إدراج حقل جديد في جدول أو إضافته أو إنشاؤه

img
عند إنشاء قاعدة البيانات يتم تخزين البيانات في الجداول  ــــــ قوائم من الصفوف والأعمدة مستندة إلى مواضيع. تسمى الأعمدة أيضاً حقول يوجد بها عناصر المعلومات التي تريد تتبعها. يتم تعريف الجدول وفقاً للحقول التي تريد تتبعها في هذا الموضوع.يشرح هذا المقال كيفية إنشاء الحقول. سوف تتعلم كيفية إضافة الحقول إلى جدول في طريقة عرض “ورقة البيانات” وكيفية إضافة الحقول بواسطة استخدام قالب حقل. سوف تعرف أيضاً كيفية إضافة حقل من جدول آخر إلى الجدول الذي تعمل فيه وكيفية تعيين نوع بيانات الحقل.

ماذا تريد أن تفعل؟

إضافة حقول إلى جدول في طريقة عرض “ورقة البيانات”
إضافة حقول بواسطة استخدام قوالب الحقول
إضافة حقل من جدول موجود
تعيين نوع بيانات حقل في طريقة عرض “ورقة البيانات”

 

إضافة حقول إلى جدول في طريقة عرض “ورقة البيانات”

يتم تخزين عناصر المعلومات المراد تتبعها في حقول (تسمى أيضاً أعمدة). على سبيل المثال، في الجدول “جهات الاتصال” قد تنشئ حقولاً لـ “اسم العائلة” و”الاسم الأول” و”رقم التليفون” و”العنوان” وهكذا. وبالنسبة لجدول “المنتجات” قد تنشئ الحقول “اسم المنتج” و”معرِّف المنتج” و”السعر”.

من المهم اختيار الحقول بعناية. على سبيل المثال، لا يفضل إنشاء حقل لتخزين قيمة محسوبة. يمكنك بدلاً من ذلك جعل Office Access 2007 يقوم بحساب القيمة عند الحاجة إلى ذلك. عند اختيار الحقول، حاول تخزين المعلومات بطريقة مختصرة. على سبيل المثال، بدلاً من تخزين “الاسم بالكامل” خزن “اسم العائلة” و”الاسم الأول”. عموماً، إذا أردت عمل تقرير عن عنصر معلومات أو فرزه أو البحث فيه أو حسابه، قم بوضع هذا العنصر في عمود خاص به. لمزيد من المعلومات حول تصميم قواعد البيانات أو اختيار الحقول، راجع المقال أساسيات تصميم قواعد البيانات.

يحتوي الحقل على ميزات تعريف. على سبيل المثال، كل حقل له اسم يعرفه داخل الجدول بطريقة فريدة. يحتوي الحقل أيضاً على نوع بيانات تم اختياره ليطابق المعلومات التي يتم تخزينها في هذا الحقل. يحدد نوع البيانات القيم الممكن تخزينها والعمليات الممكن أداؤها كما يحدد مساحة تخزين كل قيمة. يحتوي كل حقل أيضاً على مجموعة إعدادات مدمجة تسمى خصائص تعريف الصفات المميزة لسلوك أو مظهر الحقل. على سبيل المثال، تعرف خاصية “تنسيق” تخطيط عرض الحقل — أي كيفية ظهور الحقل عند العرض.

عند إنشاء جدول جديد، يفتح هذا الجدول في طريقة عرض “ورقة البيانات”. يمكنك إضافة حقل في الحال بواسطة كتابة بعض المعلومات في العمود إضافة حقل جديد.

57ae10c6-dd79-467d-80f8-152171a693e43

إضافة حقل جديد إلى جدول موجود

  1. انقر فوق زر Microsoft Office ، ثم انقر فوق فتح.

  2. في مربع الحوار فتح، حدد قاعدة البيانات وافتحها.
  3. في “جزء التنقل”، انقر نقراً مزدوجاً فوق أحد الجداول المتاحة لفتحه.
  4. اكتب البيانات في الخلية التي أسفل عنوان العمود إضافة حقل جديد.

إضافة حقل جديد إلى جدول جديد

  1. انقر فوق زر Microsoft Office ، ثم انقر فوق فتح.

  2. في مربع الحوار فتح، حدد قاعدة البيانات وافتحها.
  3. في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق جدول.

    8bb267eb-5211-4ab6-8644-25658b9618e411

    يدرج Access جدولاً جديداً في قاعدة البيانات ويفتحه في طريقة عرض “ورقة البيانات”.

  4. اكتب البيانات في الخلية التي أسفل عنوان العمود إضافة حقل جديد.

عند إدخال بيانات في الحقل الجديد، يستخدم Office Access 2007 المعلومات التي تكتبها للتعرف على نوع البيانات الملائم للحقل. على سبيل المثال، إذا كتبت تاريخ في العمود، مثل 1/1/2006، يراجع Office Access 2007 المعلومات التي أدخلتها ويتعرف عليها كتاريخ ويعيّن نوع البيانات “تاريخ/وقت” للحقل. إذا لم يحصل Access على معلومات كافية مما تدخله ليقترح نوع البيانات، يتم تعيين نوع البيانات إلى “نص”.

يظهر الجدول التالي كيفية عمل التعرف التلقائي على نوع البيانات في طريقة عرض “ورقة البيانات”.

إذا كتبت: ينشئ Office Access 2007 حقلاً من نوع البيانات:
محمد نص
http://www.contoso.comيمكنك استخدام أي بادئة بروتوكول إنترنت صحيحة. على سبيل المثال، تعد http:// وhttps:// وmalito بادئات صحيحة. ارتباط تشعبي
50000 رقم، عدد صحيح طويل
50,000 رقم، عدد صحيح طويل
50,000.99 رقم، مزدوج
50000.389 رقم، مزدوج
12/31/2006يتم التعرف على تنسيقات التاريخ والوقت على حسب موقع المستخدم. تاريخ/وقت
31 ديسمبر 2006 تاريخ/وقت
10:50:32 تاريخ/وقت
10:50 ص تاريخ/وقت
17:50 تاريخ/وقت
12.50 ر.س.يتم التعرف على رمز العملة على حسب موقع المستخدم. عملة
21.75 رقم، مزدوج
123.00% رقم، مزدوج
3.46E+03 رقم، مزدوج

بالإضافة إلى تحديد نوع البيانات، قد يعين Office Access 2007 الخاصية تنسيق استناداً لما تدخله من بيانات. على سبيل المثال، إذا كتبت 10:50ص، يعين Access نوع البيانات إلى “تاريخ/وقت” والخاصية تنسيق إلى “تاريخ متوسط”.

يمكنك تعيين نوع البيانات والتنسيق للحقل بسهولة متجاوزاً اختيار Office Access 2007 بواسطة استخدام أوامر المجموعة نوع البيانات والتنسيق ضمن علامة التبويب بيانات.

تعيين نوع البيانات بسهولة

  1. في علامة التبويب ورقة البيانات، في المجموعة نوع البيانات والتنسيق، انقر فوق السهم الذي في القائمة المنسدلة المجاور لـ نوع البيانات، ثم حدد نوع بيانات.

    45bf63fe-f634-409d-b806-73a970fc8b409

  2. انقر فوق نوع البيانات الذي تريده.

تعيين التنسيق بسهولة

  1. في علامة التبويب ورقة البيانات، في المجموعة نوع البيانات والتنسيق، انقر فوق السهم الذي في القائمة المنسدلة المجاور لـ تنسيق، ثم حدد تنسيقـًا.

    45bf63fe-f634-409d-b806-73a970fc8b4010

  2. انقر فوق التنسيق الذي تريده.

عند إضافة حقل بواسطة كتابة معلومات في الخلية الموجودة أسفل العنوان إضافة حقل جديد، يعين Office Access 2007 تلقائياً اسماً للحقل. تبدأ هذه الأسماء بـ “الحقل1″ لأول حقل و”الحقل2” لثاني حقل وهكذا. يفضل استخدام أسماء أكثر تمييزاً للحقول. يمكنك إعادة تسمية الحقل بواسطة النقر فوق عنوانه، ثم النقر فوق إعادة تسمية عمود على القائمة المختصرة.

يمكن أن تتكون اسماء الحقول من أكثر من 64 حرفاً (أحرف أو أعداد) متضمنة مسافات. يجب محاولة أعطاء اسم مميز للحقول ممّا يسهل تعريفها عند عرض السجلات أو تحريرها. على سبيل المثال، قد تستخدم اسماء حقول مثل “الاسم الأول” و”العنوان” و”هاتف المنزل”.

أعلى الصفحة

 

إضافة حقول بواسطة استخدام قوالب الحقول

أحياناً يكون اختيار حقل من قائمة حقول معرفة مسبقاً أسهل من إنشائه يدوياً. يمكنك استخدام جزء المهام “قوالب الحقول” للاختيار من قائمة حقول معرفة مسبقاً. يأتي مع Office Access 2007 مجموعة من قوالب الحقول المضمنة يمكنها توفير الكثير من الوقت عند إنشاء الحقول. لإنشاء حقل جديد باستخدام قالب حقل، اعرض الجزء قوالب الحقول، ثم اسحب قالباً واحداً أو أكثر وافلته في الجدول المفتوح في طريقة عرض “ورقة البيانات”.

يتكون قالب الحقل من مجموعة صفات وخصائص معرّفة مسبقاً تصف هذا الحقل. يتضمن تعريف الحقل اسم الحقل ونوع البيانات وإعداد خاصية تنسيق الحقل ويتضمن أيضا عدداً من خصائص الحقل الأخرى التي تكوّن نموذجاً يعمل كأساس لإنشاء حقل جديد عند تشغيلها مع بعضها.

  1. تأكد أن الجدول موجود في طريقة عرض “ورقة البيانات”.
  2. في علامة التبويب ورقة بيانات، في مجموعة الحقول والأعمدة، انقر فوق حقل جديد.

    bd303cd0-f242-4b6c-bf9c-199af8c45e356

    يظهر الجزء قوالب الحقول.

  3. حدد حقلاً واحداً أو أكثر في الجزء قوالب الحقول واسحبها إلى الجدول. اسقط الحقول في الموضع عند ظهور سطر الإدراج.يظهر الحقل في ورقة البيانات.

قوالب الحقول هي عبارة عن نماذج توفر أساساً يمكنك من خلاله إنشاء حقل جديد، ولكنه ليس الأساس الوحيد لإنشاء حقل جديد. بالإضافة إلى إنشاء حقل جديد من قالب الحقل يمكنك أيضاً إنشاء حقل جديد من حقل موجود في جدول آخر.

أعلى الصفحة

 

إضافة حقل من جدول موجود

يمكنك إضافة حقل من جدول آخر إذا كنت تستخدم قاعدة بيانات تحتوي على جداول متعددة. في الحقيقية من الممكن أن تكون بعض هذه الجداول مرتبطة. في قواعد البيانات الارتباطية، يتم تخزين المعلومات في جداول مستندة إلى مواضيع منفصلة ثم تعريف العلاقات لتوفير كل ما يحتاجه نظام إدارة قاعدة البيانات لإحضار المعلومات مع بعضها كلما تطلب ذلك. يسمح Office Access 2007 بإنشاء حقل جديد بواسطة إضافته من جدول آخر مرتبط أو بواسطة إضافته من جدول آخر غير مرتبط. يتم إضافة الحقل بواسطة استخدام “قائمة الحقول” التي تظهر الحقول المتاحة في الجداول الأخرى الموجودة في قاعدة البيانات.

7d4c6e60-cd00-470c-84be-7b103e704e6e2

افتح جزء “قائمة الحقول”

  • في علامة التبويب ورقة بيانات، في مجموعة الحقول والأعمدة، انقر فوق إضافة حقول موجودة.

    bd303cd0-f242-4b6c-bf9c-199af8c45e358

    يظهر جزء قائمة الحقول.

يسرد الجزء قائمة الحقول كافة الجداول الأخرى الموجودة في قاعدة البيانات مقسمة إلى فئات. عند العمل في جدول موجود في طريقة عرض “ورقة البيانات” تظهر فئتان في جزء قائمة الحقول: الحقول المتوفرة في الجداول المرتبطة والحقول المتوفرة في الجداول الأخرى. تسرد الفئة الأولى كافة الجداول التي يرتبط بها الجدول الذي فتحته. بينما تسرد الفئة الثانية كافة الجداول التي لا يرتبط بها الجدول.

عند النقر فوق علامة الجمع (+) المجاورة لهذا الجدول، تشاهد قائمة بكافة الحقول المتاحة في أحد الجداول. ولإضافة حقل إلى الجدول اسحب الحقل المطلوب من جزء قائمة الحقول وافلته في الجدول الموجود في طريقة عرض “ورقة البيانات”.

إضافة حقل من جزء “قائمة الحقول”

  1. في علامة التبويب ورقة بيانات، في مجموعة الحقول والأعمدة، انقر فوق إضافة حقول موجودة.

    bd303cd0-f242-4b6c-bf9c-199af8c45e357

    يظهر جزء قائمة الحقول.

  2. لعرض قائمة الحقول في الجدول انقر فوق علامة الجمع (+) المجاورة لهذا الجدول.
  3. اسحب الحقل المطلوب من جزء قائمة الحقول إلى الجدول في طريقة عرض “ورقة البيانات”.
  4. افلت الحقل في أحد المواضع عند ظهور سطر الإدراج.96be7251-c7dd-4aed-87c5-9fe2a68b4e3e1

    يبدأ “معالج البحث”.

  5. اتبع الإرشادات لاستكمال “المعالج”.يظهر الحقل في الجدول الموجود في طريقة عرض “ورقة البيانات” بعد استكمال “المعالج”.

ملاحظة   عند سحب الحقل وإفلاته من جدول غير مرتبط ثم استكمال “معالج البحث”، يتم إنشاء علاقة رأس بأطراف جديدة تلقائياً بين الجدول الموجود في جزء قائمة الحقول والجدول الذي فتحته.

أعلى الصفحة

 

تعيين نوع بيانات حقل في طريقة عرض “ورقة البيانات”

يتعرف Office Access 2007 تلقائياً عن نوع بيانات الحقل الذي أنشأته في طريقة عرض “ورقة البيانات”. ومع ذلك قد تحتاج أحياناً لتخطي نوع البيانات الذي حدده Access. على سبيل المثال، قد يكون لديك معرفات منتجات موجودة تعرّف المنتجات التي تبيعها. فإذا كتبت معرفاً رقمياً مثل 1003 في الجدول الموجود في طريقة عرض “ورقة البيانات” تعين ميزة التعرف التلقائي على نوع البيانات نوع بيانات رقمي للحقل. ومع ذلك يجب استخدام نوع بيانات رقمي فقط للحقول التي يتم فيها حساب المتوسط الحسابي. وعادة يجب تخزين المعرفات مثل معرفات المنتجات بنوع البيانات “نص”.

يمكنك تعيين نوع بيانات وتنسيق للحقل بسهولة متخطياً نوع البيانات الذي حدده Office Access 2007 بواسطة استخدام أوامر المجموعة نوع البيانات والتنسيق ضمن علامة التبويب بيانات.

تعيين نوع البيانات بسهولة

  1. في علامة التبويب ورقة البيانات، في المجموعة نوع البيانات والتنسيق، انقر فوق السهم الذي في القائمة المنسدلة المجاور لـ نوع البيانات، ثم حدد نوع بيانات.

    45bf63fe-f634-409d-b806-73a970fc8b4011

  2. انقر فوق نوع البيانات الذي تريده.

استخدم الجدول التالي لتحديد نوع البيانات الصحيح.

تعيين التنسيق بسهولة

  1. في علامة التبويب ورقة البيانات، في المجموعة نوع البيانات والتنسيق، انقر فوق السهم الذي في القائمة المنسدلة المجاور لـ تنسيق، ثم حدد تنسيقـًا.

    45bf63fe-f634-409d-b806-73a970fc8b4012

  2. انقر فوق التنسيق الذي تريده.

يصف الجدول التالي أنواع البيانات المتاحة للحقول في Office Access 2007.

نوع البيانات يخزن الحجم
نص أحرف أبجدية رقميةيستخدم للنصوص أو النصوص والأرقام غير المستخدمة في العمليات الحسابية (على سبيل المثال، معرف منتج). أكثر من 255 حرفاً.
مذكرة أحرف أبجدية ورقمية (أطول من 255 حرفاً) أو نص به تنسيق نص منسق.يستخدم للنصوص الأطول من 255 حرفاً أو للنصوص التي تستخدم تنسيق النص المنسق. تعتبر الملاحظات والأوصاف المطولة والفقرات التي بها تنسيقات مثل غامق أو مائل أمثلة جيدة حيث يمكن استخدام الحقل “مذكرة”. أكثر من 1غيغابايت من الأحرف أو 2 غيغابايت من التخزين (2 بايت للحرف)، يمكنك عرض 65535 حرفًا منها في عنصر تحكم.
رقم قيم رقمية (قيم أعداد صحيحة أو كسور).يستخدم لتخزين الأعداد لاستخدامها في العمليات الحسابية ماعدا القيم النقدية (استخدم نوع البيانات “عملة” للقيم النقدية). 1 أو 2 أو 4 أو 8 أو 16 بايت عند استخدامه لمعرفات النسخ المتماثل.
تاريخ/وقت تواريخ وأوقات.يُستخدم لتخزين قيم التاريخ/الوقت. لاحظ أن أية قيمة يتم تخزينها تحتوي على مكون تاريخ ومكون وقت. 8 بايت.
عملة قيم نقدية.يُستخدم لتخزين القيم النقدية (عملة). 8 بايت.
ترقيم تلقائي قيمة رقمية فريدة يدرجها Office Access 2007 تلقائياً عند إضافة سجل.يستخدم لإنشاء قيم فريدة يمكن استخدامها كمفتاح أساسي. لاحظ أن الحقل “ترقيم تلقائي” يمكن أن يتزايد بطريقة متسلسلة بواسطة زيادة محددة أو يتم اختياره عشوائياً. 4 بايت أو 16 بايت عند الاستخدام لمعرف النسخ المتماثل.
نعم/لا قيم منطقية.يستخدم للحقلين صواب/خطأ اللذين يمكن أن يتضمنا إحدى القيمتين المحتملتين: نعم/لا أو صواب/خطأ مثلاً. 1 بايت (8 بت = 1 بايت).
الكائن OLE الكائنات OLE وبيانات ثنائية أخرى.يستخدم لتخزين الكائنات OLE من تطبيقات Microsoft Windows أخرى. أكثر من 1 غيغابايت.
مرفقات صور وملفات ثنائية وملفات Office.هذا هو نوع البيانات المفضل لتخزين الصور الرقمية وأي نوع من أنواع البيانات الرقمية. 2 غيغابايت للمرفقات المضغوطة، 700 كيلوبايت تقريباً للمرفقات غير المضغوطة استنادا لدرجة ضغط الملفات.
ارتباط تشعبي ارتباطات تشعبيه.يستخدم لتخزين الارتباطات التشعبية لتوفير الوصول إلى صفحات الويب بنقرة واحدة خلال URL (محدد مواقع المعلومات) أو توفير الوصول للملفات بنقرة واحدة فوق اسم تنسيق UNC (اصطلاح التسمية العالمي). يمكنك أيضاً الارتباط بكائنات Access المخزنة في قواعد البيانات. أكثر من 1 غيغابايت من الأحرف أو 2 غيغابايت من التخزين (2 بايت للحرف)، يمكنك عرض 65535 حرفًا منها في عنصر التحكم.
معالج البحث هو ليس نوع بيانات بالفعل، ولكنه يستدعي “معالج البحث”.يستخدم لبدء تشغيل “معالج البحث” مما يمكّنك من إنشاء حقل يستخدم مربع تحرير وسرد للبحث عن قيم موجودة في جدول أو استعلام أو قائمة قيم أخرى. جداول أو استعلامات مستندة إلى: حجم العمود المنضم.يتوقف على القيمة: حجم حقل “النص” المستخدم لتخزين القيم.

تلميح   بالنسبة لأرقام الهاتف وأرقام الأجزاء والأرقام الأخرى التي لا تنوي استخدامها في عمليات حسابية رياضية، يجب تعيين نوع البيانات “نص” بدلا من نوع البيانات “رقم”.

بالنسبة لنوعي البيانات “نص” و”ترقيم تلقائي”، يمكنك تحديد حجم الحقل أو نوع البيانات بطريقة أكثر تحديداً بواسطة تعيين الخاصية حجم الحقل.

الكاتب Geek4arab

Geek4arab

مواضيع متعلقة

اترك رداً