجي.

أعلى الصفحة

 

تنقيح قائمة المستلمين أو العناصر

عند الاتصال بملف بيانات محدد، قد لا تحتاج إلى دمج المعلومات من كافة السجلات الموجودة في ملف البيانات في المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني. إذا كان ملف البيانات يحتوي على سجلات بلا عناوين بريد إلكتروني، ثم يحذفها من دمج البريد الإلكتروني. وإلا، لن يتمكن Word من استكمال عملية الدمج.

لحصر قائمة المستلمين أو استخدام مجموعة فرعية من العناصر في ملف البيانات، قم بما يلي:

  1. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق تحرير قائمة المستلمين.

    9cfd7835-a236-4e56-bf70-dc1a3ca023c821

  2. في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، قم بأي مما يلي:
    • حدد سجلات فردية    تعد هذه الطريقة مفيدةً جداً إذا كانت القائمة قصيرة. حدد خانات الاختيار الموجودة بجانب المستلمين الذي تريد تضمينهم وقم بإلغاء تحديد خانات الاختيار الموجودة بجانب المستلمين المراد استثناءهم.

      في حالة الرغبة في تضمين مجموعة قليلة فقط من السجلات في عملية الدمج، يمكنك إلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة في صف الرأس، ثم تحديد تلك السجلات التي تريدها فقط. وبنفس الطريقة، إذا أردت تضمين معظم القائمة، حدد خانة الاختيار الموجودة في صف الرأس، ثم قم بإلغاء تحديد خانات الاختيار المتعلقة بالسجلات التي لا تريد تضمينها.

    • فرز السجلات    انقر فوق عنوان عمود العنصر المراد الفرز وفقاً له. يتم فرز القائمة بترتيب أبجدي تصاعدي (من أ إلى ي). انقر فوق عنوان العمود مرة أخرى للفرز بترتيب أبجدي تنازلي (من ي إلى أ).

      إذا أردت فرزاً أكثر تعقيداً، انقر فوق فرز ضمن تنقيح قائمة المستلمين واختر تفضيلات الفرز الموجودة ضمن علامة التبويب فرز السجلات لمربع الحوار تصفية وفرز.

    • تصفية السجلات    هذا الأمر مفيد إذا كانت القائمة تحتوي على سجلات لا تريد مشاهدتها أو تضمينها في الدمج. بعد تصفية القائمة، يمكنك استخدام خانات الاختيار لتضمين السجلات أو استثنائها.

      لتصفية السجلات، قم بما يلي:

      1. ضمن تنقيح قائمة المستلمين، انقر فوق تصفية.
      2. ضمن علامة التبويب تصفية السجلات لمربع الحوار تصفية وفرز، اختر المعايير التي تريد استخدامها لعامل التصفية.

        على سبيل المثال، لإنشاء رسائل بريد إلكتروني للعناوين فقط التي تسرد أستراليا على أنها البلد/المنطقة، انقر فوق “البلد أو المنطقة” في القائمة حقل، يساوي في القائمة مقارنة، وأستراليا في القائمة مقارنة مع.

      3. لإجراء مزيد من التحسينات على عامل التصفية، انقر فوق And أو Or، ثم اختر معايير إضافية.

        على سبيل المثال، لإنشاء رسائل بريد إلكتروني لوحدات الأعمال في دبي، قد تقوم بتصفية السجلات حيث يحتوي الحقل مدينة على دبي ولا يكون الحقل اسم الشركة فارغاً. إذا استخدمت Or بدلاً من And في عامل التصفية هذا، ستتضمن عملية الدمج كافة عناوين دبي، وكافة العناوين التي تتضمن اسم الشركة، بصرف النظر عن المدينة.

ملاحظة   إذا قمت بتثبيت برنامج للتحقق من صحة العناوين، يمكنك النقر فوق التحقق من العناوين في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات للتحقق من صحة عناوين المستلمين.

أعلى الصفحة

 

إضافة عناصر نائبة لرسالة البريد الإلكتروني والتي تسمى حقول دمج المراسلات

بعد اتصال المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني بقائمة العناوين، ستكون جاهزاً لكتابة نص الرسالة وإضافة عناصر نائبة تشير إلى معلومات فريدة ستظهر في كل رسالة.

العناصر النائبة، كالعنوان والترحيب، تسمى حقول “دمج المراسلات”. تتوافق الحقول الموجودة في Word مع عناوين الأعمدة الموجودة في ملف البيانات الذي تقوم بتحديده.

1. تمثل الأعمدة في ملف البيانات فئات من المعلومات. الحقول التي تتم إضافتها إلى المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني عبارة عن عناصر نائبة لتلك الفئات.

2. تمثل الصفوف الموجودة في ملف البيانات سجلات المعلومات. ينشئ Word رسالة بريد إلكتروني لكل سجل عند تنفيذ دمج المراسلات.

عن طريق وضع حقل في المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني، ستشير إلى أنك تريد فئة معينة من المعلومات كي تظهر في ذلك الموقع، كالاسم أو العنوان.

58d58130-6f97-4f60-a37c-19b4af9413381

ملاحظة   عند إدراج حقل دمج مراسلات في المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني، سيتم إحاطة اسم الحقل بين علامة الرتبة العسكرية (« »). لا تظهر علامة الرتبة العسكرية في رسائل البريد الإلكتروني الأخيرة. إنها فقط تساعدك على تمييز الحقول الموجودة في المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني من النص العادي.

ماذا يحدث عند الدمج

عند الدمج، يتم استبدال الحقول الموجودة في المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني بالمعلومات الموجودة في الصف الأول من ملف البيانات لإنشاء أول رسالة بريد إلكتروني. يتم استبدال الحقول بالمعلومات الموجودة في الصف الثاني من ملف البيانات لإنشاء ثاني رسالة بريد إلكتروني، وهكذا.

03be9fa4-3a26-43f9-91e0-05c11888aef01

استخدام الحقول: أمثلة

يمكنك إضافة أي عنوان عمود من ملف البيانات إلى المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني كحقل. مما يؤدي إلى المرونة، عند تصميم رسائل البريد الإلكتروني. على سبيل المثال:

  • افترض أنك تقوم بإرسال بريد إلكتروني لإعلام وحدات الأعمال المحلية التي تم تحديدها للتضمين في الدليل السنوي للمدينة. إذا تضمن ملف البيانات عمود الشركة به اسم كل وحدة عمل تريد الاتصال بها، يمكنك إدراج الحقل “الشركة” بدلاً من كتابة الاسم الخاص بكل شركة على حدة.
  • تخيل أنك تقوم بإرسال رسائل بريد إلكترونية فصلية إلى العملاء، منبهاً إياهم بالمنتجات الجديدة والاتفاقيات الخاصة. لتخصيص تلك الرسائل لأفضل العملاء، يمكنك إضافة العمود PersonalNote إلى ملف البيانات حيث يمكنك كتابة ملاحظات، مثل “الآنسة رانيا، هو ذلك المنتج الجديد الذي كنت تبحث عنه.” عن طريق استبدال الحقل PersonalNote الموجود في المستند الأساسي، يمكنك تضمين تلك الملاحظات أسفل رسائل معينة.

يمكنك دمج الحقول وفصلها بعلامات ترقيم. على سبيل المثال، لإنشاء عنوان، يمكنك إعداد الحقول الموجودة في المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني مثل:

«الاسم الأول» «اسم العائلة»

بالنسبة للأشياء التي تستخدمها بكثرة، مثل كتل العناوين وأسطر الترحيب، يقوم Word بتوفير حقول مركبة تقوم بتجميع عدد من الحقول معاً. على سبيل المثال:

  • الحقل “كتلة العنوان” عبارة عن مجموعة لعدة حقول، بما في ذلك الاسم الأول واسم العائلة وعنوان الشارع والمدينة والرمز البريدي.

    ea77546b-593f-485b-8cc4-2117e1418284

  • يمكن للحقل “سطر الترحيب” أن يتضمن حقلاً للاسم أو أكثر، حسب التحية التي اخترتها.

يمكنك تخصيص المحتويات في كل من هذه الحقول المركبة. على سبيل المثال، في العنوان، قد تحتاج إلى تحديد تنسيق اسم رسمي (السيد أسامة شبانة). في التحية، قد ترغب في استخدام “إلى” بدلاً من “عزيزي”.

تعيين حقول دمج المراسلات إلى ملف بيانات

للتأكد من أنه يمكن لـ Word العثور على عمود في ملف البيانات الذي يتوافق مع كل عنوان أو عنصر ترحيب، قد تحتاج إلى تعيين حقول دمج المراسلات في Word إلى الأعمدة في ملف البيانات.

لتعيين الحقول، انقر فوق تطابق الحقول في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها لعلامة التبويب مراسلات.

df5874ec-752f-4c4c-b136-a76b59591ff32

يفتح مربع الحوار تطابق الحقول.

f3ec348f-07d9-4b4d-b9ba-8dcd041c991c1

يتم سرد عناصر العنوان والترحيب على اليمين. يتم سرد عناوين الأعمدة من ملف البيانات على اليسار.

يقوم Word بالبحث عن العمود الذي يتوافق مع كل عنصر. في الرسم التوضيحي، يقوم Word تلقائياً بمطابقة العمود اللقب لملف البيانات على اسم العائلة. لكن تعذر على Word مطابقة العناصر الأخرى. على سبيل المثال، تعذر على Word مطابقة الاسم الأول من ملف البيانات هذا.

في القائمة الموجودة على اليسار، يمكنك تحديد العمود من ملف البيانات الذي يتوافق مع العنصر الموجود على اليمين. في الرسم التوضيحي، يتوافق الآن العمود الاسم مع الاسم الأول. ليست هناك مشكلة في تطابق لقب المجاملة ومعرِّف فريد والاسم الأوسط. لا تتطلب رسالة دمج المراسلات استخدام كل حقل. إذا قمت بإضافة حقل لا يحتوي على بيانات من ملف البيانات، سيظهر في المستند المدمج كعنصر نائب فارغ — عادةً سطر فارغ أو حقل مخفي.

43014365-ce08-421d-8596-b8c4d53675591

كتابة المحتوى وإضافة حقول

  1. في المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني، انقر فوق المكان حيث تريد إدراج الحقل.
  2. استخدم المجموعة كتابة الحقول وإدراجها على علامة التبويب مراسلات.

    df5874ec-752f-4c4c-b136-a76b59591ff33

  3. قم بإضافة أي مما يلي:

    سطر الترحيب

    1. انقر فوق سطر الترحيب.
    2. حدد تنسيق سطر الترحيب الذي يحتوي على تنسيق التحية والاسم والترقيم الذي يليه.
    3. حدد النص الذي تريد ظهوره عندما لا يتمكن Word من تفسير اسم المتلقي، على سبيل المثال، عندما لا يتضمن مصدر البيانات الاسم الأول أو اسم العائلة الخاص بالمتلقي، ويحتوي على اسم الشركة فقط.
    4. انقر فوق موافق.
    5. إذا ظهر مربع الحوار تطابق الحقول، ربما تعذر على Word العثور على بعض المعلومات التي يريد لسطر الترحيب. انقر فوق السهم الموجود بجانب (غير متطابق)، ثم حدد الحقل من مصدر البيانات الذي يطابق الحقل اللازم لعملية دمج المراسلات.

    الحقول المفردة

    يمكنك إدراج معلومات من حقول فردية، كالاسم الأول أو رقم الهاتف أو مقدار المساهمة من لائحة المتبرعين. لإضافة حقل من ملف البيانات إلى المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني بسرعة، انقر فوق السهم الموجود بجانب إدراج حقل دمج، وانقر فوق اسم الحقل.

    للحصول على مزيد من الخيارات عند إدراج حقول فردية في المستند، قم بما يلي:

    1. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة كتابة وإدراج حقول، انقر فوق إدراج حقل مدمج.

    2. في مربع الحوار إدراج حقل دمج، قم بأحد الإجراءين التاليين:
      • لتحديد حقول العناوين التي تتوافق تلقائياً مع الحقول في مصدر البيانات، حتى ولو اختلفت أسماء حقول مصدر البيانات عن أسماء حقولك، انقر فوق حقول العنوان.
      • لتحديد حقول دائماً تأخذ بياناتها بشكل مباشر من عمود في ملف البيانات، انقر فوق حقول قاعدة البيانات.
    3. في المربع حقول، انقر فوق الحقل الذي تريده.
    4. انقر فوق إدراج، ثم انقر فوق إغلاق.
    5. إذا ظهر مربع الحوار تطابق الحقول، فمن الممكن أن يكون قد تعذّر على Word العثور على بعض المعلومات المطلوبة لإدراج الحقل. انقر فوق السهم المجاور لـ (غير متطابق)، ثم حدد، في مصدر البيانات، الحقل الذي يناسب الحقل المطلوب من أجل دمج المراسلات.

      ملاحظة   إذا قمت بإدراج حقل من القائمة حقول قاعدة البيانات، ثم بالتبديل لاحقاً إلى مصدر بيانات لا يحتوي على عمود بنفس الاسم، فسيتعذّّر على Word إدراج معلومات الحقل في المستند المدمج.

    الحقول المخصصة من جهات اتصال Outlook

    إن الطريقة الوحيدة لتضمين حقول جهات الاتصال المخصصة في المستند الأساسي هو أن تبدأ عملية دمج المراسلات من داخل Outlook. أولاً، قم بإعداد طريقة عرض جهات الاتصال مع الحقول التي تريد استخدامها في عملية الدمج. ثانياً، ابدأ عملية الدمج. بعد اختيار الإعدادات التي تريدها، يتم فتح Word تلقائياً ويمكنك إكمال عملية الدمج.

    إعداد طريقة عرض جهات الاتصال التي تتضمن حقولاً مخصصة

    1. في جهات اتصال Outlook، من القائمة عرض ، أشر إلى طريقة العرض الحالية، ثم انقر فوق قائمة الهاتف.
    2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق عنوان عمود، ثم انقر فوق منتقي الحقول.
    3. في القائمة المنسدلة الموجودة أعلى مربع الحوار منتقي الحقول، حدد حقول معرّفة من قبل المستخدم في المجلد.
    4. اسحب الحقل الذي تريد إضافته من مربع الحوار إلى عناوين الأعمدة. يساعدك سهم أحمر قصير لكي تضع الحقل في الموقع الذي تريده.
      bafcef84-dd53-4fb3-8baa-da879fb6547d2

      ملاحظة   يمكنك إضافة حقل جديد في منتقي الحقول عن طريق النقر فوق جديد في أسفل الشاشة.

    5. بعد إضافة كافة الحقول المخصصة إلى طريقة العرض، قم بإغلاق مربع الحوار منتقي الحقول.
    6. لإزالة حقل لا تريد تضمينه في عملية دمج المراسلات، انقر فوق اسم الحقل في عنوان العمود في طريقة عرض “قائمة الهاتف” واسحبه بعيداً عن عنوان العمود.

      تشغيل عملية دمج المراسلات من Outlook

    7. في جهات اتصال Outlook، حدد جهات الاتصال الفردية بالضغط فوق SHIFT والنقر لتحديد نطاق أو الضغط فوق المفتاح CTRL والنقر لتحديد جهات اتصال فردية. إذا أردت تضمين كافة جهات الاتصال المعروضة حالياً في العرض، لا تقم بالنقر فوق أية جهات اتصال.
    8. من القائمة أدوات، انقر فوق دمج المراسلات.
    9. إذا حددت جهات اتصال فردية لتضمينها في عملية الدمج، انقر فوق جهات الاتصال المحددة فقط. إذا أردت تضمين كافة جهات الاتصال المعروضة حالياً في العرض، انقر فوق كافة جهات الاتصال في العرض الحالي.
    10. إذا قمت بتكوين طريقة عرض “قائمة الهاتف” بحيث تعرض بالضبط الحقول التي تريد استخدامها في عملية الدمج، انقر فوق حقول جهة الاتصال في العرض الحالي. وإلا، انقر فوق كافة حقول جهات الاتصال لتوفير كافة حقول جهات الاتصال في عملية الدمج.
    11. إذا أردت إنشاء مستند أساسي جديد لعملية الدمج، انقر فوق مستند جديد. وإلا، انقر فوق المستند الموجود، وانقر فوق استعراض لتحديد موقع المستند لاستخدامه على أنه المستند الأساسي.
    12. إذا أردت حفظ جهات الاتصال والحقول التي حددتها بحيث يتم إعادة استخدامها، حدد خانة الاختيار الملف الدائم، ثم انقر فوق استعراض لحفظ الملف. يتم حفظ البيانات في مستند Word كبيانات محددة بفاصلة.
    13. حدد بريداً إلكترونياً.
    14. انقر فوق موافق. عندما يفتح المستند في Word، على علامة التبويب مراسلات في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، انقر فوق السهم الموجود بجانب إدراج حقل دمج، ثم انقر فوق الحقول التي تريد إضافتها للمستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني.
    15. عندما تكون جاهزاً لاستكمال الدمج، على علامة التبويب مراسلات في المجموعة إكمال، انقر فوق إنهاء ودمج، ثم انقر فوق إرسال رسائل بريد إلكتروني. تتم تعبئة السطر الموضوع بالنص الذي قمت بكتابته في مربع الحوار جهات اتصال لدمج المراسلات في Outlook.

ملاحظة

  • لا يمكنك كتابة أحرف حقول الدمج («« »») يدوياً أو استخدام الأمر رمز في القائمة إدراج. يجب تنفيذ عملية دمج المراسلات.
  • إذا ظهرت حقول الدمج ضمن أقواس كبيرة، مثل { MERGEFIELD City }، فإن Word يعرض رمز الحقل بدلاً من نتائج الحقول. وهذا لا يؤثر على الدمج، ولكن، إذا أردت عرض النتائج بدلاً من الرموز، فانقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز الحقل، ثم انقر فوق تبديل رموز الحقول في القائمة المختصرة.

تنسيق البيانات المدمجة

تقوم برامج قواعد البيانات وأوراق العمل، مثل Access و Excel بتخزين المعلومات التي تكتبها في الخلايا على أنها بيانات أولية غير منسقة. لا يتم تخزين ما تقوم بتطبيقه في Access أو Excel، مثل الخطوط والألوان، في البيانات الأولية غير المنسقة. عند دمج معلومات من ملف بيانات في مستند Word، ستقوم بدمج البيانات الأولية بدون تنسيق الذي تم تطبيقه.

لتنسيق البيانات في المستند، حدد حقل دمج المراسلات وقم بتنسيقه تماماً كما تقوم بتنسيق أي نص. تأكد أن التحديد يتضمن علامة الرتبة العسكرية (« ») محيطة بالحقل.

أعلى الصفحة

 

معاينة الدمج وإكماله.

عند إضافة حقول إلى المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني، ستكون جاهزاً لمعاينة نتائج الدمج. إذا كنت مكتفياً بالمعاينة، يمكنك إكمال عملية الدمج.

معاينة الدمج

يمكنك معاينة رسائل البريد الإلكتروني وإجراء تغييرات قبل إكمال عملية الدمج فعلاً.

للمعاينة، قم بأي مما يلي في المجموعة معاينة النتائج من علامة التبويب مراسلات:

0b280cae-a3af-48a4-b31b-102b8466b4961

  • انقر فوق معاينة النتائج.
  • قم بتصفح كل رسالة بريد إلكتروني باستخدام الزر السجل التالي والزر السجل السابق في المجموعة معاينة النتائج.
  • قم بمعاينة مستند معين بالنقر فوق البحث عن مستلم.

ملاحظة   انقر فوق تحرير قائمة المستلمين في المجموعة بدء دمج المراسلات ضمن علامة التبويب مراسلات لفتح مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات حيث يمكنك تصفية القائمة أو مسح مستلمين إذا رأيت سجلات لا تريد تضمينها.

9cfd7835-a236-4e56-bf70-dc1a3ca023c822

إكمال الدمج

إذا كنت تعتقد في إعادة استخدام المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني، يمكنك حفظه قبل إرسال رسائل البريد الإلكتروني الأخيرة.

حفظ المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني

تذكر أن رسائل البريد الإلكتروني التي تقوم بإرسالها منفصلة عن المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني. من المستحسن حفظ المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني ذاته إذا كنت تنوي استخدامه لعملية دمج مراسلات أخرى.

عند حفظ المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني، ستحفظ أيضاً اتصاله بملف البيانات. عند فتح المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني مرة أخرى، ستطالب باختيار ما إذا كنت تريد دمج المعلومات من ملف البيانات ليتم دمجه مرة أخرى في المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني.

  • إذا قمت بالنقر فوق نعم، يتم فتح المستند مع المعلومات من السجل الأول الذي تم دمجه فيه.
  • إذا قمت بالنقر فوق لا، سيتم قطع الاتصال بين المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني وملف البيانات. ويصبح المستند الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني مستند Word قياسياً. كما يتم استبدال الحقول بالمعلومات الفريدة من السجل الأول.

إرسال رسائل بريد إلكتروني

  1. في علامة التبويب مراسلات، انقر فوق إنهاء ودمج، ثم انقر فوق إرسال مراسلات البريد الإلكتروني.

  2. في المربع إلى، حدد اسم الحقل الذي يخزن عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالمستلمين.
  3. في المربع سطر الموضوع، اكتب سطر موضوع للرسالة.
  4. في المربع تنسيق البريد، انقر فوق HTML أو نص عادي لإرسال المستند كنص رسالة البريد الإلكتروني، أو انقر فوق مرفق لإرسال المستند كمرفق.

    ملاحظة   إذا تم إرسال المستند كنص رسالة بريد إلكتروني عادي، لن تتضمن رسالة البريد الإلكتروني أي تنسيق نص أو رسومات.

الكاتب Geek4arab

Geek4arab

مواضيع متعلقة

اترك رداً